Firmy wyrzucają pieniądze na cyfryzację. Oto 5 błędów, które mogą kosztować fortunę

Polska daleko za unijną średnią

Polskie firmy nadal mają sporo do nadrobienia. W 2025 roku sztuczną inteligencję wykorzystywało zaledwie 8,4 proc. przedsiębiorstw w Polsce. Średnia dla Unii Europejskiej wynosiła 20 proc.

Według danych Eurostatu Polska znalazła się pod tym względem na przedostatnim miejscu w UE. Mniej firm korzystających z AI było tylko w Rumunii.

Problemem nie jest jednak wyłącznie brak inwestycji. Równie ważne jest to, w co firmy inwestują i czy rzeczywiście tego potrzebują.

Błąd nr 1. Najpierw technologia, potem problem

„Potrzebujemy AI”, „kupmy CRM”, „konkurencja ma ERP” – tak często zaczynają się rozmowy o cyfryzacji. Zdaniem ekspertów to zła kolejność.

Najpierw trzeba znaleźć konkretny problem. Może nim być ręczne przepisywanie danych, zbyt długa obsługa klientów, błędy w dokumentach czy brak informacji potrzebnych do podejmowania decyzji.

– Najdroższy błąd często pojawia się jeszcze przed zakupem. Jeżeli firma zaczyna od wyboru technologii zamiast od określenia problemu, bardzo łatwo pomylić nowoczesne rozwiązanie z potrzebnym rozwiązaniem – mówi Marcin Czyża, prezes Fundacji Koalicja Na Rzecz Polskich Innowacji.

Jak dodaje, przed inwestycją warto policzyć, ile kosztuje obecny proces i ustalić, po czym firma pozna, że nowa technologia rzeczywiście się opłaciła.

Błąd nr 2. Szef kupuje to, co proponuje dostawca

Kolejna pułapka pojawia się wtedy, gdy przedsiębiorca nie ma własnych kompetencji pozwalających ocenić, czego naprawdę potrzebuje.

Wtedy dostawca technologii może zacząć nie tylko wdrażać rozwiązanie, ale również definiować problem. Tylko, że on zna przede wszystkim własny produkt, a nie wszystkie procesy, ograniczenia i potrzeby konkretnej firmy.

Problem jest tym większy, że tylko około jedna czwarta przedsiębiorstw deklaruje dostęp do wykwalifikowanej kadry IT zdolnej do wdrażania i utrzymywania rozwiązań opartych na AI.

Dlatego przed spotkaniem z dostawcą firma powinna wiedzieć przynajmniej trzy rzeczy: jaki problem chce rozwiązać, jaki efekt chce osiągnąć i jak zmierzy rezultat.

Błąd nr 3. Automatyzują bałagan

Nowa technologia nie naprawi źle działającego procesu. Jeżeli dane są niepełne, rozrzucone po różnych systemach, a pracownicy codziennie obchodzą procedury i ręcznie poprawiają błędy, automatyzacja może tylko przyspieszyć cały bałagan.

Szczególnie niebezpieczne może być to przy wdrażaniu sztucznej inteligencji.

– Czasem najlepszym pierwszym krokiem nie jest zakup kolejnego systemu, ale uporządkowanie procesu, spisanie go albo przetestowanie rozwiązania na niewielkiej części działalności – mówi Amelia Szukowska, wiceprezes Fundacji Koalicja Na Rzecz Polskich Innowacji.

Eksperci radzą, aby przed wdrożeniem sprawdzić jakość danych i – jeśli to możliwe – najpierw przetestować rozwiązanie na małej części działalności.

Błąd nr 4. Liczą tylko cenę programu

Na fakturze widnieje cena oprogramowania. Firma płaci i wydaje się, że rachunek jest zamknięty. Nic bardziej mylnego.

Do kosztów trzeba doliczyć między innymi integrację z innymi systemami, szkolenia pracowników, czas potrzebny na wdrożenie, utrzymanie programu, aktualizacje i ewentualne zmiany procesów.

Najważniejsze jest jednak pytanie: co firma na tym zyska?

Jeżeli przedsiębiorca nie wie, ile godzin pracy chce odzyskać, ile błędów wyeliminować albo o ile skrócić obsługę klienta, po kilku miesiącach trudno będzie sprawdzić, czy inwestycja przyniosła efekt.

Błąd nr 5. Cyberbezpieczeństwo na samym końcu

Firmy przenoszą coraz więcej danych i procesów do internetu. Tymczasem cyberbezpieczeństwo wciąż bywa uważane jak dodatek, którym można zająć się później.

To może być bardzo kosztowny błąd. Jeżeli zabezpieczenia zostaną uwzględnione dopiero po wdrożeniu systemu, konieczne może być przerabianie już działającego rozwiązania.

W grę wchodzą również dane klientów, dostęp pracowników i ciągłość działania firmy. Dlatego bezpieczeństwo powinno być częścią projektu od samego początku.

Najpierw diagnoza, potem zakup

W latach 2024–2026 w ramach WAMA EDIH przeprowadzono 360 diagnoz dojrzałości cyfrowej przedsiębiorstw. Sprawdzano m.in. technologie, procesy, dane, kompetencje i gotowość firm do zmian.

W kolejnej edycji programu EDIH 2.0, która ma rozpocząć się w listopadzie, wsparcie ma być jeszcze szersze. Firmy będą mogły skorzystać ze współpracy z ekspertami biznesowymi i technologicznymi, którzy pomogą uporządkować procesy i dobrać odpowiednie narzędzia.

Bo, jak podkreślają eksperci, dobra cyfryzacja nie oznacza posiadania jak największej liczby systemów i aplikacji. Technologia ma przede wszystkim rozwiązać konkretny problem i przynieść firmie mierzalny efekt.