Polaku, pilnuj pieniędzy na swoją emeryturę

Jeśli firma, w której pracowałeś, już nie istnieje, trzeba zacząć od ustalenia, co się z nią stało - została zlikwidowana, przekształcona, a może sprywatyzowana. Twoje poszukiwania będą zależały od formy własności byłego zakładu pracy, rodzaju organu nadrzędnego lub założycielskiego oraz od tego, w jaki sposób zakład uległ likwidacji.

Składając wniosek o udostępnienie dokumentacji osobowej i płacowej lub o wskazanie miejsca przechowywania dokumentacji z twojego zlikwidowanego zakładu pracy, podaj pełną nazwę zakładu oraz jego adres. Bardzo wiele z nich nosiło identyczne nazwy, więc jedynie pełne dane adresowe pozwalają je zidentyfikować.

Akta osobowe pracowników były przechowywane przez 50 lat, licząc od daty rozwiązania umowy o pracę. Inaczej traktowane były akta płacowe - aż do roku 2002 mogły być niszczone po upływie 12 lat, liczonych od daty wytworzenia tej dokumentacji. Od 2002 r. okres ich przechowywania został wydłużony do lat 50. To oznacza, że nawet istniejące obecnie firmy mogą nie posiadać dokumentacji płacowej z okresu 1960-1990. W takiej sytuacji możesz tylko liczyć na wpisy miesięcznych zarobków w książeczce ubezpieczeniowej albo zapisy w umowie o pracę lub w świadectwie pracy miesięcznej kwoty zarobku (zapisy podające stawkę godzinową nie są uwzględniane, bo nie wiadomo, ile godzin w miesiącu pracownik przepracował).

Jeżeli pracowałeś w firmie państwowej

- gdy miała następcę prawnego, powinieneś zwrócić się o wydanie odpowiednich dokumentów do następcy zlikwidowanego zakładu. Następcami mogą być np. przedsiębiorstwa państwowe powstałe w wyniku zmian organizacyjnych, spółki prawa cywilnego lub handlowego, które powstały po sprywatyzowaniu przedsiębiorstwa państwowego i przejęły majątek oraz akta zlikwidowanego lub przekształconego przedsiębiorstwa;

- gdy nie miała następcy - dokumenty powinny być przekazane organowi założycielskiemu lub nadrzędnemu (najczęściej był nim wojewoda lub minister) i należy się zwracać do archiwów istniejących przy tych urzędach.

Jeżeli twoim pracodawcą była spółdzielnia

- gdy spółdzielnia została zlikwidowana lub przekształcona - jej likwidator powinien przekazać dokumentację związkowi rewizyjnemu, w którym spółdzielnia była wcześniej zrzeszona, albo Krajowej Radzie Spółdzielczej.

Jeżeli pracowałeś w spółce prawa cywilnego i handlowego

- szukaj pomocy u jej likwidatora lub syndyka masy upadłościowej. Spółki miały obowiązek same zabezpieczyć dokumentację pracowniczą - niektóre z nich przekazały akta firmom zajmującym się odpłatnym ich przechowywaniem. Pewne wskazówki dotyczące miejsc przechowywania dokumentacji można uzyskać w wydziałach rejestrowych sądów gospodarczych lub w ZUS.

Jeżeli pracowałeś w firmie prywatnej

- dokumentacja pracownicza może być w archiwach państwowych lub prywatnych firmach przechowalniczych. Niekiedy przechowują ją byli właściciele danej firmy.

Jeśli szukasz dokumentów potwierdzających twoją służbę wojskową, a nie masz wpisu w książeczce wojskowej

- zgłoś się do właściwej terytorialnie wojskowej komendy uzupełnień (WKU, dawniej WKR). Teczki osobowe żołnierzy zawodowych (podoficerów i oficerów do stopnia podpułkownika) przesyłane są z jednostek wojskowych do WKU właściwej ze względu na miejsce zameldowania danej osoby. W momencie przeniesienia jej do rezerwy, w stan spoczynku albo w razie śmierci akta trafiają do właściwego terytorialnie archiwum wojskowego.

Zwróć się do:

- Archiwum Wojskowe, 56-400 Oleśnica, ul. Wileńska 14, tel. 71 766 57 77, 71 766 57 55, 71 766 57 60. Archiwum to przechowuje akta osobowe ze zlikwidowanych jednostek wojskowych;

- Archiwum Wojskowe, 87-100 Toruń, ul. Chłopickiego 1/7, tel. 56 653 29 00, archiwum to przechowuje akta osobowe z istniejących jednostek wojskowych.

Pomoże ZUS

wejdź na stronę www.zus.pl - znajdziesz tu wykaz zlikwidowanych i przekształconych zakładów pracy zawierający informacje o miejscu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej pracowników tych zakładów;

odwiedź osobiście oddział lub inspektorat ZUS;

jeśli pracowałeś na własny rachunek lub w firmie zatrudniającej do 20 pracowników, ZUS na podstawie własnej dokumentacji (imiennych deklaracji i imiennego rozliczania składek) potwierdzi twój staż ubezpieczeniowy i osiągane zarobki.

Szukaj w archiwach

zadzwoń do punktu konsultacyjno-informacyjnego Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku - 22 635 68 22.

Archiwum Dokumentacji Osobowej i Płacowej w Milanówku przechowuje wyłącznie dokumentację pochodzącą ze zlikwidowanych zakładów pracy, przejętą od upadłych pracodawców i przechowawców. Dlatego jeśli poszukujesz swojej dokumentacji, najpierw sprawdź, czy twój zakład pracy istnieje. Jeśli tak, wszystkie potrzebne dokumenty otrzymasz bezpłatnie od pracodawcy. Jeśli zakład się sprywatyzował, przekształcił, ale nadal istnieje, zwróć się do kadr, obecny pracodawca jako następca prawny wyda ci dokumenty. Jeśli zakład jest w trakcie likwidacji, także syndyk lub likwidator mają obowiązek wydać dokumenty. Pracodawca oraz następca prawny, syndyk lub likwidator mają prawo wystawić byłemu pracownikowi dokumenty, których brakuje w jego aktach osobowych, takie jak: druk RP7, zaświadczenie o pracy w warunkach szkodliwych dla zdrowia, może też poprawić ewidentne pomyłki lub literówki występujące w imionach, nazwiskach, datach. Archiwum podobnie jak inni przechowawcy może jedynie wydać kopie z dokumentów znajdujących się w aktach osobowych i płacowych, nie może wystawiać nowych dokumentów ani korygować błędów;

sprawdź na stronie internetowej - https;/ewidencja.apdop.gov.pl/miejsca.php. Znajdziesz tu największą w Polsce internetową bazę danych o miejscach przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej (ponad 29 tys. miejsc przechowywania dokumentacji zlikwidowanych firm oraz adresy 1678 instytucji i firm, które przechowują taką dokumentację);

zwróć się o pomoc w uzyskaniu informacji o miejscu przechowywania dokumentacji do właściwego terytorialnie archiwum państwowego.