Polacy "sensownie" pracują trzy dni. Co robią przez pozostałe dwa dni?

• W Polsce zaledwie 21% firm jest zaawansowanych cyfrowo, co utrudnia wdrożenie 4-dniowego tygodnia pracy, pomimo rosnącej produktywności i chęci pracowników
• Aż 40% czasu pracy w polskich firmach pochłaniają powtarzalne czynności administracyjne, co generuje ukryte koszty i obniża efektywność. Automatyzacja procesów, zwłaszcza w HR, jest kluczowa dla sukcesu skrócenia czasu pracy, pozwalając zaoszczędzić nawet 30 godzin miesięcznie na pracownika
• Bez radykalnej cyfryzacji, dyskusja o 4-dniowym tygodniu pracy w Polsce pozostanie jedynie "myśleniem życzeniowym", a firmy nie będą w stanie pogodzić oczekiwań pracowników z rentownością.

Polski paradoks: chcemy pracować krócej, ale tkwimy w epoce Excela

Debata na temat skrócenia czasu pracy w Polsce nabiera tempa. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej analizuje możliwość zmniejszenia rocznego wymiaru pracy o 20 proc., a pilotażowy program testujący różne modele krótszego tygodnia objął już ponad 5 tys. pracowników. Z badań wynika, że aż 61 proc. Polaków wierzy, że taka zmiana podniosłaby ich satysfakcję z pracy. Jest jednak jeden, fundamentalny problem.

Mimo że produktywność polskich pracowników wzrosła w ostatnich latach o niemal 10 proc., a my sami należymy do najbardziej zapracowanych narodów w Europie, to pod względem cyfryzacji biznesu zajmujemy odległe, 21. miejsce w Unii Europejskiej. Tylko 21 proc. polskich przedsiębiorstw może pochwalić się wysokim poziomem wdrożenia nowych technologii. To tworzy niebezpieczny dysonans między aspiracjami a możliwościami.

„Mamy ambicje na miarę Doliny Krzemowej, a narzędzia zarządzania z epoki rewolucji przemysłowej. Polacy chcą pracować 4 dni w tygodniu, co jest naturalnym trendem w Europie, ale polskie firmy wciąż próbują tym zarządzać za pomocą Excela i papierowych wniosków” – mówi wprost Tomasz Wykowski, Country Manager Poland w Factorial. „Matematyka jest tu bezlitosna – nie da się obciąć 20 proc. czasu pracy ustawą i oczekiwać, że biznes to przetrwa bez szwanku, jeśli wcześniej nie zautomatyzujemy procesów” – dodaje.

Gdzie ucieka czas w firmach? Ukryty koszt biurokracji i zbędnych spotkań

Główną obawą pracodawców jest spadek efektywności. Tymczasem dane pokazują, że największym wrogiem produktywności nie jest krótszy czas pracy, a jego fatalna organizacja. Analizy wskazują, że na mało wartościowe zadania, takie jak drobne poprawki, nieefektywne spotkania czy nadmierna biurokracja, każdy pracownik traci dziennie od 1,5 do nawet 2 godzin. W skali tygodnia to niemal cały dodatkowy dzień pracy.

W Polsce niemal 40 proc. czasu pracy pochłaniają powtarzalne czynności administracyjne. To gigantyczny, ukryty koszt, który obciąża zarówno firmy, jak i pracowników. „Czas marnowany na rutynową administrację to największy ukryty podatek, jaki płacą dziś polscy przedsiębiorcy i pracownicy. Ekscytujemy się debatą o 4-dniowym tygodniu pracy, a prawda jest taka, że w wielu polskich firmach pracownicy już teraz wykonują sensowną pracę tylko przez 3 dni, a pozostałe 2 dni tracą na wypełnianie tabelek, raportowanie i walkę z biurokracją” – ocenia Tomasz Wykowski. „Jesteśmy rzekomo jednym z najbardziej zapracowanych narodów w Europie, ale musimy zadać sobie pytanie: czy jesteśmy naprawdę aż tak pracowici, czy po prostu fatalnie zorganizowani cyfrowo?”.

Problemem jest też sama ewidencja czasu pracy. Prawie połowa pracowników wskazuje, że ręczne wpisywanie godzin jest jednym z najbardziej czasochłonnych obowiązków administracyjnych.

Jak technologia może uratować 4-dniowy tydzień pracy?

Eksperci są zgodni: bez radykalnej cyfryzacji skrócenie tygodnia pracy może doprowadzić wiele firm do problemów operacyjnych. Jeśli pracownik ma mieć wolne w piątek, to jego obowiązki z tego dnia musi przejąć technologia, która usprawni pracę od poniedziałku do czwartku. To już nie kwestia wyboru, a biznesowej konieczności.

Rozwiązaniem jest automatyzacja. Nowoczesne platformy do zarządzania procesami HR, takie jak Factorial, pozwalają zautomatyzować ewidencję czasu pracy, zarządzanie urlopami, delegacjami czy dokumentami. Firma szacuje, że dzięki temu można zaoszczędzić ponad 30 godzin pracy miesięcznie, które do tej pory były przeznaczane na ręczne wykonywanie tych zadań. Co więcej, aż 31 proc. firm, które zdecydowały się na automatyzację, odnotowało wzrost zwrotu z inwestycji (ROI) w ciągu zaledwie sześciu miesięcy.

„Uwolnienie tych dwóch godzin dziennie dzięki automatyzacji to jedyny sposób, by pogodzić oczekiwania pracowników dotyczące work-life balance z wymogami utrzymania rentowności biznesu i wprowadzić skuteczne skrócenie czasu pracy” – podsumowuje Wykowski.

Nowoczesne narzędzia oferują też rozwiązania biometryczne (logowanie za pomocą odcisku palca czy skanu twarzy), które nie tylko przyspieszają pracę, ale też eliminują problem tzw. „buddy punchingu”, czyli odbijania kart za nieobecnych kolegów. Wdrożenie technologii staje się więc fundamentem, bez którego dyskusja o 4-dniowym tygodniu pracy pozostanie jedynie myśleniem życzeniowym.