Błąd w PESEL a PIT-11. Ostatni dzwonek przed wielką zmianą

• Analiza danych fiskusa ujawnia, dlaczego błędy w PESEL są kluczowym ryzykiem w procesie rocznych rozliczeń i jak wpływają na optymalizację procesów w firmie
• Od 2027 roku planowana rewolucja w PIT-11 fundamentalnie zmieni strategię biznesową firm w zakresie obowiązków informacyjnych wobec pracowników
• Prawidłowe zastosowanie ulg podatkowych z limitem 85 528 zł jest kluczowym elementem optymalizacji podatkowej, który bezpośrednio wpływa na wynik rocznego rozliczenia
• Eksperci rynku wskazują, że nadchodząca zmiana w PIT-11 stanowi wyzwanie dla transformacji cyfrowej i wymaga nowego podejścia w komunikacji z pracownikami
• Elektroniczna wysyłka deklaracji bez kwalifikowanego podpisu to istotna optymalizacja procesów, która ułatwia firmom dotrzymanie kluczowych terminów podatkowych na 2026 rok

Kalendarz płatnika na 2026 rok. Jak jeden błąd w PESEL blokuje cały system?

Pracodawcy i zleceniodawcy, czyli firmy odprowadzające zaliczki na podatek za swoich pracowników, stoją przed kluczowym terminem. Do 2 lutego 2026 roku muszą złożyć w urzędach skarbowych zestawienie rocznych rozliczeń za 2025 rok, w tym najpopularniejszy formularz PIT-11, a także PIT-R, PIT-8C, PIT-4R i PIT-8AR. Ważne jest, aby używać właściwych wersji dokumentów: dla PIT-11 jest to wersja 29, która obowiązuje niezmiennie od 2022 roku, dla PIT-4R wersja 13, a dla PIT-8AR wersja 14. Cała procedura odbywa się już wyłącznie elektronicznie, głównie przez platformę e-Urząd Skarbowy. Ułatwieniem jest możliwość wysyłki deklaracji z konta firmowego bez konieczności posiadania płatnego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Warto też pamiętać, że na dostarczenie formularza PIT-11 bezpośrednio pracownikowi jest więcej czasu, w tym roku termin ten upływa 2 marca 2026 roku.

Fundamentem prawidłowego rozliczenia jest wpisanie bezbłędnych danych identyfikacyjnych pracownika, czyli jego numeru PESEL lub NIP. Systemy informatyczne Krajowej Administracji Skarbowej są pod tym względem nieubłagane i automatycznie odrzucają dokumenty z nieprawidłowym identyfikatorem. Taki z pozoru drobny błąd ma poważne konsekwencje dla pracownika, ponieważ uniemożliwia systemowi fiskusa przygotowanie dla niego rocznego zeznania w popularnej usłudze Twój e-PIT. Skala problemu jest znacząca, dane za 2025 rok pokazują, że niemal 15% wszystkich błędów w formularzach PIT-11 dotyczyło właśnie pomyłek w numerach identyfikacyjnych. To z kolei generuje opóźnienia i dodatkowe koszty administracyjne zarówno po stronie firm, jak i urzędów.

Od ulgi dla rodzin 4+ po koniec ery PIT-11. Co czeka płatników?

Przechodząc do treści samego formularza PIT-11, pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na sekcję G. To w niej wykazuje się przychody, które na wniosek pracownika zostały zwolnione z opodatkowania w trakcie roku. Chodzi o cztery popularne ulgi: dla rodzin z czwórką lub większą liczbą dzieci, dla młodych do 26. roku życia, na powrót dla osób przenoszących rezydencję podatkową do Polski oraz dla pracujących seniorów, którzy nie pobierają emerytury. Należy jednak pamiętać o limicie. Łączna kwota przychodów objętych tymi zwolnieniami nie może przekroczyć 85 528 zł rocznie dla jednego podatnika. Jeśli pracownik zarobi więcej, a pracodawca nadal będzie stosował zwolnienie, w rocznym rozliczeniu pojawi się niedopłata podatku. Warto też znać szczegóły, na przykład ulga dla rodzin 4+ przysługuje każdemu z rodziców osobno, a do jej zastosowania wystarczy, że warunek posiadania czworga dzieci był spełniony chociażby przez jeden dzień w minionym roku.

Wszystko wskazuje na to, że zbliża się koniec pewnej epoki w rozliczeniach podatkowych. Rok 2026 będzie prawdopodobnie ostatnim, w którym pracodawcy mają obowiązek automatycznego przesyłania informacji PIT-11 wszystkim zatrudnionym. Zgodnie z planowanymi zmianami legislacyjnymi, od stycznia 2027 roku dokument ten będzie wysyłany wyłącznie na wniosek samego pracownika. Choć krok ten ma na celu zmniejszenie biurokracji, budzi obawy ekspertów o sytuację osób z mniejszymi kompetencjami cyfrowymi, w szczególności seniorów. Mogą oni mieć trudności ze złożeniem takiego wniosku, co w skrajnych przypadkach grozi utratą prawa do zwrotu podatku lub błędami w zeznaniu. Kluczowe dla powodzenia tej reformy będzie zatem stworzenie prostych i powszechnie dostępnych kanałów, które pozwolą każdemu łatwo uzyskać niezbędne informacje.