Tajemnice księgowania wydatków firmy

Pierwszą rzeczą ważną dla księgowania i podatków jest prawidłowe odróżnienie środków trwałych od wyposażenia i zwykłych wydatków. Definicję środków trwałych znajdziemy w Ustawie o podatku dochodowym od osób fizycznych. Są to stanowiące własność lub współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne do użytku w dniu przyjęcia do używania:
- budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
- maszyny, urządzenia i środki transportu,
- inne przedmioty.

Jakie przedmioty? To też jest w tej ustawie określone. Chodzi o takie, których przewidywany okres użytkowania jest dłuższy niż rok, podatnik wykorzystuje je na potrzeby związane z prowadzoną przez siebie działalnością gospodarczą lub oddał je do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub nabył je na podstawie którejś z umów z art 23a pkt 1. , czyli np. na podstawie nabycia gruntów lub prawa wieczystego użytkowania gruntów. W tym artykule są podane jeszcze inne, rzadsze rodzaje umów.

Jasna definicja
Ustawa o rachunkowości także definiuje środki trwałe. Według niej środkami trwałymi są rzeczowe aktywa trwałe i zrównane z nimi aktywa, o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym niż rok, kompletne, zdatne do użytku i przeznaczone na potrzeby jednostki. Do środków trwałych ustawa zalicza dodatkowo ulepszenia w obcych środkach trwałych oraz inwentarz żywy.
Aby bezbłędnie obliczyć koszty uzyskania swoich przychodów, przedsiębiorca musi zakwalifikować nabyte składniki majątku zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o PIT.

Środek trwały musi spełnić następujące warunki:

1. musi stanowić własność lub współwłasność podatnika,
2. musiał zostać nabyty lub wytworzony we własnym zakresie,
3. musiał być kompletny i zdatny do użytku w dniu przyjęcia do używania,
4. jego okres używania musi być dłuższy niż rok,
5. musi być wykorzystywany przez podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo musi być oddanym do używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy leasingu.

Kwota graniczna

O konieczności wprowadzenia środka do ewidencji środków trwałych decyduje kwota graniczna. Jeśli wartość początkowa środka trwałego nie przekracza kwoty 10.000 zł netto, czynny podatnik VAT nie musi wprowadzać go do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych. Czyli rzecz kupiona dla celów firmowych za mniej niż 10 tys. zł netto, nie podlega obowiązkowemu wpisowi do ewidencji środków trwałych. Nie oznacza to jednak, że składników majątku o wartości nieprzekraczającej 10.000 zł netto przedsiębiorca nie możne wprowadzić do ewidencji środków trwałych. Jeśli dany składnik jest środkiem trwałym, tyle że mniejszej wartości, podatnik rozliczający jego zakup może:

- wprowadzić składnik do ewidencji środków trwałych i dokonywać planowych odpisów amortyzacyjnych w ustalonym okresie amortyzacji,

- wprowadzić do ewidencji środków trwałych jako składnik o niskiej jednostkowej wartości z możliwością dokonania jednorazowego odpisu amortyzacyjnego w miesiącu oddania do używania lub w miesiącu następnym,

- nie zaliczyć składnika majątku o niskiej wartości do ewidencji środków trwałych, a wydatek na jego zakup zaksięgować bezpośrednio w koszty, w miesiącu oddania do użytkowania.

Amortyzacja

Do środków trwałych nie wymagających amortyzacji ustawa zalicza następujące składniki majątku:

- grunty

- prawa wieczystego użytkowania gruntów,

- budynki mieszkalne wraz ze znajdującymi się w nich dźwigami,

- lokale mieszkalne, służące prowadzonej działalności gospodarczej,

- lokale mieszkalne wydzierżawiane albo wynajmowane na podstawie umowy (podatnik może jednak podjąć decyzję o ich amortyzowaniu),

- dzieła sztuki i eksponaty muzealne,

- wartość firmy, (chyba, że powstała w wyniku nabycia przedsiębiorstwa lub jego zorganizowanej części w drodze kupna lub przyjęcia do odpłatnego korzystania.

Składniki majątku, które nie są używane, ponieważ przedsiębiorca zawiesił działalność gospodarczą na podstawie przepisów dotyczących zawieszenia wykonywania działalności gospodarczej albo zaprzestania działalności, nie podlegają amortyzacji od miesiąca następującego po miesiącu, w którym zawieszono albo zaprzestano tej działalności.

Wyposażenie

Do wyposażenia zalicza się niezaliczane do środków trwałych rzeczowe składniki majątku, związane z wykonywaną działalnością gospodarczą. Ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie, którego wartość początkowa przekracza 1.500 zł netto.

Wyposażeniem są więc te składniki majątku, których nie ujęto w ewidencji środków trwałych, a których wartość jednostkowa przekracza kwotę 1.500 zł., a okres ich użytkowania jest krótszy niż rok.
Składniki pozostałe, o wartości mniejszej niż 1.500 netto, również są wyposażeniem, tyle że nie podlegającym ewidencji. Trzeba pamiętać jednak, że wszystkie wydatki na zakup składników majątku trzeba zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.

Dla pełnego zrozumienia warto podkreślić, że aby coś zostało uznane za wyposażenie podlegające ewidencji, musi:

- mieć okres użytkowania krótszy niż rok,

- mieć wartość początkową wyższą niż 1.500 zł.

Zwykły wydatek

Ze zwykłym wydatkiem firmy mamy do czynienia, gdy dany składnik majątkowy nie może zostać zakwalifikowany do środków trwałych ani do wyposażenia, ze względu na to, że jego wartość początkowa nie przekracza kwoty 1.500 zł netto. Taki składnik majątkowy nie musi być ujmowany w żadnej ewidencji. Wydatek, w sensie kosztu poniesionego na zakup tego składnika, może zostać zaliczony bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów.