Krok 1
Urząd gminy
Aby zarejestrować jednoosobową firmę wystarczy w urzędzie gminy/miasta (właściwym ze względu na twoje miejsce zamieszkania) złożyć wniosek o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.
Niezbędne dokumenty
Powinieneś wziąć ze sobą dokument tożsamości, najlepiej dowód osobisty. Musisz określić rodzaj prowadzonej przez siebie działalności gospodarczej. Rodzaje działalności gospodarczej są określone w Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD). We wniosku należy wpisać czteroznakowy kod danej działalności. Rodzaje działalności oraz kody znajdziesz na stronie internetowej pod adresem: www.pkd-24.pl. Musisz też wiedzieć, gdzie będzie znajdowała się siedziba twojej firmy.
Wzór wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej (CEIDG-1) zastępuje trzy pozostałe wnioski, które wcześniej trzeba było wypełnić, by zarejestrować działalność.
Jeden zamiast trzech
Urząd gminy sam załatwi formalności związane z nadaniem numeru REGON (wieloczłonowy numer ewidencyjny nadawany firmom przez GUS), wystąpi o nadanie lub aktualizację numeru NIP przez urząd skarbowy (Numer Identyfikacji Podatkowej nadawany tylko raz i dożywotnio, w firmie jednoosobowej twój NIP osobisty jest taki sam jak NIP firmy) oraz zgłosi właściciela firmy jako płatnika składek do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych lub Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego. Za wpis do ewidencji działalności gospodarczej urząd gminy nie pobiera opłat.
W wydziale ewidencji działalności gospodarczej wypełniasz wniosek CEIDG-1 o wpis do rejestru.
Wniosek CEIDG-1 powinien zawierać:
1) oznaczenie przedsiębiorcy,
2) numer PESEL, jeśli ma nadany,
3) numer NIP, jeśli ma nadany,
4) oznaczenie miejsca zamieszkania i adresu przedsiębiorcy, a jeżeli stale wykonuje działalność poza miejscem zamieszkania również wskazanie tego miejsca i adresu zakładu głównego, oddziału lub innego miejsca,
5) określenie przedmiotu wykonywanej działalności gospodarczej zgodnie z Polską Klasyfikacją Działalności (PKD2007) – symbole poszczególnych rodzajów działalności znajdziesz na stronie GUS,
6) wskazanie daty rozpoczęcia działalności gospodarczej (co do zasady dzień złożenia wniosku lub późniejszy);
7) numer telefonu kontaktowego i adres poczty elektronicznej, o ile przedsiębiorca posiada,
8) informacje o zawieszeniu wykonywania działalności gospodarczej oraz o wznowieniu wykonywania działalności gospodarczej.
Co musi gmina
Wypełniony wniosek zostawiasz w urzędzie gminy. Ten powinien wpisać twoją firmę do ewidencji działalności gospodarczej niezwłocznie po otrzymaniu podpisanego przez ciebie wniosku oraz doręczyć ci zaświadczenie o wpisie bez konieczności składania dodatkowego wniosku.
Ponadto, urząd gminy w ciągu trzech dni od dnia dokonania wpisu zobowiązany jest do przesłania danych z wniosku o wpis do wskazanego przez ciebie naczelnika urzędu skarbowego, właściwego urzędu statystycznego oraz właściwej jednostki Zakładu Ubezpieczeń Społecznych albo Kasy Rolniczego Ubezpieczenia Społecznego wraz z kopią zaświadczenia o wpisie w ewidencji działalności gospodarczej.
Jeśli w momencie złożenia wniosku o wpis nie będziesz miał nadanego numeru NIP, urząd gminy zobowiązany jest do przesłania stosownych danych do właściwej jednostki terenowej ZUS albo Centrali KRUS dopiero po otrzymaniu od właściwego naczelnika urzędu skarbowego nadanego numeru NIP.
Uwaga! Twoja firma działa już od dnia złożenia wniosku w gminie, nie zaś od chwili wydania w tej sprawie decyzji przez właściwy organ administracji. Działalność gospodarczą możesz rozpocząć już w dniu złożenia wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej.
Krok 2
Pieczątka firmowa
Firmowa pieczątka jest potrzebna do założenia konta w banku. Możesz ją wyrobić dopiero po wizycie w urzędzie gminy, ponieważ na pieczątce powinien widnieć numer REGON oraz NIP. Na pieczątce znajduje się także pełna nazwa i adres firmy. Dodatkowo warto zamieścić inne dane, np.: dane kontaktowe oraz logo. Koszt wyrobienia pieczątki zwykle nie przekracza kilkudziesięciu złotych (są wyrabiane w jeden dzień).
Krok3
Bank
W polskim prawie nie ma przepisu, który nakładałby na właściciela firmy obowiązek posiadania rachunku bankowego. Trzeba jednak pamiętać, że wiele rozliczeń może być dokonywanych wyłącznie za jego pośrednictwem. W ten sposób muszą być odprowadzane składki do ZUS-u i podatki do urzędu skarbowego. Firmowe konto jest też niezbędne przy rozliczeniach z innymi przedsiębiorcami oraz w sytuacji gdy jednorazowa wartość transakcji przekracza równowartość 15 tys. euro. Obowiązkowo firmowy rachunek musisz mieć, jeśli jesteś płatnikiem VAT. Zakładając firmowe konto zwykle musisz przedstawić zaświadczenie o wpisie do CEIDG, odpis zaświadczenia o nadaniu Regonu, dowód osobisty, pieczątkę firmową i złożyć wzory podpisów osób dysponujących kontem. Numer firmowego konta musisz podać urzędowi skarbowemu w zgłoszeniu aktualizacyjnym NIP-2. Wybierz bank, w którym większość spraw będziesz mógł załatwić telefonicznie lub za pośrednictwem internetu.
Krok 4
Urząd Skarbowy
Formę opodatkowania oraz sposób prowadzenia rachunkowości wybierany jest już w trakcie wypełniania wniosku CEIDG-1, a informacje o tym zostaną przekazane do odpowiedniego urzędu. Przedsiębiorcy mają do wyboru cztery formy opodatkowania: opodatkowanie na zasadach ogólnych według skali podatkowej (18 % i 32%), podatek liniowy (19%), ryczałt ewidencjonowany i kartę podatkową.
Zanim rozpoczniesz działalność warto zastanowić się, czy twoja firma będzie płatnikiem VAT-u. Obecnie obowiązek uzyskiwania potwierdzenia zgłoszenia rejestracyjnego został zniesiony. Jednak przedsiębiorca może wystąpić z wnioskiem o wydanie potwierdzenia rejestracji (formularz VAT-R) i w takim przypadku jest zobowiązany wnieść opłatę skarbową w wysokości 170 zł.
Krok 5
ZUS
Niezależnie od wypełnienia wniosku CEIDG – 1, wizyty w ZUS i tak nie unikniesz, bo jako przedsiębiorca musisz zgłosić siebie i ewentualnie pracowników do ubezpieczeń społecznych i/lub ubezpieczenia zdrowotnego (w terminie 7 dni od daty wskazanej przy rejestracji jako data rozpoczęcia działalności gospodarczej). Musisz zabrać ze sobą: dowód osobisty, numer REGON, numer NIP i numer konta bankowego. ZUS będzie ściągał z ciebie comiesięczną składkę na ubezpieczenie społeczne i zdrowotne. Wypełniasz formularze - ZUS ZFA - zgłoszenie płatnika składek - osoby fizycznej, ZUS ZUA - zgłoszenie osoby ubezpieczonej oraz ZUS ZZA – zgłoszenie osoby do składki na ubezpieczenie zdrowotne. Po wypełnieniu wniosków otrzymasz numer konta, na który należy wpłacać składki.
Formularze te możesz przekazać ZUS w formie elektronicznej (po opatrzeniu bezpiecznym podpisem elektronicznym weryfikowanym przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu) lub papierowej (bezpośrednio w oddziale lub inspektoracie ZUS albo za pośrednictwem poczty).
Krok 6
Inne instytucje
Zależnie od rodzaju działalności musisz też zawiadomić inne instytucje.
Państwowy Powiatowy Inspektor Sanitarny
W przypadku niektórych firm, odbioru miejsca, gdzie będzie wykonywana działalność, musi dokonać Sanepid – np. gdy planujesz prowadzić sklep spożywczy, otworzyć bar, kawiarnię, salon fryzjerski czy gabinet kosmetyczny.
Rozpoczynając taką działalność musisz w terminie 30 dni zawiadomić na piśmie właściwego państwowego inspektora sanitarnego o miejscu, rodzaju i zakresie prowadzonej działalności (i o każdorazowej zmianie tych danych) oraz zgłosić obiekt do odbioru techniczno-sanitarnego. Odbiór powinien nastąpić w terminie 14 dni od złożenia wniosku. Przy odbiorze wymagane są następujące dokumenty do wglądu:
- umowę najmu lokalu lub akt własności,
- zaświadczenie o wpisie do CEIDG,
- numery REGON i NIP
- pozwolenie na budowę (w przypadku jej wydania).
- projekty budowlane uzgodnione przez rzeczoznawców ds. sanitarnohigienicznych lub - Państwowych Powiatowych Inspektorów Sanitarnych
- aktualne wyniki badania wody pitnej.
- opinia kominiarska dotycząca skuteczności wentylacji i prawidłowości jej podłączenia.
- umowa na wywóz odpadów komunalnych oraz w zależności od potrzeb umowa na utylizację odpadów poprodukcyjnych i odpadów niebezpiecznych ,
- atesty i aprobaty techniczne na zastosowane materiały budowlane,
- ewentualnie inne dokumenty w zależności od funkcji obiektu.
Straż Pożarna
Jako właściciel firmy masz obowiązki dotyczące zasad przeciwpożarowych. Musisz:
- przestrzegać przeciwpożarowych wymagań budowlanych, instalacyjnych i technologicznych
- wyposażyć budynek, obiekt lub teren w sprzęt pożarniczy i ratowniczy oraz środki gaśnicze zgodnie z zasadami określonymi w odrębnych przepisach,
- zapewnić osobom przebywającym w obiekcie bezpieczeństwo i możliwość ewakuacji,
- przygotować obiekt lub budynek do prowadzenia akcji ratowniczej,
- ustalić sposoby postępowania na wypadek powstania pożaru, klęski żywiołowej lub innego miejscowego zagrożenia.
Szczegóły powinieneś uzgodnić z Państwową Strażą Pożarną.
Krok 7
Podatek od nieruchomości
Jeśli prowadzący działalność gospodarczą w swoim lub wynajmowanym lokalu musisz płacić podatek od nieruchomości (znacznie większy niż w przypadku nieruchomości wykorzystywanych na cele mieszkalne). O zmianie przeznaczenia lokalu z mieszkalnego na użytkowy trzeba zawiadomić gminę (każda gmina ma swój wzór zawiadomienia i wykazu nieruchomości) w terminie 14 dni od zmiany przeznaczenia. Jednak - jeżeli prowadzisz działalność w swoim mieszkaniu (domu) i nie wyodrębniłeś na potrzeby firmy oddzielnego pomieszczenia - nie musisz zgłaszać zmiany przeznaczenia i płacić wyższego podatku.
Niektóre rodzaje działalności gospodarczej wymagają koncesji, wpisu do rejestru działalności regulowanej, zezwolenia na prowadzenie działalności gospodarczej, licencji do prowadzenia działalności gospodarczej lub też stosownych uprawnień zawodowych. Dlatego zanim zarejestrujesz własną firmę, sprawdź czy do prowadzenia wybranej przez ciebie działalności potrzebne są jakieś specjalne pozwolenia. Czasem trzeba też wykazać się posiadaniem odpowiednich uprawnień zawodowych.
