- Analiza danych ZUS ujawnia, że transformacja cyfrowa procesów weryfikacyjnych jest przyczyną odrzucenia co piątego wniosku o zaliczenie stażu pracy
- Wsteczne przeliczenie stażu pracy pracowników generuje natychmiastowe obciążenia budżetowe, co stanowi kluczowy element w strategii zarządzania ryzykiem finansowym firmy
- Eksperci rynku pracy wskazują, że skuteczna strategia udokumentowania przeszłości zawodowej wymaga od pracownika samodzielnego zebrania dowodów w celu optymalizacji jego praw
- Prawidłowe udokumentowanie pracy na umowach cywilnoprawnych bezpośrednio zwiększa wymiar urlopu i dodatek stażowy, co stanowi wymierny zwrot z inwestycji włożonej w cały proces
- Czy rygorystyczne podejście działów kadr do dokumentacji to efektywne zarządzanie ryzykiem, czy raczej bariera hamująca optymalizację procesów kadrowych w organizacji?
Cyfrowa pułapka ZUS. Jak udowodnić staż, gdy system mówi "nie"?
Nowe przepisy, które pozwalają wliczyć do stażu pracy okresy zatrudnienia na umowach cywilnoprawnych, w praktyce okazały się problematyczne dla wielu Polaków. Jak podał 26 stycznia 2026 roku Zakład Ubezpieczeń Społecznych, na blisko 230 tysięcy rozpatrzonych wniosków o potwierdzenie stażu pracy, aż 49 569 zakończyło się odmową. Oznacza to, że niemal co piąta osoba starająca się o zaświadczenie odchodzi z kwitkiem. Główne przyczyny to błędy formalne. Często problem dotyczy studentów do 26. roku życia, którzy pracowali na umowach zlecenia nieobjętych obowiązkowymi składkami, przez co ich zatrudnienie nie zostało odnotowane w systemie ZUS. Inne powody to sytuacje, gdy okresy ubezpieczenia nakładały się na siebie, na przykład podczas jednoczesnej pracy na etacie i umowie zleceniu, a także błędy w dokumentacji po stronie samego Zakładu.
Cały proces ubiegania się o zaświadczenie odbywa się online przez platformę eZUS, a urzędnicy mają siedem dni na wydanie decyzji. Kluczowe jest jednak to, że ZUS opiera się wyłącznie na danych, które już posiada w swoim systemie. Jeśli w rejestrach brakuje informacji o danym okresie zatrudnienia, wniosek jest automatycznie odrzucany. Nie jest to jednak sytuacja bez wyjścia. Po otrzymaniu odmowy pracownik może uruchomić postępowanie wyjaśniające. W praktyce oznacza to konieczność samodzielnego udowodnienia swojego stażu pracy poprzez dostarczenie dokumentów, takich jak kopie umów, rachunków czy bankowych potwierdzeń przelewów wynagrodzenia. Dowody te można złożyć elektronicznie, wysłać pocztą lub zanieść osobiście do placówki ZUS.
Gra o 26 dni urlopu i wyższą pensję. Kto zapłaci ten rachunek?
Gra toczy się o realne korzyści. Pomyślne udokumentowanie dodatkowych lat pracy, na przykład z okresu prowadzenia własnej firmy czy pracy na umowach zlecenia, bezpośrednio wpływa na uprawnienia pracownicze. Najważniejszym z nich jest wydłużenie wymiaru urlopu wypoczynkowego z 20 do 26 dni, co następuje po osiągnięciu 10-letniego stażu pracy. Dłuższy staż to również potencjalnie dłuższy okres wypowiedzenia umowy oraz prawo do urlopu wychowawczego. Pracownicy muszą jednak pamiętać o terminach. W sektorze publicznym czas na uzupełnienie dokumentacji mija 31 grudnia 2027 roku, natomiast w firmach prywatnych ostateczny termin to 30 kwietnia 2028 roku. Po tych datach nieudokumentowane okresy nie będą już mogły zostać doliczone do stażu pracy.
Nowe regulacje to także poważne wyzwanie dla pracodawców. Działy kadr, zwłaszcza w urzędach i jednostkach budżetowych, obawiają się odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Ten lęk przed zarzutem o niegospodarność sprawia, że często podchodzą do sprawy bardzo rygorystycznie i jako dowód akceptują wyłącznie oficjalne zaświadczenia z ZUS. Tymczasem Zakład podkreśla, że wydruki z systemu eZUS mają pełną moc prawną. Wsteczne przeliczenie stażu pracy rodzi też natychmiastowe skutki finansowe. Pracodawca musi bowiem wypłacić pracownikowi zaległe świadczenia, na przykład wyrównanie dodatku stażowego, który może wzrosnąć z 5% nawet do 20% pensji. Podobnie jest z nagrodami jubileuszowymi, co dla wielu firm i instytucji oznacza nagłe i niespodziewane obciążenie budżetu.
Podcasty
Playlisty tematyczne
