Targi branżowe drogą do sukcesu firmy

Dla przedsiębiorcy mającego małą lub średnią firmę targi branżowe są doskonałym sposobem na znalezienie kontrahentów i klientów indywidualnych. Są najskuteczniejszym po Internecie narzędziem marketingowym firm.

Targi branżowe w Polsce stale się rozwijają. Rocznie w różnych tego typu imprezach organizowanych na terenie całego kraju uczestniczy już ponad 27 tysięcy wystawców. Oprócz wielkich firm, np. handlowych, na targach branżowych prezentują się i reklamują również firmy małe, rodzinne, a nawet jednoosobowe. Powierzchnia, którą co roku wynajmuje się podczas targów różnym przedsiębiorstwom, przekracza już w tej chwili pół miliona m kw. Każdego roku w Polsce odbywa się także ponad 200 różnych imprez targowych. Według sondażu, jaki przeprowadziła Polska Izba Przemysłu Targowego wśród organizatorów największych targów, w tym roku nastąpi wzrost wydzierżawionej powierzchni ekspozycyjnej o 10 procent, wzrost liczby wystawców o 7 procent, a liczby zwiedzających aż o 14 procent. Organizacja targów osiągnęła już u nas światowy poziom. Formuły poszczególnych imprez są bardzo atrakcyjne i pomyślane w taki sposób, aby stworzyć firmom jak najwięcej możliwości nawiązania kontaktów biznesowych i znalezienia chętnych na oferowane na targach produkty i usługi.

Decydując się na wzięcie udziału w targach swojej branży, nie musisz mieć w tej mierze żadnego doświadczenia. Na każdym etapie sprawy związane z obecnością twojej firmy na targach możesz powierzyć firmom specjalizującym się np. w projektowaniu, budowaniu i wyposażaniu stoisk targowych, firmom transportu i spedycji targowej oraz oferującym inne usługi dla uczestników targów.

Jak trafić na targi

Jeśli twoja firma nie brała do tej pory udziału w żadnych targach branżowych, prawdopodobnie nie otrzyma informacji o imprezach tego typu. Musisz więc sam poszukać informacji np. w Internecie. Na stronach poświęconych targom i obsłudze firm chcących w nich uczestniczyć znajduje się wiele cennych danych. Na stronie www.targi.com znajdziesz informacje o imprezach, które budzą największe zainteresowanie firm, oraz o tych, które będą organizowane w najbliższym czasie. Informacje o aktualnych targach oraz o firmach zajmujących się organizowaniem targów i wystaw znajdziesz także na stronie www.targi24h.pl i www.stoisko.pl.

Warto odwiedzić również stronę Międzynarodowych Targów Poznańskich www.mtp.pl, na której umieszczono kalendarium targów oraz link "wydział projektowanie stoisk" z profesjonalną ofertą aranżacji oraz kompleksowego urządzania stoisk ekspozycyjnych "pod klucz". Na stronie można pobrać formularz zlecenia budowy stoiska, ale trzeba pamiętać, że termin zamówienia upływa miesiąc przed targami. Nie bez znaczenia są również informacje, jak dotrzeć na teren MTP (mapka z dojazdami), dane o hotelach i kwaterach prywatnych. Gdybyś chciał wziąć udział w targach branżowych organizowanych za granicą, informacje o takich imprezach znajdziesz np. na stronie

http://expopartner.pl/KalendarzTargow/.

Poradnik dla wystawcy

Biorąc udział w targach branżowych po raz pierwszy, dobrze jest czerpać z dotychczasowego doświadczenia innych firm. Wynika z niego, że targi, w których zamierzasz uczestniczyć, powinieneś starannie wybrać. Jest ich bowiem tyle, że nieprzemyślany udział w mniejszej imprezie może cię z przyczyn finansowych pozbawić możliwości wzięcia udziału w targach, dzięki którym miałbyś szansę wypłynięcia na szersze wody. Są dwie rzeczy, nad którymi powinieneś się zastanowić, podejmując decyzję o wzięciu udziału w konkretnej imprezie:

=czy impreza przyciągnie właśnie tych zwiedzających, do których chcesz trafić, =czy udział w targach nie pochłonie zbyt wiele czasu, energii i zasobów finansowych, podczas gdy prawdopodobieństwo zrobienia interesu będzie niewielkie.

Bardzo dobrym sposobem na zorientowanie się, na co powinieneś zwrócić uwagę, przygotowując firmę do targów, jest wzięcie udziału w podobnej imprezie w charakterze zwiedzającego. Dzięki temu sam zorientujesz się, co przyciąga uwagę, a co działa odstraszająco, w co warto inwestować, a co jest mniej istotne.

Wzięcie udziału w targach powinieneś zaplanować odpowiednio wcześniej - minimum kilka miesięcy przed rozpoczęciem imprezy. Musisz mieć czas na przygotowanie projektu stoiska, opracowanie skutecznej strategii prezentacji firmy, dobranie (i ewentualnie przeszkolenie) personelu, przygotowanie dla zwiedzających materiałów promocyjnych, wysłanie zaproszeń do klientów (tych, których już masz i tych, do których chcesz trafić). Przed targami powinieneś też założyć, jakie cele chcesz osiągnąć. Np. możesz przyjąć, że, biorąc pod uwagę rozmach imprezy, twoje stoisko odwiedzi X klientów, z którymi współpracujesz na stałe, nawiążesz Y nowych kontaktów handlowych, podpiszesz Z kontraktów.

Bez względu na to, czy zdecydujesz się na samodzielne zorganizowanie stanowiska swojej firmy na targach, czy powierzysz to zadanie specjalistycznej firmie, postaw na oryginalność. Skorzystanie z kreatywnego sposobu prezentacji wyrobów, niesztampowego wystroju stoiska niemal zawsze przynosi dobre rezultaty. Nie zapominaj, że na targach twojej branży będzie wiele firm podobnych do twojej i że liczy się przyciągnięcie klienta. Nie wystarczy mieć konkurencyjne ceny, ponieważ bez zwrócenia uwagi potencjalnych klientów, żaden z nich się o tych cenach nie dowie. Podczas targów obowiązuje tak zwana "reguła 20/80", mówiąca o tym, że wystawca powinien 80 procent czasu poświęcić wysłuchaniu klienta i skupieniu na jego potrzebach, a tylko 20 procent na przekonywaniu go o tym, że właśnie trafił na firmę, która te potrzeby zaspokoi. Nie przytłaczaj osób zainteresowanych produktem nadmiarem informacji, ale jeśli o coś zapytają - odpowiadaj wyczerpująco. Podczas targów ważne jest nie tylko to, co sprzedajesz, ale też jak to robisz. Pracownik, który będzie obsługiwał stoisko twojej firmy, musi być profesjonalny, nastawiony pozytywnie do wszystkich rozmówców, dobrze ubrany i grzeczny. Powinien notować informacje o potencjalnych klientach. To bardzo ważne dla nawiązania kontaktów już po targach.

Koszty, które musisz ponieść biorąc udziału w targach

Na budżet targowy składają się:

=koszt stoiska, czyli powierzchni niezabudowanej (aranżowanej we własnym zakresie) lub zabudowanej,

=wyposażenie, które zależy od potrzeb wystawiennika (energia elektryczna, Internet, woda, lodówka itp.),

=usługi dodatkowe - ubezpieczenie stoiska i wyposażenia, ochrona,

=usługi uzupełniające (np. sprzątanie),

=personel, jego wynagrodzenie, koszty delegacji i reprezentacji,

=dodatkowy personel (hostessy, osoby rozdające ulotki),

=koszty promocji i reklamy.

Z doświadczenia wielu firm wynika, że zaplanowanie budżetu targowego powinno być pierwszym punktem na liście spraw związanych z planowaniem uczestnictwa w targach. Wielkość budżetu, który przeznaczysz na uczestnictwo twojej firmy w targach, zależy między innymi od: celów, jakie chcesz osiągnąć dzięki pokazaniu się na imprezie, i od tego, jak ważne jest dla ciebie (na określonym etapie rozwoju firmy) zbudowanie wizerunku firmy prężnej i aktywnie biorącej udział w imprezach targowych. Przecież nie musi to być priorytet twojego przedsiębiorstwa, zwłaszcza jeśli zależy ci na razie jedynie na niewielkim poszerzeniu grona klientów. W takim wypadku wielkie wystawne stoisko na targach jest niepotrzebnym wydatkiem. Na wystawną, atrakcyjną i kosztowną aranżację targowego stoiska przyjdzie czas, kiedy twoja firma osiągnie już status tuza branży. Zasięgając informacji o kosztach np. u firm zajmujących się organizowaniem stoisk targowych lub organizatora konkretnych targów, nie sugeruj się kosztami, jakie ponoszą liderzy rynku. Pamiętaj, że wiele rzeczy możesz skroić na własną miarę. Może nie ma sensu kosztowne drukowanie ogromnej liczby ulotek, a lepiej postawić na oryginalność? Stoisko, które przyciąga uwagę, wcale nie musi zajmować wielkiej powierzchni. Koszty udziału w targach w dużej mierze są uzależnione od ich rangi. Operatorzy targowi, ustalając ceny powierzchni wystawienniczej, biorą pod uwagę właśnie rangę i wielkość imprezy oraz miejsce, w którym się odbywa. Rozsądna zasada, którą kierują się firmy, mówi, że powinno się wydać na targi tyle, na ile w danej chwili stać przedsiębiorstwo. Najpierw więc należy obliczyć wydatki, które w danym okresie będą absolutnie niezbędne, a ewentualną nadwyżkę środków przeznaczyć na uczestnictwo w targach.