Biuro bez papierowych dokumentów? Teraz to możliwe

Zalety biura bez papieru

Nowoczesne narzędzia: poczta elektroniczna, programy księgowe, systemy ERP, publikacje cyfrowe i setki innych technologii mają pomóc w optymalizacji pracy. Pozwalają zwiększyć wydajność, współdzielić między pracownikami dokumenty i ułatwiają obieg dokumentów. Jakie jeszcze mają zalety?wprowadzają porządek w organizacji. Jakie mają jeszcze zalety?usprawniają obiegi dokumentówzwiększają sprawnośćzmniejszają ryzyko biznesowepozwalają na lepsze relacje z klientamizwiększają przejrzystośćmają pozytywny wpływ na środowisko

W 90 dni do biura bez papieru

90 dni – tyle wystarczy by tradycyjne biuro zmienić w pełni zdigitalizowane biuro przyszłości. Przed podjęciem wyzwania, jakim jest wprowadzenie elektronicznego obiegu dokumentów należy przeanalizować trzy kluczowe etapy procesu – importowanie, przepływ oraz archiwizację i wyszukiwanie dokumentów. Digitalizacja przeprowadzona w przemyślany sposób przyniesie korzystny efekt na każdym z tych etapów. Najistotniejszym elementem w tym 90-dniowym okresie transformacji cyfrowej, który decyduje o tym czy inicjatywa będzie mogła zostać uznana za sukces, jest ustalenie celów digitalizacji.Proces można podzielić na trzy etapy. W pierwszym etapie organizacja powinna skupić się na utworzeniu zespołu liderów i analizie procesów. Analizując procesy można zidentyfikować kluczowe kroki, wąskie gardła i trudne obszary.Drugi etap przedsiębiorstwo powinno poświęcić na zaprojektowanie rozwiązania i tworzenie świadomości wśród wszystkich pracowników organizacji. W trzecim etapie warto wykorzystać system DocuWare. To system "chmurowy", dzięki czemu może w nim pracować jednocześnie wielu pracowników z różnych miejsc, w sposób całkowicie bezpieczny. Jest to przydatne zwłaszcza w dobie pandemii i coraz popularniejszej pracy zdalnej.

PRZECZYTAJ TAKŻE: Jak dostosować nowe technologie do wspierania pracy zdalnej

Szybki obieg i przetwarzanie dokumentów

DocuWarw pozwola na wygodne i bezpieczne archiwizowanie i zarządzanie dokumentami – od momentu wpłynięcia dokumentu do firmy, gdzie zostaje automatycznie identyfikowany i przypisany do unikatowych indeksów, poprzez akceptację w procesie jego obiegu, niezbędne opisy, aż po dostarczenie dokumentu do księgowości czy innych działów merytorycznych. Cykl życia takiego dokumentu najczęściej kończy się w elektronicznym archiwum, które pozwala m.in. na jego skojarzenie z innymi powiązanymi dokumentami w ramach tzw. „wirtualnej teczki".System umożliwia składowanie i bezpieczne udostępnianie i obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo rozwiązanie oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów (np. umowa może być skojarzona z Protokołem Odbioru Końcowego oraz z fakturą, powstałą na podstawie ww. dokumentów).Największą zaletą DocuWare jest inteligentne przetwarzanie dokumentów, w tym również faktur. To funkcja automatycznego rozpoznawania treści i pobierania danych, które dokument opisują w postaci tagów i tabel i umożliwiają szybkie i intuicyjne znalezienie dokumentu w zasobach sieciowych oraz powiązania go w ramach procesu z innymi wymaganymi dokumentami w organizacji.Ostatni etap to wdrożenie rozwiązania i przeprowadzenie szkoleń dla pracowników.

- Nasze doświadczenie pokazuje, że największymi korzyściami dla firm są: możliwość pracy rozproszonej – tak niesamowicie obecnie ważnej w kontekście zmienionej sytuacji biznesowej oraz szybkie wdrożenie, wykorzystujące predefiniowane środowiska chmurowe i bogatą wiedzę w zakresie popularnych procesów biznesowych podsumowuje Włodzimierz Urbański, Kierownik Zespołu Wsparcia Sprzedaży Komputronik Biznes

ZOBACZ TEŻ: Praca zdalna: szansa czy zagrożenie?