Organizuj imprezy okolicznościowe

Wieczór panieński, okrągłe urodziny, jubileusz czy baby shower. Przygotowanie atrakcyjnego okolicznościowego spotkania towarzyskiego to wyzwanie. Takie zadanie coraz częściej zleca się profesjonalistom. Na rynku przybywa małych firm, które wyręczą nas z obowiązku organizacji przyjęcia rodzinnego czy imprezy dla przyjaciół

Wielu osobom myśl o przygotowaniu wystrzałowej imprezy czy eleganckiego przyjęcia rodzinnego spędza sen z powiek. Takie przedsięwzięcie wymaga dużego zaangażowania i perfekcyjnej organizacji. Trzeba zaprosić wszystkich gości, zarezerwować lokal, wybrać odpowiednie menu, zadbać o oprawę muzyczną. A co, jeśli chcesz kogoś naprawdę zaskoczyć i przygotować oryginalną imprezę niespodziankę? Wówczas poprzeczka windowana jest naprawdę wysoko.

Tymczasem nie trzeba się stresować takim zadaniem czy ze względu na brak czasu zupełnie z niego rezygnować. Na rynku przybywa firm, które za opłatą wyręczą ciebie i przygotują naprawdę atrakcyjną imprezę koleżeńską czy rodzinną uroczystość. Zatem jeśli marzysz o własnej firmie, jesteś kreatywny, zorganizowany i odpowiedzialny, to być może powinieneś zostać profesjonalnym organizatorem rozmaitych imprez. To dobry sposób na podstawową pracę zarobkową, ale i jako dodatkowe źródło dochodu (przynajmniej na początku działalności).

Dla kogo taki biznes

Dobrze, gdy właściciel tego typu firmy ma pojęcie o branży. Na wagę złota jest więc doświadczenie w organizowaniu większych i mniejszych eventów, konferencji czy imprez okolicznościowych. Pomoże także praktyka w przygotowywaniu imprez rodzinnych. To właśnie ciebie najbliżsi wyznaczają na organizatora jubileuszu babci czy chrzcin siostrzeńca lub imienin cioci? Nie lekceważ ich spostrzeżeń. Najprawdopodobniej doceniają w tobie potencjał organizatora. Co przyda ci się w tej branży? Odporność na stres i umiejętność szybkiego i sprawnego działania w sytuacji kryzysowej. W podbramkowych okolicznościach musisz zachować trzeźwy umysł i umieć szybko znaleźć wyjście z kłopotliwego położenia. Osoba zajmująca się profesjonalną organizacją imprez okolicznościowych powinna mieć poczucie humoru, dobry gust i być otwarta na ludzi, a także nowe wyzwania. Jak podkreślają działający już na tym rynku przedsiębiorcy, w tej branży kreatywność to podstawa. Przecież zadanie zleca ci ktoś, kto sam nie ma pomysłu na oryginalne uczczenie danego święta. Ten biznes wymaga również doskonałej organizacji pracy i odpowiedzialności. To tylko pozornie świetna zabawa, w rzeczywistości profesjonalna organizacja imprez to ciężka, stresująca praca. Na głowie organizatora spoczywa nie tylko całe przygotowanie imprezy, ale i poprowadzenie jej.

Mały budżet

Taka działalność ma jeden zasadniczy plus. Na start nie potrzeba dużo pieniędzy. Koszty inwestycyjne szacuje się na maksymalnie kilka tysięcy złotych. Przede wszystkim nie trzeba wynajmować lokalu. Tego typu działalność z powodzeniem można prowadzić w domu, a ze zleceniodawcami spotykać się na mieście (np. w kawiarniach). Podstawowe narzędzia do pracy to komputer i telefon. Oczywiście przyda się i samochód, ale w przypadku większego miasta z dobrą komunikacją miejską uda się poprowadzić biznes i bez niego. Profesjonalista zapewnia rozmaite imprezowe gadżety i dekoracje sali. Choć zwykle kupuje je dla każdego klienta indywidualnie, to profilaktycznie powinien posiadać na własność kilka dyżurnych zestawów.

Sieć współpracowników

Teoretycznie organizator imprez może działać w pojedynkę. Jednak jego atutem jest posiadanie rozległej siatki sprawdzonych fachowców, których w zależności od potrzeb będzie zapraszać do współpracy. Na takiej liście muszą znajdować się fryzjer, kosmetyczka, fotograf i stylista. Dodatkowo można wzbogacić ją o dekoratora wnętrz, iluzjonistę czy nauczyciela tańca. W zależności od zlecenia będziesz wybierać kogoś do pomocy, np. magika na urodziny pięciolatka, kosmetyczkę na wieczór panieński, stylistkę na "30". Taki gość może być atrakcją dla uczestników imprezy lub po prostu współorganizatorem przyjęcia (np. dekorator czy fotograf). W tej branży liczą się też znajomości w rozmaitych miejscach, w których potencjalnie można zorganizować ciekawą imprezę czy przyjęcie. Na wstępie dobrze jest więc odwiedzić znane lokale i zapoznać się z ich właścicielami czy menedżerami, by w przyszłości nie być dla nich kimś anonimowym. Takie relacje na pewno ułatwią negocjowanie atrakcyjnych warunków wynajmu danego miejsca, a nawet umożliwią zawieranie umów barterowych. Możesz też bezpośrednio zaoferować im współpracę i zachęcić do korzystania z usług twojej firmy przy organizacji konkretnych imprez okolicznościowych. Jeśli chcesz postawić na imprezy dla dzieci, koniecznie odwiedź cukiernie, ośrodki sportu, a nawet ogród zoologiczny czy lokalną fabrykę słodyczy.

Dobra oferta

Podstawą tego biznesu jest idealnie skrojona oferta. W tej branży sprawdza się bogaty wachlarz propozycji dla rozmaitych klientów. Oczywiście podstawą jest organizacja tradycyjnych przyjęć okolicznościowych, takich jak urodziny dziecka, imieniny cioci, jubileusze, a nawet wesela i przyjęcia komunijne. Ale warto zastanowić się nad oryginalną propozycją. Dobrze jest wyspecjalizować się w kilku formach przyjęć. Na przykład być ekspertem od przyjęć rodzinnych (baby shower, pierwsze urodziny, chrzest, imieniny, jubileusze) lub fachowcem od imprez dla młodzieży czy dorosłych (urodziny dla znajomych, rocznica związku, wieczór panieński czy kawalerski, a nawet popularna ostatnio impreza rozwodowa).

Skuteczna reklama

Na starcie wielu przedsiębiorców narzeka na brak zleceń, aby je pozyskać, należy bowiem wyrobić sobie dobrą opinię. Ale na początku podstawą jest dobra promocja w Internecie. Trzeba stworzyć swój firmowy profil na portalach społecznościowych i aktywnie go moderować. Skuteczna jest też reklama na tematycznych portalach internetowych (np. ślubnych, sylwestrowych). Istotna jest również profesjonalna strona internetowa. Zaprojektowanie i założenie jej warto zlecić firmie, która się tym zajmuje na co dzień. Dobrze, by domena miała taką samą nazwę jak firma. W zakładce "o mnie" daruj sobie opisy poświęcone twojemu hobby czy rodzinie, za to pochwal się doświadczeniem zawodowym, ukończonymi kursami, dużym kręgiem współpracowników. Jeśli organizowałeś już przyjęcia, z których jesteś wyjątkowo dumny, zamieść na stronie zdjęcia i relacje z nich (oczywiście za zgodą klienta). Jeśli jesteś profesjonalistą, spróbuj nawiązać kontakt z branżowymi mediami, z którymi mógłbyś prowadzić współpracę jako ekspert w swojej dziedzinie. Kiedy to się powiedzie, koniecznie zamieszczaj na swojej stronie informacje o takich publikacjach.

Konkurencyjny cennik

Na stronie internetowej nie może zabraknąć przykładowego cennika. Przedstawiciele tej branży często twierdzą, że wycena to kwestia indywidualna i tworzenie cennika raczej nie ma sensu. To duży błąd. Na taki krok można sobie pozwolić, gdy już zdobędzie się pozycję na rynku i duży krąg klientów. Na starcie klient musi od razu znać chociaż orientacyjną cenę danej usługi. Dlatego też warto podać przynajmniej następujące informacje: organizacja 30. urodzin od 1,5 tys. zł (w cenie materiały dekoracyjne, tort, prezent dla jubilata, wynajem klubu) albo kompleksowa organizacja ślubu od 5 tys. zł (w cenie szukanie lokalu, fryzjera, fotografa, zamówienie zaproszeń i wysłanie ich do gości, dekoracja sali). Zwykle cenniki organizatorów imprez zawierają cały kosztorys danej uroczystości. Sam przedsiębiorca wynagradza się tak jak pośrednik nieruchomości - do jego kieszeni trafia określony procent od wartości danego zlecenia (ok. 10-20 proc.).

Rejestracja od ręki

Założenie tego typu firmy jest wyjątkowo proste. Nie potrzeba do tego żadnych pozwoleń czy licencji. Wystarczy tylko zarejestrować działalność w Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Jeśli dysponujesz podpisem elektronicznym lub masz profil na e-PUAP (elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), to możesz to zrobić drogą internetową. A jeśli tego nie masz, to niezbędne formalności załatwisz w urzędzie miasta lub gminy.

Dokąd po pieniądze

Choć opisywany przez nas biznes nie wiąże się z dużymi kosztami inwestycyjnymi, to jednak na start potrzeba trochę grosza. Jeśli to ma być jedyne źródło dochodu, to o amatorszczyźnie nie może być mowy. Niektórym na uruchomienie swojej firmy powinny wystarczyć oszczędności. Ale co zrobić, gdy zgromadzona na czarną godzinę pula jest niewystarczająca lub w ogóle nie ma pieniędzy na start? I z takiej sytuacji jest wyjście. Pieniędzy można poszukać w urzędzie pracy (pożyczka nawet do 70 tys. zł), lokalnej instytucji dzielącej fundusze europejskie czy banku wspierającym młodych przedsiębiorców. Pomocne może być też wsparcie lokalnego funduszu poręczeń kredytowych.

Wsparcie merytoryczne

Merytorycznego wsparcia w prowadzeniu młodej firmy można poszukać w fundacjach i stowarzyszeniach zajmujących się promowaniem przedsiębiorczości. Panie, które planują ruszyć z własną firmą lub nie mają pomysłu na rozwinięcie istniejącego już interesu, mogą zgłosić się m.in. do Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet, gdzie pod okiem specjalisty mogą stworzyć własny model biznesowy, dowiedzieć się, jak pozyskiwać klientów i co zrobić, żeby ich firma jak najszybciej stała się dochodowa. Zatem nie ma na co czekać. Właśnie fundacja (wspólnie z Fundacją Kronenberga działającą przy Citi Handlowy) startuje z kolejną edycją darmowego programu "Biznes w kobiecych rękach". Szanse na udział w półrocznym cyklu szkoleń, spotkań merytorycznych mają panie, które chcą założyć firmę w tym roku i złożą wniosek on-line w dniach 30 marca - 10 kwietnia. Szczegóły na stronie www.fundacjakobiet.org.

Stawiam na kreatywność Kamila Andrychowicz (31 lat), właścicielka firmy FAM Events w Warszawie:

- Organizowanie imprez to moja pasja. Pochodzę z rodziny, w której celebruje się rozmaite święta, jubileusze i rocznice. Od dawna obserwowałam, jak przygotowuje się uroczystości na wielu gości. Okazało się, że sama mam do tego zmysł. Pracowałam w marketingu i przy eventach. Długo jednak nosiłam się z zamiarem uruchomienia swojej firmy, ale brakowało mi odwagi na wystartowanie z biznesem. W końcu się zdecydowałam. Na 30. urodziny znajomi ofiarowali mi voucher na trening z coachem, który oprócz cennych rad i wskazówek przedstawił mi ciekawą ofertę Fundacji Przedsiębiorczości Kobiet. Wzięłam udział w programie "Biznes w kobiecych rękach" i trafiłam pod skrzydła mentorki prowadzącej firmę organizującą duże imprezy. Ona powiedziała mi, jak stworzyć dobrą ofertę, gdzie szukać klientów, jak szacować koszty. Wielkim plusem firmy zajmującej się organizacją imprez okolicznościowych są dość niskie koszty inwestycyjne. Na początek potrzebny jest telefon, komputer i czas dla klienta. Wielką radość czerpię z przygotowywania wyjątkowych przyjęć urodzinowych, wieczorów panieńskich, rocznic ślubu czy samych wesel. Każde zlecenie jest inne. W pracy stawiam na kreatywność i angażuję się w nią na 100 procent. Zależy mi na tym, by komuś sprawić wielką radość. Zdejmuję stres z osób, które muszą zorganizować przyjęcie, a nie mają do tego głowy. Wówczas wszystko biorę na siebie: od wynajęcia lokalu, przez zamówienie cateringu, fotografa, makijażystki, kosmetyczki, po zaproszenie wszystkich gości i świetną zabawę.

Dochód

Przychody miesięczne:

?Jeśli założymy, że w miesiącu zorganizujesz dwa duże wesela i cztery przyjęcia urodzinowe na 20 osób każde.

SUMA: ok. 5,6 tys. zł

koszty

KOSZTY INWESTYCJI

? reklama - 2 tys. zł

? profesjonalna strona internetowa - 1,5 tys. zł

? wyposażenie (laptop i telefon) - 3 tys. zł

? elementy dekoratorskie i gadżety - 500 zł

SUMA: 7 tys. zł