Nowy system kadrowy od rządu: Ułatwienie czy pułapka dla firm?

• Automatyzacja zgłoszeń do ZUS i urzędu skarbowego poprzez nową platformę rządową to kluczowy krok w stronę optymalizacji procesów w małych firmach
• Raport Grant Thornton z 2025 roku ujawnia, dlaczego transformacja cyfrowa w obszarze kadr stanowiła dotąd tak duże wyzwanie dla polskich przedsiębiorstw
• Brak możliwości importu dotychczasowych akt pracowniczych zmusza firmy do wdrożenia hybrydowego modelu zarządzania dokumentacją i wpływa na ich strategię biznesową
• Eksperci rynku wskazują, w jaki sposób darmowe narzędzia cyfrowe mogą wpłynąć na rozwój firmy i obniżyć próg wejścia w cyfryzację procesów HR
• Czy brak możliwości powrotu do papierowej dokumentacji to element zarządzania ryzykiem, który należy uwzględnić w strategii operacyjnej firmy?

Jeden klik i pracownik zgłoszony. Rząd uruchamia darmowy system kadrowy

Od 7 stycznia 2026 roku Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej wprowadziło istotne ułatwienie dla przedsiębiorców, uruchamiając na portalu Praca.gov.pl specjalny system do cyfrowego zarządzania umowami. Nowa platforma pozwala na zawieranie, modyfikowanie i rozwiązywanie umów o pracę, umów zlecenia, umów o świadczenie usług, a także umów z nianiami, całkowicie online. Cały proces, od wprowadzenia danych po złożenie podpisu, odbywa się w przeglądarce internetowej, a do potwierdzenia tożsamości wystarczy podpis kwalifikowany, zaufany lub osobisty. Największą zaletą jest jednak integracja z administracją publiczną. Po podpisaniu umowy system automatycznie przesyła niezbędne informacje do ZUS i urzędu skarbowego, zdejmując z pracodawcy obowiązek oddzielnego zgłaszania pracownika i znacznie skracając czasochłonne formalności.

Co istotne, narzędzie jest w pełni bezpłatne, jednak na obecnym etapie jego zastosowanie jest ograniczone do mniejszych podmiotów. Skorzystać z niego mogą mikroprzedsiębiorcy, którzy zatrudniają do dziewięciu osób, rolnicy oraz osoby fizyczne nieprowadzące działalności gospodarczej, na przykład rodzice zatrudniający nianię. Celem jest wsparcie tych pracodawców, którzy zazwyczaj nie posiadają rozbudowanych działów kadrowych. Aby zminimalizować ryzyko błędów i zapewnić zgodność z przepisami, platforma oferuje gotowe wzory umów oraz powiązanych z nimi dokumentów, takich jak aneksy, wypowiedzenia, świadectwa pracy czy klauzule informacyjne RODO. Daje to pewność, że przygotowana dokumentacja jest zgodna z aktualnym Kodeksem pracy.

Rewolucja z gwiazdką. Gdzie tkwią haczyki w nowym systemie kadrowym?

Choć nowa platforma to duży krok w kierunku cyfryzacji, przedsiębiorcy muszą być świadomi kilku kluczowych ograniczeń. Przede wszystkim system jest przeznaczony wyłącznie dla nowo zatrudnianych pracowników lub tych, dla których dotychczas nie prowadzono żadnej dokumentacji. Nie ma możliwości przeniesienia do niego istniejących, papierowych akt pracowniczych. W praktyce oznacza to, że wiele firm będzie musiało prowadzić dokumentację w sposób hybrydowy, czyli papierowo dla obecnej załogi i cyfrowo dla nowych osób. Co więcej, decyzja o skorzystaniu z platformy jest ostateczna. Raz założona elektroniczna teczka pracownika musi być prowadzona w systemie aż do końca zatrudnienia, bez opcji powrotu do papieru. Taka sztywność może być barierą dla firm obawiających się ewentualnych problemów technicznych.

Obawy te wpisują się w szerszy problem niskiego poziomu cyfryzacji w polskich kadrach. Jak wynika z raportu Grant Thornton z pierwszego kwartału 2025 roku, zaledwie 12,6% firm korzystało z elektronicznych teczek pracowniczych, mimo że przepisy pozwalały na to od prawie sześciu lat. Za główną przeszkodę uznawano złożoność wdrożenia. Nowa, darmowa platforma rządowa jest bezpośrednią odpowiedzią na te wyzwania, ale jej sukces będzie zależał od tego, czy uda się przekonać do niej przedsiębiorców. Ministerstwo podkreśla, że ponad trzyletni okres prac nad systemem świadczy o długofalowym zaangażowaniu, a obecna wersja to dopiero początek. W przyszłości planowane jest dodanie obsługi kolejnych rodzajów umów i być może udostępnienie narzędzia także większym firmom.