Firma kurierska drogą do sukcesu

Coraz więcej osób prywatnych i firm korzysta z usług kurierów. Co trzeba zrobić, by otworzyć firmę kurierską i dobrze prosperować? Podstawą jest biznesplan. Głównym wymaganiem wobec takiej firmy jest wysoka jakość świadczonych przez nią usług. W tym wypadku najwyżej oceniane są punktualność, brak uszkodzeń przesyłek i elastyczność oferty. Jeśli firma kurierska chce się utrzymać na rynku, musi być na każde zawołanie klienta i spełnić jego oczekiwania. Dlatego też, decydując się na taki biznes, trzeba sobie zdawać sprawę z tego, że jest to praca całodobowa.

Profesjonalny zespół

Na początek właściciel firmy zajmuje się wszystkim. Jest dyspozytorem, kurierem, kierowcą, a nawet mechanikiem. Ale z czasem firma zyskuje klientów i trzeba zainwestować w profesjonalny zespół. W większym mieście (kilkaset tys. mieszkańców) potrzebnych jest kilku kurierów i jeden dyspozytor. Jakich ludzi należy szukać?

W roli kurierów najbardziej sprawdzają się wysportowane i kulturalne osoby. Oprócz miłej aparycji muszą też mieć schludny wygląd. Najlepiej zaopatrzyć wszystkich w firmowe stroje (inne na lato, inne na zimę) w jednakowych kolorach i koniecznie z widocznym logo firmy. Jeśli zamierzasz obsługiwać poważne instytucje, dobrym pomysłem jest wyposażenie zespołu w eleganckie stroje (w przypadku kurierów jeżdżących autami mile widziane są nawet garnitury). Kurier musi bardzo dobrze znać topografię miasta, po którym jeździ. Choć może skorzystać z nawigacji, to jak zaznaczają przedstawiciele tego typu firm, najbardziej sprawdzają się osoby doskonale znające lokalizację ulic.

Dyspozytorem musi być człowiek skrupulatny, dobrze zorganizowany, o podzielnej uwadze. On odpowiada za przyjmowanie zgłoszeń i wysyła kurierów pod konkretne adresy. Cały czas jest w kontakcie z zespołem.

W firmie kurierskiej jest też sporo formalności. Dlatego warto zatrudnić przynajmniej dwóch pracowników biurowych: profesjonalną księgową, która zajmie się finansami, i pomoc dla niej.

Reklama i promocja

Właśnie na tych działaniach nie wolno oszczędzać. Szczególnie na starcie, kiedy to firma nie jest jeszcze znana i trzeba wyrobić sobie markę. Na początek trzeba opracować atrakcyjną nazwę firmy, logo i charakteryzujące ją barwy. Zanim zdecydujemy się na coś konkretnego, warto sprawdzić w Urzędzie Patentowym, czy ktoś już nas nie uprzedził i nie wymyślił czegoś łudząco podobnego. Samemu w Urzędzie Patentowym również można zastrzec prawo do używania logo swojej firmy. Za zgłoszenie znaku towarowego (logo, nazwa) płaci się ok. 500 zł. Wówczas prawo ochronne na znak towarowy trwa 10 lat. Po tym okresie przedłuża się ochronę, ponosząc koszty ok. 400 zł.

Podczas prac nad konkretną nazwą i grafiką trzeba pamiętać, by nie były one ośmieszające i po prostu niepoważne.

Strona internetowa

Koniecznie trzeba zainwestować w dobrą stronę internetową. Musi ona mieć przyjazną grafikę i nawigację. Trzeba umieścić przejrzysty cennik oraz dane kontaktowe. Nie należy się ograniczać do podania e-maila i formularza kontaktowego. Porządna firma podaje swój numer telefonu i adres biura. Na stronie internetowej powinny być zamieszczone wszystkie informacje dotyczące zamawiania, transportu i dostarczania przesyłek. Klient chce mieć pewność, że nadana przez niego przesyłka trafi do odbiorcy nieuszkodzona i na czas.

Lokalna firma kurierska nie jest w stanie obsłużyć całego kraju. W celu świadczenia szerokiego wachlarza usług trzeba nawiązać współpracę z podwykonawcą (inną firmą kuriersko-przewozową).

Niezbędny sprzęt

Startując z firmą kurierską, sporą kwotę trzeba zainwestować w sprzęt. Na wstępie w kilka rowerów, przynajmniej trzy skutery i co najmniej jedno auto dostawcze. Oprócz transportu zostaje jeszcze cała logistyka. Niezbędne są komputery ze specjalistycznym oprogramowaniem, drukarki, skanery i telefony komórkowe z nawigacją. Rzecz jasna wraz z rozwojem firmy będziesz musiał systematycznie powiększać swoją flotę i wyposażenie biura.

Siedziba firmy

Na początek można wynająć jedynie biuro. Najlepiej o powierzchni około 50 mkw. Przestrzeń tę trzeba podzielić na typowo biurową i magazynową. W pierwszej pojawią się biurka i tutaj będą przyjmowani interesanci; część magazynową przeznacz na składowanie przesyłek. I do tej drugiej strefy oprócz pracowników firmy nikt nie może mieć dostępu. Wraz z rozwojem firmy trzeba rozejrzeć się za magazynem. W tym wypadku istotna jest nie tylko jego powierzchnia, ale także obecność rampy przeładunkowej czy parkingu. Natomiast nie powinno być tam schodów utrudniających pracownikom poruszanie się z paczkami.

Szukanie klientów

Firma kurierska ma ogromne pole do popisu. Swoje usługi może świadczyć w bardzo szerokim zakresie. Choć powszechnie panuje przekonanie, że kurierzy dostarczają głównie paczki i przesyłki do firm i klientów indywidualnych, to tak naprawdę można powierzać im też inne zadania. Coraz więcej tego typu firm oferuje np. zrobienie i dowóz zakupów, kupno biletu na pociąg, a nawet lekarstw w aptece i dostarczenie tego pod wskazany adres. Wszystko oczywiście za odpłatnością. - Trzeba być bardzo elastycznym i spełniać oczekiwania klientów, by się utrzymać w branży - zaznaczają działający na rynku kurierzy.

Zleceń należy szukać nie tylko w biurach i różnych firmach, ale także w urzędach i instytucjach. W tym celu trzeba nie tylko osobiście oferować swoje usługi, ale i śledzić różne ogłoszenia i brać udział w przetargach.

Skąd pieniądze

Właściciele firm kurierskich skarżą się, że mają duże trudności z pozyskaniem wsparcia z Unii Europejskiej. Ale mimo wszystko warto podejmować starania o dotacje unijne. W tym celu warto odwiedzić np. powiatowy urząd pracy (jeśli jesteś zarejestrowany jako osoba bezrobotna), skąd można otrzymać ok. 20 tys. zł. Albo zajrzeć też do wojewódzkich urzędów pracy, które w ramach unijnych programów oferują pomoc finansową (do 40 tys. zł). Co ważne, na pomoc z tego źródła mogą liczyć osoby dopiero zagrożone utratą stanowiska lub zamierzające zmienić zawód. Jeśli nie należysz do żadnej z tych grup, informacji na temat bezzwrotnych unijnych dotacji szukaj w regionalnych instytucjach dzielących pieniądze z brukselskiej puli.

Można skorzystać też z pomocy finansowej oferowanej przez inne źródła. Warto poszukać specjalnych preferencyjnych kredytów dla przedsiębiorców, które oferują nie tylko banki, a także np. regionalne fundusze pożyczkowe.

Rejestracja firmy

Firmę kurierską rejestruje się jako działalność gospodarczą. Robi się to za pomocą Internetu (elektronicznie) w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Tym samym zgłaszasz działalność do urzędu statystycznego, który nadaje numer REGON, i do urzędu skarbowego, który nadaje NIP. Jako przedsiębiorca musisz wybrać jedną z czterech form opodatkowania: rozliczenie na zasadach ogólnych, podatek liniowy, karta podatkowa, ryczałt ewidencjonowany. Wniosek o wpis do ewidencji działalności gospodarczej można złożyć również bezpośrednio w urzędzie gminy zgodnym z miejscem zamieszkania przedsiębiorcy. Następnie trzeba załatwić jeszcze formalności związane z ubezpieczeniem społecznym i zdrowotnym swoich pracowników w ZUS (masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia działalności podanej we wniosku CEIDG). I już tylko czekasz na numery NIP i REGON oraz na potwierdzenie założenia działalności gospodarczej. Powinieneś założyć firmowe konto w banku i wyrobić pieczątkę. Zatrudniając pracowników, nie zapomnij o swojej działalności poinformować jeszcze Państwową Inspekcję Pracy. Masz na to 30 dni.

Legalnie działająca firma kurierska powinna znajdować się w rejestrze operatorów pocztowych Urzędu Komunikacji Elektronicznej. Prezes UKE dokonuje wpisu w ciągu 7 dni od momentu wpływu wniosku o wpis do rejestru wraz z oświadczeniem o spełnianiu warunków wymaganych do wykonywania działalności pocztowej objętej wpisem.

Trzeba poznać branżę

Maciej Małolepszy (29 l.) właściciel firmy kurierskiej goFaster z Warszawy:

- Zanim założyłem swoją firmę, przez dwa lata sam pracowałem w firmie kurierskiej. Tam poznałem zasady działania takiego biznesu. Zdobyta wiedza, doświadczenie i umiejętności okazały się bardzo przydatne w prowadzeniu własnej działalności. W branży kurierskiej na starcie trzeba opracować bardzo skuteczny biznesplan oraz jasno postawić sobie cele, które chcemy osiągnąć w danym czasie. Na początku należy liczyć się z tym, że trzeba będzie sporo zainwestować, by w przyszłości móc dobrze zarabiać.

Startując z firmą kurierską, na początku samemu robi się wszystko: przyjmuje zgłoszenia, rozwozi przesyłki, pozyskuje klientów, prowadzi biuro, tworzy billingi itd. Cały czas trzeba być pod telefonem, by nie stracić żadnego zlecenia.

Ważny jest też wizerunek firmy. Trzeba stworzyć identyfikację wizualną oraz pomyśleć o działaniach marketingowych, żeby jak najszybciej zbudować świadomość marki. Kurierzy muszą być zadbani, jednakowo ubrani, uprzejmi i oczywiście znać topografię miasta oraz budzić zaufanie u klienta. Sukces takiego biznesu zależy nie tylko od pomysłów, wiedzy i umiejętności jej właściciela. W tej branży trzeba się czymś wyróżniać na tle konkurencji. Firma kurierska sprawdza się głównie w dużych miastach, gdzie jest dużo biur, firm, instytucji państwowych, urzędów oraz klientów indywidualnych.