Kasa fiskalna to urządzenie elektroniczne służące do rejestracji obrotów oraz kwot obowiązkowego podatku od sprzedaży detalicznej.
Każdy sprzedający, którego przychody przekroczyły graniczną wartość określoną przez Ministerstwo Finansów, ma obowiązek ewidencjonowania sprzedaży detalicznej. Sprzedaż niektórych grup towarów (np. alkoholu, papierosów) musi być rejestrowana za pomocą kasy fiskalnej bez względu na wysokość obrotów.
Całodzienny utarg zostaje trwale zapisany w pamięci kasy fiskalnej (w rozbiciu na poszczególne, zaprogramowane stawki PTU), a po zakończeniu każdego dnia sprzedaży przedsiębiorca ma obowiązek sporządzić tzw. raport dobowy fiskalny.
Co znajdziemy w rozporządzeniu
Przed terminem rozpoczęcia prowadzenia ewidencji za pomocą kasy rejestrującej przedsiębiorca powinien złożyć do właściwego naczelnika urzędu skarbowego pisemne zawiadomienie, że będzie prowadził ewidencję przy zastosowaniu kasy fiskalnej.
Nowe rozporządzenie Ministra Finansów szczegółowo określa, jakie warunki muszą spełniać przedsiębiorcy stosujący w swojej działalności kasy fiskalne. Reguluje ono między innymi następujące kwestie dotyczące zasad działania kas:
dokładny sposób prowadzenia przez przedsiębiorców zobowiązanych do stosowania kas ewidencji obrotu i kwot podatku należnego, szczegółowe warunki używania kas rejestrujących,
termin zgłoszenia kasy fiskalnej do naczelnika urzędu skarbowego w celu otrzymania numeru ewidencyjnego, wszystkie rodzaje dokumentów, które są prowadzone lub składane w związku z używaniem kasy rejestrującej oraz wzory tych dokumentów,
warunki zorganizowania i prowadzenia serwisu kas fiskalnych oraz warunki, które powinny spełniać firmy prowadzące serwis kas fiskalnych,
termin oraz zakres obowiązkowych przeglądów technicznych kas.
Ministerstwo wyjaśnia
Nie wszystkie przepisy okazały się jasne i zrozumiałe dla osób prowadzących własny biznes. Są niejednoznaczne i mogą powodować wiele nieporozumień - uważają przedsiębiorcy. W związku z pojawiającymi się wątpliwościami co do ich stosowania Ministerstwo Finansów zdecydowało się wyjaśnić niektóre kwestie budzące najwięcej kontrowersji, zwłaszcza zapisy dotyczące konieczności wymiany dotychczas stosowanych kas na nowe. Urzędnicy Ministerstwa Finansów informują, że tylko niektórzy przedsiębiorcy rzeczywiście będą zmuszeni do takiej wymiany. Ważne jest, że nowe wymogi dotyczące kas fiskalnych nie obowiązują od momentu wejścia w życie rozporządzenia z 13 marca 2013 r., ale zostały przewidziane regulacje przejściowe. Przedsiębiorcy mogą jeszcze przez pół roku, czyli do 30 września 2013 r. prowadzić ewidencję obrotów na dotychczasowych zasadach. Jest więc czas na przestawienie kas przez serwisantów i dostosowanie ich do nowych wymagań. Jednak nawet po tej dacie stare kasy, które nie mają możliwości ujawnienia na paragonie NIP nabywcy, nie będą musiały spełniać tego warunku, aż do ich zużycia.
Jak wynika z wyjaśnień Ministerstwa Finansów, nie trzeba będzie wymieniać używanych do tej pory kas, jeśli obecnie pozwalają one na prawidłowe ewidencjonowanie obrotów. Mogą nadal być wykorzystywane aż do czasu ich zużycia.
- Podatnik powinien natomiast dysponować kasą rejestrującą, w szczególności posiadającą wystarczającą pamięć, odpowiednią do profilu prowadzonej przez niego działalności, co nie jest nowym wymogiem. Wymóg umieszczania NIP nabywcy (na jego żądanie) na paragonie dotyczy tylko kas, które umożliwiają taką funkcję - tłumaczy Ministerstwo Finansów.
Oznacza to, że przedsiębiorcy użytkujący kasy, które nie mają możliwości technicznych spełnienia wymagań dotyczących np. umieszczania na paragonie fiskalnym NIP-u nabywcy (na żądanie nabywcy) lub wartości rabatów, będą mogli je stosować także po 30 września 2013 r. Po tej dacie paragon fiskalny drukowany przez taką kasę będzie mógł nie zawierać np. NIP-u nabywcy (na żądanie nabywcy) lub wartości rabatów.
Poszerzony paragon
Rozporządzenie Ministra Finansów z 13 marca 2013 r. zawiera regulacje wskazujące, jakie elementy powinny zawierać dokumenty fiskalne, czyli paragon fiskalny i raport fiskalny dobowy. W porównaniu z poprzednim rozporządzeniem Ministra Finansów z 2008 r. konstrukcja paragonu fiskalnego została poszerzona o następujące elementy:
oznaczenie "PARAGON FISKALNY";
wartość rabatów lub narzutów, o ile występują;
numer identyfikacji podatkowej (NIP nabywcy) - na żądanie nabywcy.
Regulacja ta ma umożliwić przedsiębiorcom wystawienie za pomocą kasy fiskalnej paragonu, który pełniłby rolę tzw. faktury uproszczonej (w przypadku, gdy kwota należności nie przekracza kwoty 450 zł albo 100 euro).
Natomiast z upływem 30 września 2013 r. przedsiębiorcy muszą dostosować się do tego, aby na paragonie drukowanym przez kasę fiskalną pojawiły się jednoznaczne informacje identyfikujące produkt lub usługę. Zatem każdy właściciel firmy, który jest płatnikiem VAT, powinien zadbać o takie zaprogramowanie kasy rejestrującej, aby konsument otrzymywał paragony z nazwami towarów lub usług pozwalającymi na ich jednoznaczną identyfikację. Jednak to od przedsiębiorcy zależy, w jaki sposób dobierze on nazwę towaru lub usługi, tak aby jego klient mógł jednoznacznie zidentyfikować zakupiony towar lub usługę. Przepisy nie wykluczają przy tym - tak jak obecnie - stosowania skrótów, a dotychczasowa praktyka potwierdza, że podatnicy korzystają z tej możliwości.
Jednoznaczna identyfikacja
Jeżeli np. sprzedawca oferuje 5 gatunków jabłek i wszystkie są w jednakowej cenie, może zaprogramować w kasie nazwę np. "jabłka". Natomiast jeżeli sprzedaje np. kilka gatunków jabłek, które mają różną cenę za kilogram, powinien oddzielnie je identyfikować, np. nazwą lub ewentualnie nazwą skróconą gatunku. Jeżeli ma w sprzedaży np. ziemniaki i młode ziemniaki, przy czym oba produkty mają różną cenę za kilogram, powinien oddzielnie je identyfikować. Sposób prowadzenia jednoznacznej identyfikacji ma zatem ścisły związek z asortymentem oferowanym przez właściciela biznesu.
Zmianie uległy też m.in. regulacje dotyczące terminu sporządzenia raportu okresowego (miesięcznego). Podatnicy sporządzają raport fiskalny okresowy (miesięczny) po zakończeniu sprzedaży za dany miesiąc, w terminie do 25. dnia miesiąca następującego po danym miesiącu.
Zakup kasy możesz odliczyć
Każdy podatnik, który kupi kasę fiskalną, ma prawo do odliczenia podatku VAT (w całości albo według ustalonej proporcji) oraz może wliczyć ten wydatek w koszty działalności albo amortyzować jej wartość początkową.
Żeby skorzystać z prawa do odliczenia, trzeba jednak spełnić określone warunki, czyli:
złożyć do naczelnika właściwego urzędu skarbowego przed terminem rozpoczęcia ewidencjonowania pisemne zgłoszenie o liczbie kas i miejscu (adresie) ich użytkowania;
rozpocząć ewidencjonowania w terminie;
zainstalować kasy spełniające odpowiednie warunki i kryteria techniczne;
przedstawić dowód zapłaty całej należności za kasę, której odliczenie dotyczy.
