Kiedy warto skorzystać z outsourcingu

Korzystanie z usług firm zewnętrznych związane jest głównie z szukaniem oszczędności, a rozwiązania outsourcingowe pozwalają na zmniejszenie kosztów prowadzenia przedsiębiorstwa od 20 nawet do 70 proc. Outsourcing najczęściej jest wykorzystywany w takich dziedzinach jak: księgowość i rachunkowość, sprawy kadrowe, logistyka i transport, administracja, audyty wewnętrzne, podatki, administracja systemów informatycznych, zaopatrzenie, zarządzanie dokumentami, szkolenia, marketing.

Przeczytaj też: Kredyt czy elasing? Co wybrać!

Mniejsze koszty
Jednym z najważniejszych działów w każdej firmy jest księgowość, bo ma ogromny wpływ na zarządzanie budżetem i pozwala na bieżąco kontrolować kondycję finansową firmy. Dlatego polscy przedsiębiorcy, zamiast samodzielnie zajmować się finansami lub zatrudnić specjalistę, coraz chętniej powierzają prowadzenie księgowości zewnętrznym firmom. Takie rozwiązanie przynosi wiele korzyści, przede wszystkim pozwala zredukować koszty – np. związane ze stworzeniem i utrzymaniem stanowiska specjalisty ds. księgowości, z czasochłonnym procesem rekrutacji, a także przeszkoleniem nowego pracownika. Korzystanie z usług zewnętrznych w tej dziedzinie pozwala na znaczną redukcję kosztów, ponieważ firmy outsourcingowe mają odpowiedni sprzęt i niezbędne narzędzia takie jak np. programy informatyczne do prowadzenia pełnej księgowości.

Pamiętaj! Przekazanie zadań zewnętrznemu wykonawcy jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ przedsiębiorca płaci tylko za usługę, a resztę zapewnia zleceniobiorca.

Sprawdź: Jak szkolić pracowników w małej firmie

Pomoc ekspertów
To nie koniec korzyści płynących z outsourcingu księgowości. Przedsiębiorca, który zdecyduje się na taką opcję zapewnia sobie większą dyscyplinę finansową i pomoc doświadczonych ekspertów, którzy na bieżąco śledzą zmiany w tej dziedzinie i potrafią szybko na nie reagować. Dodatkowo firmy outsoucingowe oferują często wsparcie nie tylko w działaniach związanych z księgowością, ale także chętnie doradzają w sprawach związanych z prawem czy podatkami.

Pamiętaj! Firmy outsoucingowe oferują często wsparcie w działaniach związanych z księgowością, z prawem czy z podatkami.

– Pracownicy w firmach specjalizujących się w księgowości bardzo dobrze orientują się w przepisach, są również wsparciem w zakresie kwestii regulacyjnych – tłumaczy Wojciech Kryński z Ground Frost, zajmującej się usługami z zakresu księgowości. – Specjalizują się nie tylko w księgowości, ale w całych procesach księgowych – ustawiają je optymalnie, wdrażają procedury, które mają na celu zapewnienie prawidłowości rozliczeń z władzami skarbowymi. Dzięki ich działaniom rośnie wiarygodność, terminowość i zgodność ze stanem faktycznym informacji na temat finansów firmy – podkreśla specjalista z Ground Frost.

Oszczędność czasu
Outsourcing pozwala nie tylko zredukować koszty, ale i oszczędzić czas przedsiębiorcy, który może dzięki temu skupić się na najważniejszych zagadnieniach związanych z rozwojem swego biznesu. Nie traci czasu na wykonywanie przelewów, fakturowanie czy ściąganie należności, nie musi nadzorować obiegu dokumentów. To wszystko przejmuje na siebie firma zewnętrzna, co uwalnia menedżerów od czasochłonnych czynności administracyjnych i pozwala skupić się na podstawowej formie działalności. Zleceniodawca na bieżąco otrzymuje analizy i raporty z prowadzonych na zewnątrz działań i na każdym etapie może je sprawdzić czy uzyskać najważniejsze informacje.

Dowiedz się: W jaki sposób chronić dane firmy

Nie tylko księgowość
Outsourcing może dotyczyć wszystkich procesów w przedsiębiorstwie, pod warunkiem, że nie stanowią podstawy jego działalności. Największą bolączką i barierą w rozwoju wielu firm są trudności ze ściąganiem należności, zwłaszcza, że często nie ma się kto tym zająć.
– Przerzucenie tego procesu na usługodawcę, wraz z wytyczeniem zasad, według których ten proces powinien przebiegać zapewni natychmiastową poprawę płynności firmy – przekonuje Wojciech Kryński.

Większa szansa na rozwój
Outsourcing jest doskonałym rozwiązaniem, jeśli przedsiębiorca chce wprowadzić do swojego biznesu procesy, których nie mógłbyś wdrożyć samodzielnie, bo np. są one za drogie. Długoterminowe korzystanie z outsourcingu pozwala na ciągły rozwój przedsiębiorstwa, przy zastosowaniu najnowocześniejszych strategii i rozwiązań, przy jednoczesnym ograniczeniu kosztów związanych z samodzielnym wykonaniem czynności w danym obszarze.
Wydaje się, że outsourcing ma jednak więcej zalet niż wad. Dlatego przedsiębiorca powinien zastanowić się, czy są zadania, które może, z korzyścią dla swojego biznesu, powierzyć zewnętrznym firmom.

Zalety outsorcingu
* optymalizacja biznesu
* redukcja kosztów
* oszczędność czasu
* wyższa jakość wykonywanych zadań
* dostęp do specjalistów i fachowej wiedzy
* zwiększenie wydajności własnych pracowników

Wady outsorcingu
* wybór nieodpowiedniej firmy
* mniejsza kontrola nad realizacją zadań
* ryzyko dzielenia się poufnymi informacjami
* wyciek danych
* brak znajomości funkcjonowania przedsiębiorstwa przez zewnętrznego wykonawcę
* dzielenie ryzyka z inną firmą10:00:00