- Masowe odrzucanie wniosków o staż pracy przez ZUS w 2026 roku stwarza poważne ryzyko operacyjne dla firm.
- Brak składek emerytalnych/rentowych uniemożliwia wliczanie umów zleceń do stażu pracy, co komplikuje strategie benefitowe.
- Niewystarczająca optymalizacja procesów ZUS blokuje rozwój firm i ogranicza prawa pracownicze, zdaniem ekspertów.
- Weryfikacja cyfrowych zaświadczeń ZUS jest kluczowa dla zarządzania ryzykiem w kadrach, mimo obaw przed kontrolami.
Dłuższy urlop za zlecenie? ZUS studzi zapał i masowo odrzuca wnioski
Nowe przepisy, które pozwalają wliczyć do stażu pracy okresy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych czy czas prowadzenia firmy, spotkały się z ogromnym zainteresowaniem. Jak podał ZUS w komunikacie z 26 stycznia 2026 roku, w zaledwie trzy tygodnie Polacy złożyli ponad 309 tysięcy wniosków o stosowne zaświadczenia. Niestety, niemal co szósty z nich spotkał się z odmową. Do tej pory Zakład wydał już 49 569 negatywnych decyzji, co pokazuje skalę problemu. Mimo to, ponad pół miliona zaświadczeń (dokładnie 508 469) trafiło już do wnioskodawców. Pracownicy mają 24 miesiące na uzupełnienie dokumentacji u pracodawcy, by skorzystać z dodatkowych uprawnień, takich jak dłuższy urlop wypoczynkowy czy nagroda jubileuszowa. Nowe zasady obowiązują już w sektorze publicznym, a od 1 maja 2026 roku obejmą pozostałe firmy.
Skąd tak duża liczba odmów? Najczęstszym powodem jest praca na umowie zleceniu w trakcie nauki. Jeśli pracownik był uczniem lub studentem i nie ukończył 26 lat, od jego umowy nie odprowadzano obowiązkowych składek na ubezpieczenia społeczne. Z perspektywy ZUS sprawa jest prosta: skoro nie było obowiązkowych składek, nie ma okresu, który można by zaliczyć do stażu pracy. Drugi powszechny scenariusz dotyczy osób, które miały już jeden tytuł do ubezpieczenia, na przykład umowę o pracę, i jednocześnie dorabiały na zleceniu lub prowadziły działalność. W takiej sytuacji składki z tego dodatkowego źródła dochodu były dobrowolne. Zakład Ubezpieczeń Społecznych konsekwentnie stoi na stanowisku, że może potwierdzać jedynie te okresy, w których opłacanie składek emerytalnych i rentowych było obligatoryjne, a nie dobrowolne.
Bitwa na dwa fronty: ZUS odrzuca, a pracodawca boi się uznać
Praktyka ZUS prowadzi jednak do sytuacji problematycznych, zwłaszcza gdy brak składek wynikał nie z wyboru, a z ustawowego zwolnienia. Idealnym przykładem jest tzw. ulga na start dla początkujących przedsiębiorców. Przez pierwsze sześć miesięcy opłacają oni jedynie składkę zdrowotną, będąc prawnie zwolnionymi z opłacania składek społecznych. Mimo to ZUS odmawia im wydania zaświadczenia, argumentując właśnie brakiem tych składek. Podobne trudności napotykają osoby, które w trakcie prowadzenia firmy pobierały zasiłek chorobowy i również były z tego powodu zwolnione z płacenia składek. Eksperci prawa pracy wskazują, że rozwiązaniem byłoby wydawanie przez ZUS zaświadczeń, które po prostu informowałyby o przyczynie braku składek, co znacznie uprościłoby całą procedurę.
Na pracowników czekają również przeszkody czysto proceduralne. Wnioski można składać wyłącznie elektronicznie przez platformę PUE ZUS, a w przypadku odmowy trzeba wszcząć postępowanie wyjaśniające, które może ciągnąć się miesiącami. Co więcej, nawet uzyskanie poprawnego zaświadczenia nie gwarantuje sukcesu. Działy kadr, szczególnie w urzędach i jednostkach publicznych, często boją się przyjmować inne dokumenty niż tradycyjne zaświadczenie z ZUS, obawiając się zakwestionowania ich decyzji podczas kontroli. To prowadzi do absurdalnych sytuacji, w których pracodawcy odrzucają prawidłowe wydruki z systemu PUE ZUS, ponieważ brakuje na nich odręcznego podpisu, mimo że sam Zakład w oficjalnym komunikacie z 13 stycznia 2026 roku potwierdził ich pełną ważność.
Podcasty
Playlisty tematyczne
