Jak bezpiecznie zawrzeć umowę

Każdego roku do sądów cywilnych wpływa kilka milionów spraw dotyczących sporów pomiędzy przedsiębiorcami. Tylko w ubiegłym roku w sądach rozpatrywanych lub czekających na rozpatrzenie było niemal 16 milionów spraw. Z tego ponad 9,5 mln to sprawy toczące się w sądach cywilnych. Według szacunków jedna czwarta z nich dotyczy niewykonania lub nienależytego wykonania umowy.

- Błędy popełnione już w czasie konstruowania umowy mogą nas dużo kosztować - przestrzega mec. Dariusz Gradzi z krakowskiej Kancelarii AKGK Adwokaci Kostański Gradzi Kuczara. - Należy zdać sobie sprawę z tego, że nie dość że umowa może nie zostać wykonana w sposób przez nas pożądany, to dodatkowo dochodząc swoich praw przed sądem będziemy musieli ponieść , wnosząc sprawę, koszty sądowe co do zasady w wysokości 5 proc. wartości przedmiotu sporu - dodaje.

Ponadto korzystny dla nas wyrok wcale nie gwarantuje odzyskania pieniędzy. Często sprawa kończy się u komornika. I tutaj pojawiają się kolejne koszty, np. opłaty egzekucyjne.

Diabeł tkwi w szczegółach

Umowy podpisywane pomiędzy kontrahentami zawierają wzajemne prawa i obowiązki. W polskim prawodawstwie sprawy umów są uregulowane w Kodeksie cywilnym (księga trzecia). Zawiera ona przepisy regulujące kwestie dotyczące zawierania umów, ich ważności i wykonywania.

Poniżej przedstawiamy katalog błędów najczęściej popełnianych w czasie podpisywania umów.

Brak daty

- to jeden z elementarnych błędów, jaki jest popełniany w czasie sporządzania umów. Jest to szczególnie ważne w przypadku umów, w których treści odnosimy się do konkretnej daty. Na przykład w kontrakcie jest zapisane, że dana usługa zostanie wykonana w ciągu 14 dni od dnia zawarcia umowy. Brak daty podpisania umowy może skutkować problemami w wyegzekwowaniu wykonania usługi.

Prawidłowe oznaczenie stron

- w umowie musimy napisać nie tylko nazwę firmy (mogą być zarejestrowane firmy o tej samie nazwie, ale działające w różnych sektorach), niezbędne jest również określenie formy prawnej kontrahenta - czy jest to spółka prawa handlowego, stowarzyszenie czy fundacja. W umowie powinny znaleźć się NIP, KRS, adres firmy, z którą podpisujemy umowę. Wszelkie informacje kontrahenta warto zweryfikować w Krajowym Rejestrze Sądowym (http://ems.ms.gov.pl/krs/wyszukiwaniepodmiotu).

Jeżeli umowę podpisujemy z przedsiębiorcą będącym osobą fizyczną, wtedy informacji o firmie możemy szukać w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (https://prod.ceidg.gov.pl/CEIDG/ceidg.public.ui/Search.aspx).

Natomiast w czasie podpisywania umowy najmu powinniśmy wiedzieć, kto jest właścicielem nieruchomości. Dlatego należy sprawdzić księgę wieczystą mieszkania, tak aby nie podpisać umowy z osobą, która nie ma prawa wynajmować danego lokalu.

Niewłaściwa reprezentacja stron umowy

- problem ten dotyczy głównie umów zawieranych z osobami prawnymi, czyli spółkami, stowarzyszeniami lub fundacjami. Zanim podpiszemy umowę, powinniśmy sprawdzić, czy dana osoba ma prawo podpisać ją w imieniu spółki. Ważne jest również sprawdzenie, czy właściwy jest sposób reprezentacji. Co to oznacza? W KRS zapisane jest, kto ma prawo zawierać umowy w imieniu spółki. Jeśli zapis dotyczy dwóch lub trzech określonych osób, to podpisanie umowy tylko przez jedną osobę spowoduje nieważność.

Brak pełnomocnictwa

- jeżeli umowa jest podpisywana przez pełnomocnika, to pełnomocnictwo musi być dostarczone i pokazane stronom umowy. W przypadku podpisywania aktu notarialnego musi być ono sporządzone i dostarczone w formie aktu notarialnego.

Zawarcie umowy ze stroną, która nie ma lub ma ograniczoną zdolności do czynności prawnej

- pełną zdolność do czynności prawnych posiada osoba, która ukończyła 18. rok życia (ograniczoną zdolność do czynności prawnych posiada się po ukończeniu 13.lat). Dlatego w czasie zawierania umów osobę taką powinien zastąpić rodzic.

Brak sprecyzowanego przedmiotu umowy

- w umowie należy dokładnie określić, czego ona dotyczy. Jest to szczególnie ważne w przypadku zawierania skomplikowanych umów na wykonanie robót budowlanych. W kontrakcie musi być dokładnie zapisane, co za daną kwotę zostanie zrobione i w jakim terminie.

Zbyt mała liczba egzemplarzy

- każda ze stron umowy musi otrzymać podpisany jednakowo brzmiący egzemplarz umowy. W razie sporu pomiędzy kontrahentami ksero umowy nie będzie uznane przez sąd jako dowód w sprawie.

Brak zapisów dotyczących zmian i skreśleń

- w umowie powinien znaleźć się zapis, że wszelkie zmiany wymagają formy pisemnej. Ważne jest również, aby zapisać, że nie mogą w niej się znaleźć jakiekolwiek skreślenia bądź odręczne dopiski

Ugoda musi być precyzyjna

Co jednak mamy zrobić, gdy dojdzie do sporu pomiędzy stronami umowy? Zawsze możemy skierować sprawę do sądu (to jest drogie i czasochłonne rozwiązanie) lub zawrzeć ugodę. To, jak przekonują prawnicy, jest optymalnym rozwiązaniem. Musimy jednak zdawać sobie sprawę z tego, że zawarcie ugody nie zawsze likwiduje problem. Dlatego tak ważne jest, aby już na etapie zawierania ugody zadbać o jej skuteczność, czyli wprowadzić do jej treści odpowiednie zabezpieczenia realizacyjne (zasady zawarcia ugody zostały opisane art. 917 k.c.). Należy pamiętać, że w ugodzie strony czynią sobie wzajemne ustępstwa, tak aby rozwiązać powstały między nimi spór. Aby ugoda zakończyła spór, a nie przyczyniła się do powstania nowego, należy w niej zapisać, że wyczerpuje ona całość roszczeń.

* Za pomoc przy pisaniu tekstu dziękujemy mec. Dariuszowi Gradzi, Kancelaria AKGK Adwokaci Kostański Gradzi Kuczara.