Cyfrowe umowy o pracę: Jak działa nowy system i gdzie tkwi haczyk?

• Eksperci rynku wskazują, jak standardowe szablony umów cyfrowych wpływają na zarządzanie ryzykiem w firmie
• Pełna transformacja cyfrowa dokumentacji pracowniczej jest możliwa, ale jej wdrożenie wymaga nowej strategii biznesowej
• Analiza danych GUS potwierdza, że cyfryzacja umów to szansa na optymalizację procesów dla ponad 95% polskich przedsiębiorstw
• Integracja systemu z ZUS i urzędem skarbowym bezpośrednio wpływa na płynność finansową poprzez automatyzację zadań administracyjnych
• Czy prowadzenie cyfrowej e-teczki całkowicie eliminuje papierową dokumentację i jakie wyzwania stawia to przed strategią rozwoju firmy?

Cyfrowa rewolucja w kadrach: Nowy system dla mikroprzedsiębiorców

Od 7 stycznia 2026 roku najmniejsi polscy przedsiębiorcy mogą pożegnać się z papierową dokumentacją przy zatrudnianiu pracowników. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej uruchomiło na portalu Praca.gov.pl nowy system, który pozwala na całkowicie cyfrowe zarządzanie umowami. Za jego pośrednictwem można tworzyć, zmieniać i rozwiązywać umowy o pracę, umowy zlecenia, a także umowy z nianiami. Wszystkie dokumenty generowane na platformie, oparte o zweryfikowane prawnie wzory, mają taką samą moc prawną jak ich tradycyjne, papierowe odpowiedniki. Korzystanie z systemu jest w pełni dobrowolne i stanowi kolejny krok w cyfryzacji polskiej administracji.

Nowe narzędzie zostało stworzone z myślą o mikroprzedsiębiorcach, czyli firmach zatrudniających do dziewięciu osób, a także rolnikach i osobach fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej. Skala tej grupy jest ogromna, ponieważ jak wynika z danych GUS za pierwszy kwartał 2025 roku, mikroprzedsiębiorstwa stanowią aż 95,8% wszystkich firm w Polsce. Do podpisania cyfrowej umowy system udostępnia trzy metody autoryzacji. Pierwszą jest bezpłatny profil zaufany, drugą podpis osobisty składany za pomocą e-dowodu, a trzecią płatny podpis kwalifikowany. Co ważne, dzięki nowej funkcji w aplikacji mObywatel, Polska jako pierwszy kraj w Unii Europejskiej wprowadziła możliwość wykorzystania darmowego podpisu kwalifikowanego do pięciu dokumentów miesięcznie.

Automatyzacja i e-teczka. Gdzie tkwi haczyk?

Największą zaletą nowego systemu jest jego integracja z kluczowymi urzędami, co znacząco upraszcza formalności. Platforma działa jak jedno centrum dowodzenia, które pozwala nie tylko stworzyć umowę, ale również automatycznie zgłosić nowego pracownika do ZUS i urzędu skarbowego. Eliminuje to potrzebę logowania się do kilku różnych systemów. Co więcej, pracodawcy zyskują możliwość prowadzenia i archiwizowania całej dokumentacji pracowniczej w formie cyfrowej, znanej jako e-teczka. Oznacza to koniec z papierowymi aktami, choć należy pamiętać, że zgodnie z przepisami, taką dokumentację trzeba przechowywać przez 10 lat od końca roku, w którym pracownik zakończył pracę.

Mimo oczywistych korzyści, platforma w obecnej formie ma kilka istotnych ograniczeń, o których warto wiedzieć. Przede wszystkim nie jest dostępna dla średnich i dużych firm, które, jak zauważają eksperci Konfederacji Lewiatan, polegają na własnych, bardziej rozbudowanych systemach kadrowo-płacowych. Problemem mogą być również standardowe szablony umów, które nie zawierają specjalistycznych zapisów, takich jak klauzula o zakazie konkurencji czy szczegółowe przeniesienie praw autorskich. Kolejnym wyzwaniem jest brak możliwości przeniesienia do systemu istniejących, papierowych akt pracowniczych. Oznacza to, że firma, która zdecyduje się na cyfryzację, przez pewien czas będzie musiała prowadzić dwa równoległe archiwa, ponieważ raz założona w systemie teczka pracownika musi być w nim prowadzona aż do rozwiązania umowy.