Co się opłaca zlecić firmie zewnętrznej

Największe korzyści płynące z zatrudnienia firmy zewnętrznej to: =możliwość skoncentrowania się właściciela przedsiębiorstwa na działalności firmy,

- redukcja kosztów poprzez utrzymanie niższego poziomu zatrudnienia

- współpraca z wykwalifikowanym personelem

- zapewnienie firmie najwyższej jakości usług przy stosunkowo niewielkim koszcie

- zmniejszenie nakładów inwestycyjnych na utrzymanie bazy technicznej i organizacyjnej powierzonych działalności.

Po co szukać na zewnątrz

Doba ma tylko 24 godziny i nie wszystko w firmie może zrobić sam właściciel. Nie we wszystkim można się też wyręczyć pracownikami etatowymi (ograniczony dzień pracy i określone zadania w umowie o pracę), nie zawsze też jednak opłaca się zatrudniać dodatkowe osoby. Tymczasem w każdej firmie jest masa zadań do wykonania. Na szczęście jest na to sposób - prawo zlecenia usług na podstawie umowy o dzieło lub zlecenie.

To niezwykle korzystne rozwiązanie zwłaszcza dla małych firm, dla których każdy dodatkowy etat to spore obciążenie finansowe. To przecież nie tylko koszty zatrudnienia pracownika, które - jak wiadomo - w Polsce do najmniejszych nie należą, ale również m.in. konieczność stworzenia miejsca pracy, koszty urlopu, zwolnień, a także dodatkowych szkoleń.

Niektórzy przedsiębiorcy część zadań, np. z zakresu prowadzenia rachunków i księgowości, stworzenia i utrzymania strony internetowej, sprzątania czy prowadzenia akcji promocyjnych próbują wykonywać osobiście. Redukcja kosztów jest oczywista, gra jednak nie zawsze warta jest świeczki. Konsekwencją najczęściej bywa niska jakość wykonanych zadań, co nie przynosi korzyści żadnemu przedsiębiorcy. Zwykle też okazuje się, że spartaczona robota to także konsekwencje finansowe, a w niektórych przypadkach nawet prawne.

Czy zlecanie części zadań na zewnątrz przedsiębiorstwa może być opłacalne? Jak szacują specjaliści, firma, która korzysta z takiego rozwiązania, może liczyć nawet na 20-30-procentowy poziom oszczędności. Co więcej, pozbywa się ryzyka z tytułu ewentualnych błędów wynikających z nieznajomości prawa i kosztów z tym związanych. Warunek to znalezienie odpowiedzialnego i fachowego zleceniobiorcy. Należy przy tym pamiętać o podpisaniu stosownej umowy. Z jednej strony ma ona zapewniać fachowe wykonanie usługi na rzecz naszego przedsiębiorstwa, a z drugiej - uchronić je przed konsekwencjami ewentualnego nieodpowiedzialnego działania naszego partnera.

Co warto zlecać

Lista spraw, które można powierzyć innej firmie lub przedsiębiorcy, jest niemal nieograniczona. Na zleceniach zewnętrznych trzonu firmy może nie warto budować, są jednak zadania, które z powodzeniem mogą być wykonane na zewnątrz.

1. Księgowość i rachunkowość, czyli prowadzenie ksiąg, rozliczanie faktur, odprowadzanie VAT, wypisywanie deklaracji PIT, ZUS, roczne rozliczenia, do tego pamiętanie o terminach. Papierkowa robota to największa zmora większości przedsiębiorców. Wielu biznesmenów, zwłaszcza małych, dla których liczy się każdy wydany grosz, często sprawy księgowości bierze na siebie. Szybko się jednak okazuje, że pracy jest dużo, wymaga skupienia i dotrzymywania terminów. Powierzenie zadań profesjonalnej księgowej lub firmie, która specjalizuje się w tej dziedzinie, to oszczędność czasu, nerwów i - co niezwykle istotne - nieprzyjemności związanych z kontrolą urzędu skarbowego w przypadku popełnienia błędu.

2. Sprzątanie. Jak cię widzą, tak cię piszą. To jedna z koronnych zasad, zwłaszcza w biznesie. Nie trzeba być właścicielem międzynarodowej spółki, by wiedzieć, że sklep, biuro czy choćby magazyn powinny być dobrze utrzymane i nie odstraszać estetyką potencjalnych klientów czy partnerów biznesowych. Odkurzanie pomieszczeń biurowych, dostarczanie środków sanitarnych, mycie okien, podłóg, dbanie o obejście firmy - to zadania, które warto zlecić na zewnątrz.

3. Działania z zakresu IT, czyli wszystko, co związane z komputerami: wgrywanie niezbędnych do prowadzenia działalności programów, skonfigurowanie ich, usuwanie powstałych usterek.

4.Utworzenie strony WWW i dobre jej wypozycjonowanie. W XXI wieku Internet to podstawa, bo to właśnie w sieci większość potencjalnych klientów szuka informacji o dostępnych usługach. Dla osób znających tajniki sieci utworzenie prostej strony nie powinno nastręczać problemów. Warto jednak pamiętać, że wymaga to wiedzy i czasu. Pozycjonowanie strony to już wyższa szkoła jazdy. Warto zainwestować w prawdziwego fachowca.

5. Usługi z zakresu marketingu. Zależy ci na dobrych komentarzach w Internecie? Dziś można to mieć za pieniądze. Zrobi to firma /osoba, która w pakiecie usług ma tzw. marketing szeptany, czyli udzielanie się na forach internetowych. Zlecić też warto założenie i prowadzenie konta na portalu społecznościowym (Nasza Klasa, Facebook, Tweeter), a także dystrybuowanie ulotek. Promocję na tym poziomie zaawansowania można, rzecz jasna, przeprowadzić we własnym zakresie. Trzeba jednak pamiętać, że to czasochłonne zajęcie.

6. Pisanie wniosków do urzędów, pism do sądu i innych. Walczymy z nieuczciwym klientem w sądzie, bronimy się przed zarzutami w sądzie, potrzebujemy pozwolenia na budowę albo warunków zagospodarowania terenu? Urzędowe procedury potrafią przyprawić o ból głowy i niejednokrotnie przekreślić nasze plany. W sprawach istotnych, w których liczy się forma pisma, powoływanie się na określone przepisy i siła argumentu, warto zatrudnić profesjonalistę.

7. Szkolenie bhp. Obowiązek przeprowadzenia szkolenia ma każdy pracodawca. Ci mniejsi, zatrudniający do 100 pracowników, mogą je zlecić specjaliście z zewnątrz.

8. Windykacja. Nieuczciwy klient zbyt długo zwleka z zapłaceniem faktur? Wykorzystałeś wszelkie dostępne (i prawnie dozwolone) formy nacisku? Ten problem dotyczy większości biznesmenów, którzy prowadzą sprzedaż z odroczonym terminem płatności. Dochodzenie uregulowania należności to nerwy, stracony czas i poczucie bezradności wobec uchylających się od zobowiązań dłużników. Przeszkoleni fachowcy wykazują zwykle większą skuteczność.

9. Sprawy płacowo-kadrowe. Zatrudniasz pracowników, ale na etat dla kadrowej brakuje funduszy? Sprawy związane z wyliczaniem nadgodzin, rozliczaniem delegacji, urlopów i zwolnień warto powierzyć specjalistom, którym nieobce są tajniki prawa pracy.

Umowa powinna:

1. Dokładnie precyzować wzajemne wymagania stron. Im więcej uzgodnień co do wzajemnych oczekiwań, tym mniej niespodzianek ze strony zleceniobiorcy podczas wykonywania kontraktu.

2. Precyzyjnie określać obowiązki wobec dostawcy usługi: wskazywać system rozliczenia usługi, termin przekazywania wynagrodzenia, a także jego wysokość.

3. Jeśli zawierana jest na ciągłe wykonywanie określonej usługi (np. prowadzenie księgowości), powinna zawierać czas zawarcia umowy, a także czas (oraz sposób) wypowiedzenia na wypadek chęci zmiany usługodawcy. To również zabezpieczenie dla zleceniodawcy, na wypadek gdyby zleceniobiorca nieoczekiwanie chciał zrezygnował z pracy na rzecz firmy.

4. Precyzować zakres odpowiedzialności stron umowy. Zwykle jest ona przeniesiona na firmę zewnętrzną. Trzeba jednak pamiętać, że nie ma charakteru pełnego i jest ograniczona np. do wysokości kapitału zakładowego dostawcy usług.