Super Biznes: Robimy porządki w firmowej kasie!

Bilans finansowy firmy musi być jasny, ponieważ to od niego zależą perspektywy działalności. Dobrze prowadzona księgowość wprawdzie nie zapewni firmie sukcesu, ale prowadzona niechlujnie może przyprawić o kłopoty nawet nieźle prosperujące przedsiębiorstwo. Zarządzanie firmowymi finansami można w razie potrzeby usprawnić. Aby sytuacja finansowa przedsiębiorstwa stała się łatwiejsza do oceny, osoba prowadząca działalność, nawet jednoosobowo, powinna posiadać w banku odrębne rachunki: osobisty i firmowy. Wydatki domowe, figurujące na koncie z wydatkami i przychodami firmy, niepotrzebnie wprowadzają do interesu chaos. Analiza takiego konta zajmuje sporo czasu, podczas gdy posiadaczowi odrębnego rachunku firmowego wystarczyłby rzut oka na listę operacji. Co więcej, kiedy wyciągu z konta firmowego zażąda np. bank, do którego przedsiębiorca zwróci się o kredyt, albo urząd skarbowy, wydatki osobiste, a także przychody z innych źródeł niepotrzebnie zaciemnią stan finansów firmy. Dlatego warto zapłacić bankowi nieco więcej za obsługę odrębnego konta firmowego.

Zobacz też: Super Biznes: Sukces oparty na współpracy

Sam sobie pracownikiem

Właściciele firm często popełniają błąd, polegający na traktowaniu swojej firmy jak skarbonki bez dna. Rozumują, że skoro firma zarabia, to nawet jeśli wydadzą za dużo, innym razem wystarczy nieco docisnąć pasa i wszystko się wyrówna. W ten sposób łatwo przestać kontrolować osiągnięcia i porażki finansowe firmy. Skoro nie jest na minusie, wszystko wydaje się w porządku. Tymczasem bardzo trudno uchwycić rzeczywiste tendencje, jeśli taka diagnoza wymaga zrobienia odrębnego bilansu dla kilku czy kilkunastu miesięcy wstecz. Dużo prościej jest przelewać co miesiąc na swoje prywatne konto określoną, stałą kwotę wynagrodzenia. Być może na początku będzie to sprawa prób i błędów, bo okaże się, że na wygórowaną pensję właściciela firmy po prostu nie stać. Albo odwrotnie, pobierając mniejszą pensję, uzyska nadwyżki większe, niż się spodziewał. Stała pensja przelewana co miesiąc z konta firmowego na osobiste, stanie się kosztem stałym firmy. Bez zabierających czas, stresujących analiz wydatków, pozwoli szybko zorientować się, czy firma wypracowuje nadwyżkę, którą warto zainwestować w jej rozwój, np. zatrudniając pracownika, czy może funkcjonuje na styk. Jeśli pod koniec miesiąca okaże się, że w firmowej kasie nie ma całej kwoty przewidzianej na pensję właściciela, a wymuszone sytuacją cięcia własnych zarobków powtórzą się kilkakrotnie, można będzie rozważyć wprowadzenie zmian, a nawet rezygnację z prowadzenia niedochodowej działalności. Takie postępowanie, wprawdzie mało optymistyczne, ale racjonalne, pozwala uniknąć niepotrzebnego zadłużania firmy.

Zobacz też: Super Biznes - Jak zdobyć koncesję na alkohol

Rozsądna gra w karty

Za pomocą kart kredytowych można płacić przez Internet za usługi i produkty nabyte na całym świecie. Takie operacje przebiegają łatwo, szybko i - co ma wielkie znaczenie w przypadku firm i sporych kwot, którymi operują - także bezpiecznie. To bezpieczeństwo, w razie niewywiązania się kontrahenta, zapewnia procedura chargeback - obciążenie zwrotne, pozwalające pieniądzom z konta sprzedawcy wrócić na konto właściciela karty. Korzystanie z kart kredytowych nie obciąża konta firmowego, co niewątpliwie przynosi korzyść firmie, mającej więcej środków do dyspozycji. Jednak właścicielowi firmy, podobnie jak prywatnemu posiadaczowi karty, nietrudno zapomnieć, że kartę kredytową, tak jak każdy inny zaciągnięty kredyt, trzeba spłacać. W dodatku nie jest to kredyt tani. Należy więc zawsze brać pod uwagę, że choć komfortowo jest płacić, kiedy nie ubywa pieniędzy na koncie, nie dość, że przedsiębiorca wydaje, to nie robi tego za darmo. Kartami kredytowymi trzeba więc operować rozsądnie i świadomie. Niekiedy, zamiast płacić wysoko oprocentowaną kartą, korzystniej jest zaciągnąć tańszy kredyt gotówkowy z przeznaczeniem na konkretną transakcję. Karta jest jednak zdecydowanie korzystniejszym rozwiązaniem, jeśli firma jest w stanie spłacić powstałe na niej zadłużenie szybko, w okresie bezodsetkowym, w którym dług na karcie nie jest oprocentowany.

Księgowość dobrze przetwarzana

Chcąc uniknąć błędów w księgach przychodów i rozchodów firmy, należy zrezygnować z odręcznego zapisywania w zeszytach wydatków i pieniędzy zarobionych przez firmę. Zamiast tego dobrze jest wybrać sprawdzoną aplikację księgową. Na rynku jest ich wiele, a niektóre z nich, za sprawą niepotrzebnego rozbudowania, właścicielom małych firm tylko przysparzają pracy. Przed zdecydowaniem się na konkretną aplikację księgową warto zapytać o zdanie innych przedsiębiorców, którzy prowadzą firmy zbliżonej wielkości, a mają już doświadczenie z wykorzystaniem takiego oprogramowania. Decydując się na któreś z nich, trzeba uważać na chwyty stosowane przez producentów. Zdarza się, że oferują oni darmową wersję próbną w nadziei, że kiedy już właściciel firmy lub jego pracownicy nauczą się korzystać z oferowanej aplikacji, nie będą chcieli rozgryzać kolejnej i zostaną przy wypróbowanej. Aby nie być zaskoczonym wysokością kosztów po okresie promocji, zawsze należy o nie zawczasu zapytać. Można też po prostu wybrać aplikację, której koszty uczciwie podane są na stronie firmy. Co więcej, niektóre wersje aplikacji, z powodzeniem spełniające potrzeby małych firm, są darmowe i aby z nich korzystać, wystarczy instalacja w systemie. Z aplikacji desktopowych, w odróżnieniu od tych dostępnych online, nie można jednak korzystać za pomocą dowolnego urządzenia. Aby prowadzić sprawy firmy w sposób maksymalnie przejrzysty i łatwy do analizowania, dobrze jest korzystać z aplikacji pozwalających na szczegółowe opisywanie faktur, a więc nie tylko wpisywanie ich kwot, ale i klientów czy kontrahentów z opcją pobierania z gotowej listy, bez konieczności każdorazowego wpisywania nazw. Także przygotowując deklaracje podatkowe dla US, naliczając zaliczki podatkowe czy opłacając podatek VAT, można skorzystać z nieskomplikowanych w obsłudze darmowych programów do księgowości, pomagających bez trudu utrzymywać w porządku firmowe finanse.

ZAPISZ SIĘ: Codziennie wiadomości Super Expressu na e-mail