Zanim zawrzesz umowę z kontrahentem zagranicznym, dokładnie go sprawdź. Nie powinieneś mieć problemu z firmą działającą na terenie Unii Europejskiej. W większości krajów wspólnoty istnieją państwowe rejestry przedsiębiorców, w których znajdziesz podstawowe informacje na ich temat, tzn. rok założenia firmy, wysokość kapitału zakładowego, adres siedziby, dane wspólników, czasem także informacje o procedurach upadłościowych czy windykacyjnych. Bardzo ważne dla ciebie będą też dane organu reprezentującego firmę, bo to prawdopodobnie z nim będziesz zawierać umowę. Powyższe informacje to niezbędne minimum, jakiego potrzebujesz do rozpoczęcia współpracy z kontrahentem. Najlepiej zrobisz, jeśli poprosisz o odpis z rejestru przedsiębiorców.
Jesteś bardziej podejrzliwy? Sprawdź, czy interesujący cię kontrahent należy do stowarzyszeń przedsiębiorców lub izb gospodarczych. Wówczas potrzebne ci informacje możesz uzyskać właśnie od nich. Dobrze zrobisz, jeśli skontaktujesz się z polskimi placówkami dyplomatycznymi na terenie kraju kontrahenta i poprosisz je o wskazówkę, np. dotyczącą rejestru nierzetelnych dłużników. Warto wiedzieć, czy firma, z którą chcesz współpracować, nie figuruje w takim rejestrze.
Określ, kto ma rozstrzygać spory
Każda umowa zawierana na gruncie międzynarodowym wymaga określenia porządku prawnego, któremu będzie podlegać w przypadku ewentualnych sytuacji kryzysowych. Brak określenia prawa skutkuje tym, że o jego wyborze decydują odpowiednie akty prawne. W Polsce jest to ustawa z 4 lutego 2011 - Prawo prywatne międzynarodowe, w Unii Europejskiej - Rozporządzenie Rady i Parlamentu Europejskiego nr 593/2008, poza UE - postanowienia konwencji międzynarodowych. Jeżeli samemu o to nie zadbasz, w razie ewentualnych trudności i sporów będziesz podlegać prawu, które niekoniecznie rozstrzyga na twoją korzyść.
Jak zasygnalizować wybór prawa? Wystarczy wpisać to w treści umowy, przykładowo: "Prawem właściwym dla niniejszej umowy jest prawo polskie". To sytuacja najbardziej komfortowa dla polskich przedsiębiorców, przede wszystkim z uwagi na koszty. Warto więc na etapie negocjacji z kontrahentem z zagranicy próbować przeforsować zapis o prawie polskim jako rozstrzygającym w sytuacjach sporów.
Nie zapomnij też wskazać sądu, który miałby rozwiązywać potencjalne konflikty wynikające z podpisania umowy. Jak to wygląda w praktyce? Podobnie jak w przypadku wyboru prawa. W treści umowy należy zawrzeć klauzulę: "Wszystkie ewentualne spory wynikające z niniejszej umowy strony decydują się oddać pod rozstrzygnięcie sądu..." (z wpisaniem jego nazwy oraz siedziby). Przy czym warto zaznaczyć, że najkorzystniejszy jest wybór sądu polubownego. Postępowanie jest szybsze i tańsze niż w przypadku sądu powszechnego. Co istotne, odbywa się bez zbędnego rozgłosu. Ponadto arbitraż pozwala na zażegnanie sporu w taki sposób, by mimo jego zaistnienia, kontrahenci mogli kontynuować współpracę.
Treść umowy
Strony podpisujące umowę powinny się dogadać co do podstawowych kwestii, czyli przedmiotu kontraktu, terminów jego wykonania oraz wynagrodzenia. Ustalone kwestie powinny się znaleźć w treści umowy. Warto do niej wpisać także punkt dotyczący kar umownych w razie niedopełnienia warunków transakcji. Kary powinny być określone w sposób nienaruszający równości stron i wartości ich świadczeń.
Co jeszcze powinno się znaleźć w umowie? Klauzula siły wyższej i klauzula hardship. Pojęcie siły wyższej oznacza zewnętrzne, nieuchronne i nieprzewidziane zdarzenia, które uniemożliwiają wykonanie zlecenia. Należą do nich m.in. klęski naturalne, gwałtowne zdarzenia polityczne, strajki. Z kolei pojęcie hardship dotyczy wyjątkowo trudnych okoliczności, których wykazanie zwalnia stronę od odpowiedzialności za niewywiązanie się z warunków umowy.
Wspólny język
Zawierając umowę z zagranicznym kontrahentem, zadbaj o wybór języka, w którym dokument jest sformułowany. Najbezpieczniejszym rozwiązanem będzie sporządzenie umowy w dwóch językach - twoim i kontrahenta. W takiej sytuacji należy jednak wskazać, który dokument ma być brany pod uwagę w przypadku wątpliwości interpretacyjnych (tj. która wersja jest wiążąca).
Klauzule międzynarodowe
Ważne jest stosowanie reguł Incoterms. To zapisane w skrócie klauzule umowne stosowane w obrocie międzynarodowym. Określają one istotne dla stron transakcji kwestie, jak np. miejsce i sposób dostawy towaru, zasady ubezpieczenia towaru, zapewnienie transportu, miejsce odbioru towaru. Klauzule opracowała Międzynarodowa Izba Handlowa. W obrocie międzynarodowym funkcjonuje obecnie 13 reguł Incoterms.
Bądź przezorny
Polski przedsiębiorca przed zawarciem umowy z zagranicznym kontrahentem powinien zadbać o zabezpieczenie świadczeń i płatności.
- W przypadku wątpliwości co do wypłacalności zagranicznego kontrahenta, warto sprawdzić, jakie warunki ubezpieczenia płatności czy factoringu są aktualnie dostępne dla transakcji zawieranych z tym podmiotem. Jeżeli firma factoringowa lub ubezpieczyciel transakcji odmówi zabezpieczenia danego kontraktu lub znacząco zwiększy prowizję czy opłaty od takiej usługi, jest to najlepszy sygnał alarmowy dla polskiej firmy - mówi Maurycy Organa, radca prawny z firmy Kuźma, Organa i Wspólnicy. - Wówczas obowiązkowe wydaje się wprowadzenie płatności zaliczkowych lub też poszukiwanie innych form zabezpieczenia płatności - dodaje.
Do innych form zabezpieczenia płatności należą:
Zastrzeżenie własności - to instrument polegający na tym, że strona sprzedająca towar zagranicznemu kontrahentowi zastrzega, że jest wyłącznym właścicielem towaru do momentu uiszczenia za niego opłaty. Takie rozwiązanie stosuje się przy odroczonych płatnościach. W przypadku, gdy zamawiający nie zapłaci, dostawca ma prawo domagać się zwrotu wysłanych rzeczy lub wystąpić na drogę sądową o zapłatę.
Depozyt notarialny - strony transakcji umawiają się, że przed podpisaniem umowy całość lub część zapłaty za towar zostanie wpłacona na rachunek depozytowy notariusza. W momencie zawarcia umowy do jej treści wpisuje się oświadczenie wpłacającego, że w momencie otrzymania towaru zapłata trafia do rąk dostawcy. W praktyce płatność odbywa się automatycznie z chwilą podpisania umowy.
Kaucja gwarancyjna - to rozwiązanie stosuje się najczęściej w przypadku umowy na roboty budowlane. Kaucja stanowi część wynagrodzenia dla wykonawcy za zleconą pracę. Inwestor zabezpiecza się w ten sposób przed nienależytym wykonaniem zlecenia - w przypadku ewentualnych wad może się domagać ich usunięcia. Zwyczajowo kaucja jest wypłacana kilkanaście lub kilkadziesiąt miesięcy po wykonaniu zlecenia. Wykonawca powinien zadbać o zapis w umowie, że domaga się zwrotu kaucji wraz z odsetkami (inwestor nie ma obowiązku wpłaty kaucji na oprocentowany rachunek).
Gwarancja bankowa - pisemne zobowiązanie banku, że na zlecenie jednego podmiotu wypłaci określoną w gwarancji kwotę drugiemu podmiotowi. Taka gwarancja najczęściej zawiera warunki, jakie muszą zostać spełnione, by doszło do zapłaty.
Rachunek powierniczy - zabezpiecza odbiorcę towarów przed utratą przekazanych na rzecz dostawcy środków finansowych, w razie gdy dostawca nie wywiąże się z umowy. Te środki finansowe zostają umieszczone na rachunku, którego posiadaczem jest dostawca. Jeśli wywiąże się on z warunków umowy, otrzyma pieniądze z rachunku powierniczego.
Weksel - rodzaj papieru wartościowego, na którym wystawca zobowiązuje się do przekazania określonej kwoty odbiorcy bądź zobowiązuje odbiorcę do wypłacenia wystawcy określonej sumy pieniędzy.
Powiadom urząd skarbowy
O każdej transakcji powinieneś powiadomić urząd skarbowy. Jeżeli tego nie zrobisz, licz się z sankcją karnoskarbową. Jako przedsiębiorca musisz złożyć informację podatkową w urzędzie skarbowym na 3 miesiące przed końcem roku podatkowego, na który została sporządzona umowa.
Zawieranie umowy z zagranicznymi kontrahentami krok po kroku
Krok 1
Jeszcze przed zawarciem umowy należy sprawdzić wiarygodność kontrahenta, najlepiej w zagranicznym rejestrze handlowym i ustalić, czy taki podmiot w ogóle istnieje oraz ewentualnie, czy jest wypłacalny. Osoby, które same nie są w stanie tego zrobić, mogą skorzystać w tym zakresie z usług wyspecjalizowanych firm, w tym m.in. kancelarii prawnych czy też wywiadowni gospodarczych.
Krok 2
Należy ustalić, najlepiej w umowie, prawo właściwe dla zawieranej umowy. Jest to o tyle istotne, iż dokonanie wyboru prawa danego państwa wpływa m.in. na zastosowanie tego prawa do całej lub do części umowy w zależności od woli stron (m.in. do określenia okresu przedawnienia roszczeń z umowy, wykładni jej zapisów, sposobów jej wykonania oraz skutków niewykonania lub nienależytego wykonania). Warto zadbać o wybór polskiego prawa. Pozwoli to zmniejszyć ryzyko związane z transakcją oraz pomoże zaoszczędzić koszty porad prawnych z zakresu prawa obcego państwa, a także koszty ewentualnych procesów prowadzonych poza granicami naszego kraju.
Jak zmniejszyć ryzyko Niewypłacalności wspólnika maurycy organa, radca prawny z firmy Kuźma, Organa i Wspólnicy
- Wiele firm produkcyjnych, które operują na wysokokonkurencyjnych rynkach, rozdziela swoją działalność produkcyjną od handlowej, tworząc odrębne podmioty. Kupują one towary od spółek produkcyjnych, a następnie dostarczają te produkty na rynek danego kraju. Działania takie zmniejszają ryzyko niewypłacalności zagranicznego kontrahenta do ryzyka upadłości firmy handlowej, bez ryzyka niewypłacalności spółki produkcyjnej. Dla mniejszych podmiotów, dla których zakładanie nowych spółek może być zbyt kosztowne, rozwiązaniem może być wspólne zakładanie przez kilku producentów eksportujących produkty na ten sam rynek jednego podmiotu będącego ich wspólnym pośrednikiem na danym rynku. (Tak jak w przypadku zakupów grupowych na portalach internetowych, współpraca mniejszych podmiotów pozwala im negocjować warunki umów dotychczas zarezerwowane dla podmiotów dużych).
