Przygotuj profesjonalny budżet firmowy

Każdy, kto chce dobrze zarządzać swoim przedsiębiorstwem, powinien opanować tajniki tworzenia budżetu firmowego. Właściwie skonstruowany i odpowiednio zaplanowany, z pewnością pomoże właścicielowi firmy w osiągnięciu optymalnych zysków. Podpowiadamy, jak się do tego zabrać, żeby uniknąć najczęściej popełnianych błędów.

Budżet jest podstawowym narzędziem zarządzania w przedsiębiorstwie. Na podstawie założeń przyjętych w budżecie podejmowane są w firmie kluczowe decyzje. Dobry budżet to taki, który pozwala zrównoważyć dzisiejsze wydatki z jutrzejszymi potrzebami i właściwie nimi zarządzać. Planując budżet przedsiębiorstwa na przyszły rok, powinniśmy wziąć pod uwagę dwa elementy: wydatki (ile pieniędzy będziemy potrzebowali na bieżącą działalność firmy i inwestycje z nią związane) oraz wpływy do firmowej kasy (ile będziemy chcieli zarobić w nadchodzącym roku).

Stabilny rozwój

Budżet to narzędzie bardzo przydatne, bo umożliwia zaplanowanie stabilnego rozwoju firmy i ułatwia utrzymywanie płynności finansowej. Szczegółowa analiza budżetu pokaże nam, czy prowadzenie naszego biznesu wciąż nam się opłaca. Znaczenie dobrze przygotowanego budżetu wzrasta szczególnie w trudnych czasach spowolnienia gospodarczego, kiedy firma wolniej się rozwija. Planując budżet na 2014 rok, trzeba dobrze się zastanowić, czy być optymistą i liczyć na większe zyski, czy może lepiej poszukać oszczędności.

Pełna kontrola

Dlaczego jeszcze warto stworzyć budżet? Bo możemy monitorować, ile nasza firma zarabia, a ile wydaje, i na bieżąco to analizować. Budżet pomaga kontrolować wydatki oraz pozwala ocenić, co generuje największe koszty. Jeśli po przeanalizowaniu budżetu okaże się, że rzeczywiste wpływy i wydatki znacznie odbiegają od tych przewidzianych w naszym budżecie, powinno nam się zapalić światełko ostrzegawcze. Warto wtedy zastanowić się, skąd się wzięły te rozbieżności.

Konkretny cel

Budżet firmy jest budżetem celowym - określa, co zamierzasz osiągnąć w swojej firmie i na co chcesz przeznaczyć swoje środki. Jeśli np. wziąłeś kredyt na rozpoczęcie działalności firmy, twoim celem może być spłacenie długu, a zatem należy to odpowiednio uwzględnić w budżecie. Jeśli np. zamierzasz w przyszłym roku kupić nowe maszyny, potrzebne ci będą pieniądze na wpłacenie zaliczki i też musisz to uwzględnić w budżecie. Trzeba więc konstruować swój budżet w zależności od zaplanowanego celu.

Jak przygotować budżet firmowy

Najczęściej jest sporządzany w formie tabeli: po jednej stronie wpisujemy wydatki, a po drugiej - dochody. Planowanie warto zacząć od wydatków. Najkosztowniejsi dla przedsiębiorcy są sami pracownicy i związane z tym koszty pracy. Trzeba dokładnie wyliczyć, ile będziemy potrzebować na wynagrodzenia dla nich (w tym premie, nagrody, odprawy). Po stronie wydatków należy ująć też wypłaty dla sezonowych pracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (np. umowa-zlecenie, umowa o dzieło). Po stronie z wydatkami znajdą się też stałe opłaty (np. czynsz i rachunki za media, telefon, Internet). Jeśli planujemy większe lub mniejsze inwestycje (np. zakup nowych maszyn, rozbudowa hal produkcyjnych, powiększenie biura), muszą się one znaleźć w budżecie po stronie wydatków. Od razu trzeba też dodać do budżetu koszty związane z zakupem nowego sprzętu (maszyny, komputery, drukarki, telefony komórkowe). Musimy wiedzieć, ile pieniędzy będziemy potrzebowali na ten cel.

Po tej stronie budżetowej tabeli powinny się znaleźć również wydatki na promocję firmy oraz bonusy dla pracowników (np. dopłata do pakietu medycznego w niepublicznej placówce ochrony zdrowia).

Po stronie przychodów należy wpisać wszystkie planowane wpływy do budżetu. Trzeba realnie oceniać sytuację. Bo w tym wypadku nadmierny optymizm może doprowadzić do nieplanowanych strat w budżecie, a w konsekwencji nawet do upadku firmy. Aby dobrze zaplanować dochody w nadchodzącym roku, warto przeanalizować budżety firmy z poprzednich lat. Porównać plany finansowe z faktyczną ich realizacją. Dobrze jest też sprawdzić aktualny stan swojej branży i przewidzieć, na jakie wpływy do budżetu możesz liczyć w nowym roku. Jeśli prowadzisz przedsiębiorstwo produkcyjne, musisz oszacować, jakich zamówień możesz się spodziewać. W tym celu wstępnie ustal z bieżącymi kontrahentami dalszą współpracę i rozpocznij poszukiwania nowych zleceniodawców. Dokładnie przejrzyj terminy zamówień, które znajdują się w umowach. Pamiętaj, że w kryzysie nie możesz sobie pozwolić na utratę zamówień.

Najczęstsze błędy w budżecie firmowym

1. Przygotowanie budżetu na podstawie nieprawdziwych albo nieaktualnych założeń i danych - konieczne jest sprawdzenie wartości przychodów osiągniętych w ubiegłym roku oraz wysokości poniesionych kosztów.

2. Zbyt optymistyczne przewidywania dotyczące wpływów do firmowej kasy - zamówienia odbiorców naszych towarów mogą być mniejsze niż rok temu z powodu spowolnienia gospodarczego.

3. Brak elastyczności - budżet to nie jest sztywna konstrukcja, sytuacja na rynku w ciągu roku się zmienia. Dlatego powinien być tak opracowany, by była możliwość dostosowania prognoz do bieżących potrzeb. Jednak w miarę możliwości powinny to być raczej modyfikacje planu budżetowego niż wielkie rewolucje finansowe.

Najlepiej zaplanować budżet w podziale na poszczególne miesiące.

4. Niewłaściwe zaplanowanie kosztów stałych - by przewidzieć wydatki na przyszły rok, musimy zebrać wszystkie rachunki, prognozy z poprzedniego roku i je zsumować. Wówczas będziemy wiedzieli, jakiej kwoty nie wolno nam przekroczyć w nadchodzącym roku.

5. Niewłaściwe zaplanowanie kosztów związanych z robocizną - np. nieuwzględnienie w kosztach pracy wynagrodzeń pracowników sezonowych czy zatrudnionych na umowy cywilnoprawne w wydatkach na wynagrodzenia.

6. Zaplanowanie zwiększenia wyniku finansowego, kiedy wiadomo, że z powodu kryzysu w gospodarce czy sytuacji w konkretnej branży firma może gorzej się rozwijać i przynosić mniejsze zyski.

7. Niedokładne rozpoznanie rynku - np. nieuwzględnienie konkurencji.

8. Zaplanowanie budżetu na nadchodzący rok bez porównania z wykonaniem budżetu w poprzednich latach i bez sprawdzenia, jak zostały zrealizowane założone w ubiegłym roku plany finansowe.

9. Nieaktualizowanie budżetu - gdy w trakcie realizacji okaże się, że zmieniły się regulacje podatkowe.

10. Nieuwzględnienie w kosztach rezerwy na nieprzewidziane wydatki - np. konieczność naprawy maszyn.

11. Zaplanowanie wydatków na inwestycje bez zapewnienia ich finansowania.

12. Zaplanowanie nakładów na reklamę i promocję w wysokości niewspółmiernej do możliwości finansowych firmy.

13.Ustalenie marży na niewłaściwym poziomie - koszty bezpośrednio związane z naszą usługą lub produktem z przychodami.

Planując budżet, pamiętaj, że musi on być realny, bo wtedy w trakcie jego realizacji nie trzeba będzie go zmieniać.