Jak zorganizować pracę zdalną

Przygotuj miejsce pracy

Przede wszystkim potrzebne jest odpowiednie miejsce do pracy. Najlepiej, żeby był to osobny pokój, ale nie każdy ma takie możliwości. Na tymczasowe biuro można jednak wydzielić część pokoju, salonu lub kuchni. Do pracy zdalnej przyda się biurko, ale w tej roli doskonale sprawdzi się  też np. kuchenny stół, na którym rozłożysz komputer i niezbędne przedmioty. Dobrze, jeśli znajdzie się też  miejsce na wygodne krzesło obrotowe z regulowanym oparciem i podłokietnikami - kanapa czy łóżko to nie najlepsze miejsce do pracy. I nie pracuj w piżamie. Ubierz się tak jak do pracy, tylko trochę swobodniej. 

Umów się z domownikami

To bardzo ułatwia zorganizowanie pracy zdalnej. Wszyscy w domu powinni wiedzieć, że pracujesz i w tym czasie nie można ci przeszkadzać. Ważne, aby ustalić granice i wyjaśnić, że praca zdalna to taka sama praca, jak ta w biurze, a twoja obecność w domu nie oznacza, że masz wolne. Warto wcześniej  uzgodnić, że przerywasz swoją  pracę tylko w wyjątkowo pilnych sytuacjach albo w czasie zaplanowanych przerw, gdy  nie masz na uszach słuchawek.

 Rób przerwy w pracy

Podczas home office nie możesz zapomnieć o work-life balance. Praca w domu nie oznacza, że twój komputer ma być włączony przez 24 godziny na dobę. W czasie pracy rób regularne przerwy - np. kilka minut raz na godzinę. Odejdź na chwilę od biurka czy stołu, porozciągaj się, wyjrzyj na zewnątrz, przejdź się po mieszkaniu, zrób sobie kawę. Pracując bez przerwy po kilkanaście doprowadzisz ostatecznie tylko do spadku wydajności. Zachowaj więc równowagę między pracą a życiem osobistym, a po zakończonej pracy zaplanuj coś przyjemnego, co sprawi, że się zresetujesz i będziesz gotowy na kolejny dzień pracy.

Zaczynaj pracę codziennie o tej samej porze np. o tej samej godzinie co w pracę stacjonarną. Wyznacz też sobie godzinę, o której zamkniesz za sobą drzwi „domowego” biura. Taki system pozwali ci zachować codzienną rutynę, pomimo zmiany trybu pracy.

 Wyłącz rozpraszacze

Pracując z domu często trudniej się skupić niż np. w biurze, dlatego warto wyłączyć lub ograniczyć tzw. rozpraszacze odciągające uwagę. Popularne portale społecznościowe i serwisy www to przeszkoda  dla wielu osób pracujących zdalnie. Na przeglądanie stron www czy czytanie maili lub postów na Facebooku, niekoniecznie związanych z pracą, możesz stracić dobrych kilka godzin. Jeśli trudno ci zrezygnować z tych przyjemności, skorzystaj z darmowych  aplikacji (np. Cold Turkey) blokujących strony www - wystarczy wpisać adres strony, którą chcesz zablokować i godzinę, o której aplikacja ją odblokuje. Staraj się w godzinach pracy korzystać tylko z tych urządzeń i mediów, które są ci niezbędne do wykonywania obowiązków.

Zaplanuj dzień pracy

Praca zdalna często ma charakter zadaniowy i wymaga dobrej organizacji. Unikniesz chaosu i nie utkniesz w gąszczu obowiązków, jeśli  zaczniesz dzień od stworzenia listy zadań do wykonania i ustalisz ich kolejność. Poza tym:

- rozpoczynać dzień pracy o stałej porze

- ustal, w jakich godzinach będziesz pracować

- zaplanuj przerwy na posiłki i regenerację

- trzymaj się wyznaczonych godzin pracy.

Usuń  z biurka czy stołu wszystkie niepotrzebne przedmioty (np. naczynia po śniadaniu)  i sprawdź, czy  masz pod ręką wszystko, co potrzebne do pracy. Przygotuj  notes czy dokumenty, które będą ci potrzebne, żeby co chwilę nie wstawać i ich szukać.

Zadbaj o bezpieczeństwo i higienę pracy 

Twój sprzęt do pracy zdalnej powinien spełniać ergonomiczne wymagania- np. myszka zapewniać naturalne ułożenie dłoni, klawiatura – podpórkę pod nadgarstki, a słuchawki – odpowiednią wentylację. Jeśli zdecydujesz się zainwestować dodatkowo w fotel, to koniecznie z regulacją, żeby można było ustawić wysokość, kąt nachylenia i ułożenie podłokietników. Warto zaopatrzyć się w kilka gadżetów, które pozwolą ci utrzymać prawidłową postawę ciała takich jak poduszka lub podpórka lędźwiowa do zamocowania na oparciu krzesła, podstawka pod komputer z regulacją kąta nachylenia, podstawka pod stopy z regulacją kąta nachylenia.

Koniecznie trzeba też zadbać o czystość stanowiska pracy-  przede, bo sprzęt w naszym domowym biurze jest siedliskiem bakterii - środki czyszczące, ściereczki i chusteczki, którymi przetrzesz blaty i urządzenia, włącznie z ich ekranami oraz spraye usuniesz kurzu i okruchy z obudowy czy klawiatury. Porządek na biurku sprawi, że będziesz wykonywać swoje zadania efektywniej teczki, segregatory i pudła, a więc wszystko, czego potrzebujesz, by mieć porządek w dokumentach. A warto go mieć, bo dzięki temu nie tylko nie zgubisz ważnych papierów i nie narazisz na kłopoty swojej firmy, ale też łatwiej i szybciej odnajdziesz informacje, których potrzebujesz.

 7 rad – jak zorganizować pracę w domu

    1. Pamiętaj, że choć jesteś w domu, to pracujesz.

    2. Nie pracuj w piżamie.

    3. Zadbaj o to, by mieć spokój. Niech wszyscy w domu wiedzą, że pracujesz i w tym czasie nie powinni ci przeszkadzać.

    4. Przygotuj stanowisko pracy i dbaj o porządek.

    5. Wyłącz rozpraszacze - możesz zablokować na czas pracy niektóre strony www Facebooka i YouTube’a.

    6. Ustala pory  deadline’ów.

    7. Zaplanuj i pracę, i przerwy.