Jak rozliczać koszty w firmie rodzinnej

To formy pomocy, rodzaj współpracy oraz stopień pokrewieństwa łączący przedsiębiorcę ze współpracującymi w firmie członkami rodziny decydują o sposobie rozliczania w kosztach podatkowych wydatków związanych z pomocą rodziny. Wysokość tych kosztów może być różna w zależności od tego, czy właścicielowi firmy pomaga małżonek, rodzeństwo czy ciotka z wujem. Zawsze trzeba jednak pamiętać, że kosztami nie mogą być wydatki wymienione w art. 23 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.

w każdej formie prawnej

Rodzinna firma może działać w zasadzie w każdej formie prawnej, przepisy nie przewidują żadnych szczególnych wymogów dla takich przedsiębiorstw. Jednak od wyboru formy działalności będzie zależała zarówno metoda rozliczania kosztów, jak i odpowiedzialność członków rodziny. Jeśli firma rodzinna będzie prowadzona w formie spółki cywilnej, poszczególni członkowie rodziny będą w niej równoprawnymi partnerami prowadzącymi działalność gospodarczą. Rodzina może też współpracować ze sobą w biznesie na innych zasadach - np. na podstawie umów o pracę, umów-zleceń czy umów o dzieło. Dlatego zanim członkowie rodziny zdecydują się na wspólne prowadzenie firmy, powinni dokładnie przyjrzeć się zaletom i wadom wynikającym z wyboru określonej formy działalności oraz wybrać najkorzystniejszy dla siebie sposób opłacania podatku dochodowego. Matka i córka mogą bowiem prowadzić biznes oddzielnie, każda na własną rękę - np. w formie dwóch odrębnych firm jednoosobowych. Mogą też zawiązać spółkę cywilną albo np. zdecydować, że jedna z nich będzie właścicielką firmy, a druga zostanie w niej zatrudniona na podstawie umowy o pracę.

Wspólne zyski, wspólne ryzyko

Szczególną ostrożność warto zachować, podejmując decyzję o prowadzeniu działalności gospodarczej w formie spółki cywilnej. Członkowie rodzinny powinni wziąć pod uwagę, że wówczas nie tylko dochody, ale i ewentualne straty rozłożą się proporcjonalnie na wszystkich wspólników (w zależności od ich udziałów). Dodatkowo każdy z nich będzie odpowiadał za wszystkie zobowiązania spółki, czyli również za te zaciągnięte przez wspólników. I to nie tylko do wysokości majątku spółki, lecz w grę wchodzi również majątek prywatny, który może zostać obciążony długami. Rodzinna firma w formie spółki cywilnej jest, jak widać, obarczona wysokim stopniem ryzyka. Gdy wspólny biznes nie wypali, wszyscy członkowie rodziny mogą zostać bez środków do życia.

Co ze składkami ZUS

Prowadząc rodzinną firmę, trzeba przede wszystkim pamiętać, że członkowie rodziny współpracujący przy prowadzeniu działalności (mąż, żona, dzieci, własne i drugiego małżonka, dzieci przysposobione, macocha, ojczym, rodzice), zamieszkujący w jednym wspólnym gospodarstwie domowym, są traktowani jako osoby współpracujące. To oznacza, że muszą one zostać zarejestrowane w ZUS, a przedsiębiorca ma obowiązek za te osoby opłacać składki ubezpieczeniowe.

Jeżeli przedsiębiorca, wybierając formę opodatkowania, zdecydował się na rozliczanie dochodów według skali podatkowej lub podatkiem liniowym, może - sfinansowane w całości z własnych środków - składki na ubezpieczenia społeczne osoby współpracującej rozliczyć na dwa sposoby - zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów albo odliczając od dochodu.

Jeżeli natomiast przedsiębiorca opłaca podatek dochodowy w formie ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych, wówczas kwotę składek może odliczyć od przychodów uzyskanych z działalności opodatkowanej w tej formie, o ile nie odliczył ich od dochodu.

Pensja żony nie pomniejszy podatku

Co z wydatkami poniesionymi przez przedsiębiorcę na wynagrodzenia dla członków rodziny pomagających w prowadzeniu interesu? Czy można pomniejszyć podatek dochodowy firmy, zaliczając je do kosztów uzyskania przychodów? Wszystko zależy od stopnia pokrewieństwa przedsiębiorcy i pracowników, których zatrudnia. Do kosztów uzyskania przychodów w firmie nie można doliczyć:

- wartości wynagrodzenia pracownika i zleceniobiorcy będącego małżonkiem pracodawcy,

- wartości wynagrodzenia małoletnich dzieci przedsiębiorcy pracujących w jego firmie.

Zasadę tę stosuje się niezależnie od tego, w jakiej formie prawnej wykonywana jest praca (na podstawie umowy o pracę czy też umowy-zlecenia lub umowy o dzieło).

Uwaga!

Gdy działalność jest prowadzona w formie spółki cywilnej lub osobowej spółki handlowej, przedsiębiorca nie może zaliczyć wartości pracy małżonków i małoletnich dzieci wspólników. Zasada ta dotyczy zarówno wspólnika, którego małżonkowi wypłacana jest pensja, jak i pozostałych wspólników.

Dla przedsiębiorcy ważne jest to, że inne koszty niż "wartość własnej pracy" małżonka mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. Zatem można do nich zaliczyć m.in. diety oraz inne wydatki związane z delegacją, koszty podnoszenia kwalifikacji zawodowych, zwrot kosztów używania prywatnych samochodów do celów służbowych. Oczywiście pod warunkiem, że zostały one poniesione w celu osiągnięcia przychodów.

Opłaca się zatrudnić dalszĄ rodzinę

Ograniczenia związane z zaliczaniem wydatków do kosztów uzyskania przychodów nie dotyczą pozostałych członków rodziny zatrudnionych przez przedsiębiorcę. Wynagrodzenie wypłacane pełnoletnim dzieciom i dalszej rodzinie pracującej w firmie może zostać doliczone do kosztów uzyskania przychodów. Tak samo jak składki na ubezpieczenia społeczne za te osoby opłacane przez przedsiębiorcę.

Rodzina może użyczyć

Przedsiębiorca może korzystać w swojej firmie nie tylko z pracy członków rodziny, lecz także z udostępnionych mu nieodpłatnie składników ich majątku prywatnego - np. syn może prowadzić działalność gospodarczą w budynku, który ojciec oddał mu nieodpłatnie do użytkowania. Wniesienie składników majątku prywatnego do majątku firmy (podobnie jak późniejsze ich wycofanie) nie wiąże się dla przedsiębiorcy z żadnymi obowiązkami podatkowymi i nie zwiększa podstawy opodatkowania, pod warunkiem że członek rodziny należy do I lub II grupy podatkowej. Natomiast przedsiębiorca może doliczyć do kosztów uzyskania przychodów nie tylko wydatki związane z używaniem użyczonych składników majątkowych, lecz także odpisy amortyzacyjne dokonywane od ich wartości początkowej.