- KSeF będzie obowiązkowy etapami od 1 lutego 2026 r., najpierw dla dużych firm, a od 1 kwietnia dla większości.
- Najmniejsze firmy (sprzedaż do 10 tys. zł brutto miesięcznie) są czasowo zwolnione z KSeF, ale to zwolnienie można łatwo stracić.
- Wystarczy jednorazowe przekroczenie limitu 10 tys. zł (nawet o symboliczną kwotę), aby wszystkie kolejne faktury musiały być wystawiane w KSeF.
- Zwolnienie z KSeF jest tracone na stałe, co oznacza, że nawet jednorazowe, drobne zlecenie może wymusić na mikroprzedsiębiorcy stałe korzystanie z systemu
Zwolnienie z KSeF dla najmniejszych. Na czym polega pułapka?
Choć obowiązkowy Krajowy System e-Faktur (KSeF) wejdzie w życie dopiero w 2026 roku, już dziś spędza sen z powiek wielu przedsiębiorcom. Jak donosi „Rzeczpospolita”, istnieje grupa, która czuje się zwolniona z przygotowań. Chodzi o najmniejsze firmy, które dzięki czasowemu wyłączeniu liczą na uniknięcie nowego obowiązku co najmniej do końca 2026 roku. Niestety, w przepisach kryje się pułapka, która może wciągnąć je do systemu znacznie wcześniej.
Wielu najmniejszych przedsiębiorców zakłada, że obowiązkowy Krajowy System e-Faktur nie będzie ich dotyczył co najmniej do końca 2026 roku. Tymczasem przepisy wprowadzają kluczowy warunek, od którego zależy utrzymanie przywileju. Najmniejsi przedsiębiorcy mogą nadal wystawiać faktury na dotychczasowych zasadach, ale tylko pod warunkiem, że ich sprzedaż – liczona razem z VAT – nie przekroczy 10 tys. zł miesięcznie. Przekroczenie tego progu, nawet jednorazowe, niesie za sobą nieodwracalne konsekwencje.
Jak łatwo stracić zwolnienie z KSeF? Wystarczy jedna transakcja
Problem polega na tym, że utrata zwolnienia jest zaskakująco prosta i, co najważniejsze, trwała. Jak podkreśla na łamach „Rzeczpospolitej” Janusz Menkina, właściciel biura rachunkowego, „do utraty zwolnienia wystarczy jednorazowe przekroczenie limitu, nawet o symboliczną złotówkę”. To oznacza, że jedno większe zlecenie lub nieplanowany przychód w danym miesiącu może na stałe zobowiązać mikroprzedsiębiorcę do korzystania z KSeF.
Problem w tym, że to czasowe zwolnienie z KSeF można stracić bardzo łatwo – nawet przez jedną, niewielką transakcję. Co gorsza, obowiązek fakturowania w systemie pojawia się natychmiast. Jak wyjaśnia dziennik, jeśli limit zostanie przekroczony choćby jedną fakturą, to właśnie ona oraz wszystkie kolejne muszą być już wystawione w KSeF. Co więcej, zwolnienie nie wraca, nawet jeśli w następnych miesiącach sprzedaż ponownie spadnie poniżej progu 10 tys. zł. Dla wielu małych firm, które nie przygotują się na taką ewentualność, może to oznaczać poważne problemy operacyjne.
Kiedy KSeF staje się obowiązkowy? Najważniejsze terminy
Warto przypomnieć oficjalny harmonogram wdrażania systemu, aby mieć pełen obraz sytuacji. Krajowy System e-Faktur zacznie obowiązywać etapami od 1 lutego 2026 r., a już od 1 kwietnia obejmie większość firm w Polsce. Najpierw, od 1 lutego, obowiązek ten dotknie największe podmioty, czyli podatników, których wartość sprzedaży w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł. Pozostali przedsiębiorcy wejdą do systemu dwa miesiące później, 1 kwietnia 2026 r.
Opisana pułapka dotycząca limitu 10 tys. zł miesięcznie pokazuje, że nawet przedsiębiorcy liczący na czasowe wyłączenie powinni monitorować swoje przychody i być gotowi na ewentualne wdrożenie systemu wcześniej. W praktyce oznacza to, że drobne, jednorazowe zlecenie może na stałe wciągnąć mikroprzedsiębiorcę w nowy system, co wymaga wcześniejszego przygotowania. Eksperci radzą, by nie odkładać zapoznania się z działaniem KSeF na ostatnią chwilę, ponieważ przymusowe i nagłe wejście do systemu może okazać się kosztowne i problematyczne.
Polecany artykuł:
Podcasty
Playlisty tematyczne
