- Krajowy System e-Faktur (KSeF) stanie się obowiązkowy dla większości przedsiębiorców w Polsce.
- Logowanie do KSeF wymaga uwierzytelnienia za pomocą profilu zaufanego, podpisu kwalifikowanego lub pieczęci kwalifikowanej.
- Proces logowania różni się w zależności od formy prawnej prowadzonej działalności (JDG vs. spółka).
Logowanie się do KSeF. Niedługo będzie dotyczyło to większości przedsiębiorców
Krajowy System e-Faktur służy wystawianiu, wysyłaniu i odbieraniu faktur. Zgodnie z harmonogramem KSeF jest obowiązkowy od 1 lutego 2026 dla dużych podatników (obrót powyżej 200 mln zł w 2024 roku), a od 1 kwietnia wszyscy pozostali płatnicy podatku VAT, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze i spółki. Od 2027 roku z KSeF będą musieli korzystać mikroprzedsiębiorcy z miesięcznymi obrotami do 10 tys. zł brutto.
W związku, że do wprowadzenia KSeF trzeba przygotować się zawczasu, wielu przedsiębiorców, już teraz zaczyna go wdrażać, mimo tego, że będzie ich obowiązywał od kwietnia.
Logowanie się do KSeF, oraz tokeny autoryzacyjne
Do KSeF możemy zalogować się przez aplikację podatnika pod adresem ap.ksef.mf.gov.pl. Nie logujemy się przez login i hasło, zamiast tego mamy takie możliwości jak:
- Profil zaufany
- Podpis kwalifikowany
- Pieczęć kwalifikowana
Od 1 kwietnia 2026 roku będzie możliwość uwierzytelniania się za pośrednictwem login.gov.pl i przez e-Dowód osobisty.
Do tego są tokeny i certyfikaty KSeF wykorzystany do uwierzytelniania i nadawania uprawnień. Tokeny generujemy przez zalogowanie się do aplikacji, a następnie wygenerowanie tokenu w zakładce "tokeny".
Jak się zalogować do KSeF jako jednoosobowa działalność gospodarcza, lub osoba fizyczna?
Do KSeF logujemy się poprzez wprowadzenie numeru NIP na stronie Aplikacji Podatnika KSeF. Następnie wybieramy opcję "uwierzytelnij" i logujemy się profilem zaufanym. Później zostaniemy przekierowani do serwisu login.gov.pl.
Jak osoba fizyczna/JDG będziemy mieli domyślnie ustawione uprawnienia właścicielskie.
Jak zalogować się do KSeF jako spółka?
Dostęp do KSeF w przypadku spółek (np. z o.o. czy jawnych) zależy od danych ujawnionych w rejestrach publicznych i sposobach reprezentacji. Jeśli podmiot, który korzysta z KSeF nie ma pieczęci kwalifikowanej i reprezentant nie może zalogować się podpisem kwalifikowanym, należy wcześniej złożyć w urzędzie skarbowym formularz ZAW-FA w celu nadania uprawnień osobie fizycznej.
W Aplikacji Podatnika KSeF musimy wprowadzić numer NIP, a następnie wybrać metodę uwierzytelniania. W przypadku spółek rekomendowana jest pieczęć kwalifikowana. Druga opcja to podpis kwalifikowany zgodny z wytycznymi Ministerstwa Finansów dotyczącymi danych w certyfikacie i nadawania uprawnień.
Następnie należy uruchomić oprogramowanie dostawcy podpisu, lub pieczęci kwalifikowanej i zatwierdzić żądanie autoryzacji w systemie KSeF.
Podcasty
Playlisty tematyczne
