- Od 1 lutego 2024 r. największy koncern paliwowy w Polsce przestaje wystawiać papierowe faktury VAT przy tankowaniu, przechodząc na Krajowy System e-Faktur (KSeF).
- Faktury za paliwo dla firm będą dostępne wyłącznie w systemie KSeF, co oznacza, że przedsiębiorcy muszą je samodzielnie pobierać z systemu księgowego lub aplikacji Ministerstwa Finansów.
- Do końca 2026 r. paragon z NIP do 450 zł nadal będzie traktowany jako faktura uproszczona i nie będzie trafiał do KSeF, ale od 2027 r. wszystkie faktury, nawet te drobne, trafią do systemu.
- Wprowadzenie KSeF to nowy standard dla wszystkich stacji paliw, eliminujący papierowe i PDF-owe faktury oraz wymuszający zmianę w sposobie rozliczania transakcji paliwowych
Dlaczego nie dostanę już faktury na stacji paliw?
Zmiana, która od 1 lutego zaskoczy wielu kierowców tankujących firmowe auta, nie jest wewnętrzną decyzją koncernu paliwowego. To efekt wchodzących w życie przepisów, które rewolucjonizują obieg dokumentów księgowych w całej Polsce i wymuszają na przedsiębiorcach dostosowanie się do nowej, cyfrowej rzeczywistości.
Decyzja lidera rynku paliwowego nie wynika z jego wewnętrznej polityki, lecz z przepisów, które wprowadzają obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF). Wraz z jego wejściem, faktura przestaje być fizycznym dokumentem – papierowym wydrukiem czy plikiem PDF – a staje się wyłącznie cyfrowym zapisem w centralnym, państwowym systemie. To oznacza, że pracownik na stacji nie ma już technicznej możliwości wygenerowania i wręczenia dokumentu w dotychczasowej formie. Zamiast tego usłyszymy komunikat: "faktura będzie w KSeF".
W praktyce oznacza to, że tradycyjne faktury za paliwo dla transakcji B2B (o wartości powyżej 450 zł) znikają z obiegu, a jedyną drogą do ich pozyskania staje się system KSeF. To nie wyjątek, lecz nowy standard, do którego będą musiały dostosować się wszystkie sieci stacji benzynowych. Różnice między nimi będą co najwyżej kosmetyczne i mogą dotyczyć np. komunikacji z klientem czy integracji z aplikacjami flotowymi, jednak fundamentalna zasada pozostanie taka sama dla wszystkich.
KSeF na stacjach benzynowych: co to oznacza w praktyce?
Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur oznacza fundamentalną zmianę w procesie dokumentowania zakupu paliwa. Dotychczasowy rytuał, polegający na prośbie o fakturę przy kasie i odebraniu wydruku, odchodzi do lamusa. Od teraz odpowiedzialność za pozyskanie dokumentu w całości spoczywa na przedsiębiorcy.
Faktura za paliwo nie powstaje już przy kasie, a przedsiębiorca musi ją samodzielnie pobrać z Krajowego Systemu e-Faktur za pomocą swojego programu księgowego lub dedykowanej aplikacji Ministerstwa Finansów. To kluczowa zmiana, która sprawia, że obsługa na stacji traci w tym zakresie sens. Wszystkie faktury B2B dokumentujące transakcje powyżej 450 zł będą wystawiane elektronicznie i przesyłane bezpośrednio do centralnego rejestru państwowego. Dla firm oznacza to konieczność wdrożenia odpowiednich narzędzi, które zintegrują się z KSeF i pozwolą na bieżąco zarządzać e-fakturami.
Paragon z NIP jako faktura uproszczona. Czy to trwałe rozwiązanie?
Mimo rewolucji, ustawodawca przewidział pewien "wentyl bezpieczeństwa", z którego firmy z pewnością będą masowo korzystać, szczególnie przy mniejszych i nieplanowanych tankowaniach. Chodzi o możliwość traktowania paragonu z numerem NIP nabywcy jako faktury uproszczonej. Takie rozwiązanie ma jednak swoje ograniczenia i, co najważniejsze, jest tymczasowe.
Paragon z NIP do kwoty 450 zł wciąż może pełnić rolę faktury uproszczonej, jednak jest to rozwiązanie przejściowe, które będzie obowiązywać tylko do końca 2026 roku. Dokumenty te nie trafiają do KSeF, co na razie upraszcza ich księgowanie. Należy jednak pamiętać, że od 1 stycznia 2027 roku nawet te drobne zakupy będą musiały zostać zarejestrowane w centralnym systemie. Oznacza to, że szybkie tankowanie "na trasie" za kilkaset złotych przestanie być księgowym drobiazgiem i również będzie wymagało obsługi przez KSeF. Przedsiębiorcy mają więc ograniczony czas, by w pełni dostosować swoje procesy do nowej cyfrowej rzeczywistości.
Podcasty
Playlisty tematyczne
