Planując budżet na przyszły rok, trzeba dokładnie przeanalizować, ile pieniędzy będziemy potrzebowali na działanie firmy i inwestycje z nią związane, a ile będziemy chcieli zarobić w nadchodzącym roku. Plan budżetu pozwoli nam określić wydatki tak, aby nie były one mniejsze niż wpływy do budżetu. Taka analiza pokaże nam, czy prowadzenie naszego biznesu wciąż nam się opłaca.
Tabela wydatków
Podstawą planowania budżetu jest tabela: po jednej z jej stron należy wpisać wydatki, a po drugiej - dochody. Planowanie warto zacząć od wydatków. Tutaj trzeba wziąć pod uwagę wiele elementów. Podstawą budżetu są wydatki stałe (czyli takie, które nie zmieniają się w ciągu roku). Najważniejsze są te, które pochłaniają najwięcej pieniędzy.
1.Personel
W większości przypadków najkosztowniejsi dla przedsiębiorcy są sami pracownicy i związane z tym koszty pracy. Zatem musisz dokładnie wyliczyć, ile będziesz potrzebował na pensje personelu, opłacenie niezbędnych składek (ZUS, ubezpieczenie zdrowotne).
2.Rachunki
Po stronie z wydatkami znajdą się też opłaty za biuro (czynsz i opłaty za media), a także wszystkie opłaty związane z telefonem i internetem. Aby przewidzieć rachunki na przyszły rok, musisz zebrać wszystkie rachunki, prognozy z poprzedniego roku i je zsumować. Wówczas będziesz wiedział, jakiej puli nie wolno ci przekroczyć w nadchodzącym roku.
3.Sprzęt
W wydatkach zawiera się też wszystkie koszty związane z zakupem niezbędnego sprzętu. Jeśli zamierzasz powiększyć biuro czy hale produkcyjne, od razu musisz dodać do budżetu koszty związane z zakupem nowego sprzętu (maszyny, komputery, drukarki, a nawet telefony komórkowe). Musisz wiedzieć, ile pieniędzy będziesz potrzebował na ten cel.
Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo produkcyjne, musisz też pamiętać o kupnie odpowiedniej odzieży dla swoich pracowników. Po stronie wydatków należy ująć też wypłaty dla sezonowych pracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (np. umowa-zlecenie, umowa o dzieło).
4.Inwestycje i promocja
Jeśli planujesz większe lub mniejsze inwestycje, muszą one znajdować się w budżecie po stronie wydatków. Po tej stronie budżetowej tabeli powinny znaleźć się również wydatki na promocję firmy oraz bonusy i udogodnienia dla pracowników (np. dopłata do pakietu medycznego w niepublicznej placówce ochrony zdrowia).
Wpływy do kasy
W drugiej rubryce należy wpisać wszystkie planowane dochody. Planując wpływy do budżetu, trzeba realnie oceniać sytuację. Bo w tym wypadku nadmierny optymizm może doprowadzić do nieplanowanych strat w budżecie, a w konsekwencji nawet do upadku firmy. Aby dobrze zaplanować dochody w nadchodzącym roku, warto przeanalizować budżety firmy z poprzednich lat. Porównać plany finansowe z faktyczną ich realizacją. Dobrze jest też sprawdzić aktualny stan swojej branży i przewidzieć, na jakie wpływy do budżetu możesz liczyć w nowym roku. Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo produkcyjne, musisz oszacować, jakich zamówień możesz się spodziewać. W tym celu wstępnie ustal z bieżącymi kontrahentami dalszą współpracę i rozpocznij poszukiwania nowych zleceniodawców. Dokładnie przejrzyj terminy zamówień, które znajdują się w umowach. Pamiętaj, że w kryzysie nie możesz sobie pozwolić na utratę zamówień.
Dziura w budżecie
Gdy w planach budżetowych pojawia się deficyt, nie musisz od razu myśleć o likwidacji biznesu. W kryzysowej sytuacji zamiast zwijać interes, warto chwilowo zasilić budżet kredytem bankowym. Taką decyzję warto przedyskutować ze specjalistą od finansów. Finansista podpowie, co robić, by nie wpaść w spiralę zadłużeń.
Gdzie szukać oszczędności
W takiej sytuacji w grę wchodzą też cięcia budżetowe. Przede wszystkim trzeba dokładnie przyjrzeć się swojej firmie i wybrać te elementy, bez których dalej będzie funkcjonowała. Zwykle w pierwszej kolejności ogranicza się pieniądze na spektakularną promocję, zmniejsza się fundusz reprezentacyjny, oszczędza się na mediach (montuje się żarówki energooszczędne, wyłącza wszystkie sprzęty na noc), zakupach (np. nabyciu papieru do drukarek czy środków czystości).
Oszczędności przynosi też zmniejszenie wynagrodzeń, a nawet likwidacja części etatów. Jednak przed podjęciem ostatecznych kroków personalnych trzeba dokładnie sprawdzić, które stanowiska nie są niezbędne, a które mogą połączyć kilka funkcji. Nie należy zwalniać przypadkowych osób. Planując zwolnienia, pamiętaj również, że będziesz potrzebował pieniądze na odprawy dla zwolnionych (zwykle to wysokość miesięcznego lub trzymiesięcznego wynagrodzenia pracownika).
Jeśli i takie kroki nie pozwolą załatać dziury budżetowej, warto poszukać tańszej w utrzymaniu siedziby firmy, wynająć lub wydzierżawić część swoich obiektów czy urządzeń, a nawet sprzedać część majątku firmy.
Warto być elastycznym
Planując budżet, musisz pamiętać, że nie jest to sztywna konstrukcja, której nie można ruszyć, bo wszystko się rozsypie. W ciągu roku budżet się zmienia i dostosowuje do bieżących potrzeb. Jednak w miarę możliwości powinny to być raczej modyfikacje planu budżetowego niż wielkie rewolucje finansowe.
