- Krajowy System e-Faktur (KSeF) to obowiązkowy, rządowy system do wystawiania i odbierania faktur elektronicznych, który docelowo zastąpi papierowe dokumenty.
- System KSeF ma zwiększyć pewność obrotu gospodarczego, wzmocnić uczciwą konkurencję oraz skuteczniej zwalczać nadużycia w podatku VAT.
- Najwięksi podatnicy rozpoczną obowiązkowe wystawianie faktur w KSeF od 1 lutego 2026 r., a mniejsze firmy (sprzedaż brutto powyżej 10 tys. zł miesięcznie) od 1 kwietnia 2026 r.
- Wielu przedsiębiorców zetknie się z KSeF już od 1 lutego 2026 r., ponieważ będą musieli odbierać faktury wystawione przez największe podmioty w tym systemie
Kto i kiedy musi zacząć korzystać z KSeF?
Krajowy System e-Faktur (KSeF) to rewolucja w sposobie dokumentowania transakcji gospodarczych w Polsce. Docelowo oznacza to całkowite odejście od faktur w formie papierowej czy przesyłanych e-mailem. Każda faktura będzie musiała zostać wystawiona i odebrana za pośrednictwem centralnego, rządowego systemu informatycznego. W praktyce będzie to przypominać bezpieczną, państwową skrzynkę do korespondencji biznesowej, w której przedsiębiorcy znajdą wszystkie swoje dokumenty sprzedażowe i zakupowe.
Ministerstwo Finansów zdecydowało o stopniowym wdrażaniu obowiązku korzystania z systemu, aby dać firmom czas na dostosowanie się do nowych regulacji. Harmonogram wejścia w życie obowiązkowego KSeF został podzielony na kilka etapów, uzależnionych od wielkości i skali działalności podatnika.
Kluczowe terminy, które każdy przedsiębiorca powinien znać, to:
- od 1 lutego 2026 r. – obowiązek wystawiania faktur w KSeF obejmie największych podatników, których wartość sprzedaży brutto w poprzednim roku przekroczyła 200 mln zł.
- od 1 kwietnia 2026 r. – do systemu dołączą pozostali przedsiębiorcy, w tym jednoosobowe działalności gospodarcze, którzy są czynnymi podatnikami VAT.
Z obowiązku wystawiania faktur w KSeF do końca 2026 r. będą wyłączeni podatnicy, którzy wystawiają faktury na kwotę nieprzekraczającą 10 tys. zł brutto miesięcznie. Jest to ukłon w stronę najmniejszych firm, jednak nie oznacza to, że ominą ich zmiany związane z cyfryzacją.
Odbieranie faktur w KSeF. Dlaczego to ważne już od lutego?
Najważniejszą informacją, która może umknąć wielu mniejszym firmom, jest fakt, że etapowe wdrażanie dotyczy wyłącznie obowiązku wystawiania faktur. Natomiast ich odbieranie w systemie stanie się standardem znacznie szybciej. W praktyce oznacza to, że każdy przedsiębiorca, nawet ten prowadzący jednoosobową działalność, musi być gotowy na KSeF już od samego początku.
Dlaczego? Ponieważ najwięksi gracze na rynku, tacy jak firmy telekomunikacyjne, dostawcy mediów czy koncerny paliwowe, zaczną wystawiać faktury wyłącznie w KSeF już od 1 lutego 2026 roku. Oznacza to, że nawet najmniejszy przedsiębiorca będzie miał obowiązek odebrać fakturę od dużego dostawcy, która będzie czekać na niego w systemie KSeF już od 1 lutego 2026 r. Zniknie więc możliwość otrzymania dokumentu mailem lub w formie papierowej od tych podmiotów.
Po co rząd wprowadza Krajowy System e-Faktur?
Według resortu finansów wprowadzenie KSeF to kolejny, kluczowy krok na drodze do pełnej cyfryzacji rozliczeń podatkowych. System ma przynieść korzyści zarówno dla administracji skarbowej, jak i dla samych przedsiębiorców. Dla firm oznacza to przede wszystkim przyspieszenie obiegu dokumentów w gospodarce i, co za tym idzie, skrócenie czasu oczekiwania na zwrot podatku VAT. Dodatkowo zniknie uciążliwy obowiązek archiwizowania faktur przez pięć lat, ponieważ wszystkie będą bezpiecznie przechowywane na serwerach państwowych.
Dla Skarbu Państwa jest to potężne narzędzie uszczelniające system podatkowy. Jak zapewnia Ministerstwo Finansów, KSeF ma pozwolić także skuteczniej walczyć z nadużyciami w podatku VAT, takimi jak wyłudzenia za pomocą "pustych faktur" czy karuzele VAT. Dzięki dostępowi do danych w czasie rzeczywistym urzędnicy będą mogli szybciej wykrywać nieprawidłowości i wspierać uczciwą konkurencję.
Polecany artykuł:
Podcasty
Playlisty tematyczne
