Bilans roczny. Jak się z nim uporać?

Zobowiązane do sporządzenia sprawozdania finansowego są przede wszystkim firmy, które obowiązkowo muszą prowadzić księgi rachunkowe np. ze względu na wysokość przychodów czy działalności, które dobrowolnie wybrały jako sposób ewidencjonowania księgi rachunkowe. Obowiązek może dotyczyć także spółki kapitałowej, spółki osobowej czy też osoby fizycznej, która prowadzi jednoosobową działalność gospodarczą. Wszystko zależy od metody ewidencjonowania przychodów i rozchodów, która działa w firmie.

Co składa się na sprawozdanie?

W każdym sprawozdaniu finansowym powinny znaleźć się: wprowadzenie, bilans, rachunek zysków i strat oraz informacje dodatkowe i objaśnienia. Rachunek zysków i strat stanowi jeden z najważniejszych elementów bilansu rocznego. Wykazuje się w nim oddzielnie przychody, koszty, zyski i straty oraz obowiązkowe obciążenia wyniku finansowego za bieżący i poprzedni rok obrotowy. Na bilans składa się wykaz stanu aktywów i pasywów na dzień kończący bieżący i poprzedni rok obrotowy. W informacji dodatkowej powinny znaleźć się np. opis przyjętych zasad rachunkowości, w tym metod wyceny, objaśnienia do pozycji bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w kapitale własnym oraz rachunku przepływów pieniężnych za okresy sprawozdawcze objęte sprawozdaniem finansowym, proponowany podział zysku lub pokrycia straty, informacje dotyczące pracowników, a także inne istotne informacje dla zrozumienia sprawozdania finansowego.

Wprowadzenie i bilans

Wprowadzenie do sprawozdania finansowego musi obejmować nazwę i siedzibę firmy, podstawowy cel działalności firmy oraz wskazanie właściwego sądu lub innego organu prowadzącego rejestr. Poza tym należy wskazać czas trwania działalności, zakres sprawozdania, wskazanie do kontynuacji działania, okres sprawozdawczy. Roczny bilans powinien obejmować aktywa, tj. wartości niematerialne i prawne należące do firmy, rzeczowe aktywa trwałe, należności długoterminowe, inwestycje długoterminowe, tj. aktywa finansowe, nieruchomości i wartości niematerialne i prawne, które nie są użytkowane przez jednostkę, rozliczenia międzyokresowe, tj. aktywa z tytułu odroczonego podatku dochodowego, koszty trwających prac, przygotowania nowej produkcji, planowanego remontu maszyn, organizacji i założenia spółki, zapasy, tj. materiały nabyte w celu wykorzystania we własnym zakresie, wytworzone lub przetworzone przez jednostkę produkty gotowe, zdatne do sprzedaży lub w toku produkcji, półprodukty oraz towary nabyte w stanie nieprzetworzonym, zaliczki na towary, należności krótkoterminowe, tj. udzielonych przez jednostkę pożyczek i zaliczek zapłaconych przez jednostkę na przyszłe dostawy wartości niematerialnych i prawnych, zaliczek zapłaconych przez jednostkę na przyszłe dostawy środków trwałych. Do bilansu zalicza się również pasywa, tj. kapitał, należne wpłaty na kapitał podstawowy, udziały własne, pozostałe kapitały zysk lub strata odpisy z zysku w ciągu całego roku podatkowego. W bilansie powinno znaleźć się również sprawozdanie z przepływów pieniężnych i zastawienie zmian w kapitale własnym. Dokument ten należy sporządzić w języku polskim i w walucie polskiej, a dane liczbowe można wykazać w postaci zaokrąglonej do tysiąca złotych, jeśli nie zniekształca to obrazu jednostki.

Terminy

W przypadku spółek zarejestrowanych w Krajowym Rejestrze Sądowym przedsiębiorcy mają trzy miesiące na sporządzenie sprawozdania finansowego od dnia bilansowego. W przypadku pokrywania się roku obrotowego z rokiem kalendarzowym jest to dzień 31 marca. Kolejnym etapem jest przedstawienie sprawozdania odpowiednim organom w firmie w celu jego zatwierdzenia. Może to być walne zgromadzenie wspólników, wszyscy wspólnicy, zatwierdzić też je musi właściciel jednoosobowej działalności gospodarczej. Bilans roczny musi być zatwierdzony nie później niż w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego tj. do 30 czerwca (w przypadku, kiedy pokrywa się rok obrotowy z rokiem kalendarzowym).

E-bilans

Po zatwierdzeniu sprawozdania, w ciągu 15 dni trzeba złożyć je wraz z uchwałą o zatwierdzeniu sprawozdania do właściwego rejestru sądowego. Dokumentów nie można już złożyć w formie papierowej, trzeba oswoić się z platformą ekrs . Od 1 października 2018 r. zmieniły się zasady składania sprawozdań finansowych. Po pierwsze muszą mieć postać elektroniczną, a po drugie być opatrzone e-podpisem osoby upoważnionej. W związku z tym wszystkie osoby, reprezentujące podmioty sporządzające sprawozdania finansowe, powinny do tego czasu uzyskać podpis elektroniczny lub założyć profil zaufany ePUAP. W przypadku podatników rozliczających się na podstawie PIT, przekazuje się w terminie złożenia zeznania rocznego sprawozdanie do Krajowej Administracji Skarbowej drogą elektroniczną w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego.

Konieczny PESEL

Osoba, która składa sprawozdanie w imieniu spółki musi posiadać numer PESEL ujawniony w KRS. Może pojawić się problem, jeżeli w spółce członkami zarządu bądź wspólnikami są wyłącznie cudzoziemcy. W takiej sytuacji osoby te muszą najpierw wystąpić z wnioskiem o nadanie numeru PESEL, a po jego uzyskaniu zakupić kwalifikowany podpis elektroniczny lub założyć bezpłatny profil ePUAP. Co więcej, informacja o numerze PESEL powinna zostać zgłoszona na odpowiednim formularzu do sądu rejestrowego. Dopiero po dopełnieniu tych formalności będzie można przesłać sprawozdanie do sądu. Innym wyjściem dla spółek, w których osobami je reprezentującymi są wyłącznie cudzoziemcy, może okazać się uzupełnienie składu osobowego zarządu (lub wspólników) o osobę posiadającą już numer PESEL.

Jakie kary?

Należy pamiętać, że jeżeli sprawozdanie finansowe nie zostanie złożone w ustawowym terminie, zobowiązana jednostka popełnia wykroczenie skarbowe zagrożone karą grzywny lub ograniczenia wolności (art. 79 pkt 4 uor). Osoby, które się spóźnią, mogą złożyć, wraz ze sprawozdaniem tzw. czynny żal, czyli oświadczenie o popełnieniu wykroczenia skarbowego. Skorzystać z tego sposobu można w momencie, kiedy organ nie posiada jeszcze udokumentowanej informacji o popełnieniu wykroczenia.