ABC dokumentacji zasiłków

Weszło w życie nowe rozporządzenie ministra pracy i polityki społecznej dotyczące wymaganych przez ZUS zaświadczeń, na podstawie których są przyznawane i wypłacane zasiłki z ubezpieczenia społecznego.

Zmiany wprowadzono między innymi po to, aby dostosować przepisy do zmian w kodeksie pracy, takich jak dodatkowy urlop macierzyński, urlop ojcowski i dodatkowy urlop adopcyjny. Zmiany zawarte w najnowszym rozporządzeniu dotyczą zasiłków w razie choroby i macierzyństwa, czyli:

zasiłku chorobowego,

zasiłku wyrównawczego,

zasiłku macierzyńskiego,

zasiłku opiekuńczego,

zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego,

świadczenia rehabilitacyjnego.

Obowiązują nowe druki stanowiące podstawę wypłat świadczeń chorobowych. Zmiany dotyczą również dokumentowania niektórych zasiłków. Poza tym przestają obowiązywać: karty zasiłkowe, asygnaty zastępcze, listy płatnicze zasiłków.

Zmiany dla biznesu

Dla osób, które prowadzą własną pozarolniczą działalność gospodarczą, oraz osób z nimi współpracujących wprowadzono nowy, prostszy druk ZUS Z-3b, stosowany w razie ubiegania się o świadczenia z tytułu choroby i świadczenia z tytułu macierzyństwa. Druk ten zaczął obowiązywać od 9 maja 2012 roku.

UWAGA: Do 31 grudnia 2012 roku nadal można korzystać ze starych druków stosowanych dotychczas, czyli np. z formularza ZUS Z-3a.

Zasiłek chorobowy

W myśl nowych przepisów:

ZUS wypłaca zasiłek chorobowy ubezpieczonemu prowadzącemu pozarolniczą działalność i ubezpieczonemu z nim współpracującemu na podstawie dowodu, jakim jest zaświadczenie płatnika składek wystawione na druku ZUS Z-3b. Jest to druk, na którym w porównaniu z drukami obowiązującymi poprzednio (ZUS Z-3 i ZUS Z-3a) wymagane jest podanie mniejszej liczby informacji.

Przyznanie i wypłata świadczenia chorobowego po ustaniu tytułu ubezpieczenia odbywa się jedynie na podstawie oświadczenia złożonego na druku ZUS Z-10. Wcześniej ubiegający się o zasiłek chorobowy po ustaniu tytułu ubezpieczenia (czyli np. po stracie pracy) musiał poza oświadczeniem na druku ZUS Z-10 składać dodatkowo zaświadczenie płatnika składek ZUS Z-3.

Ubiegający się o zasiłek chorobowy za okres niezdolności do pracy orzeczonej za granicą nie mają już obowiązku tłumaczenia na język polski zaświadczeń zagranicznych zakładów leczniczych lub zagranicznych lekarzy, o ile zaświadczenia zostały wystawione na terytorium państw stron umów międzynarodowych w zakresie zabezpieczenia społecznego, których stroną jest Polska.

Świadczenie rehabilitacyjne

W przypadku ubiegania się o świadczenie rehabilitacyjne, oprócz oświadczenia składanego na druku ZUS Np-7, konieczne jest złożenie zaświadczenia o stanie zdrowia wystawionego przez lekarza leczącego i wywiadu zawodowego z miejsca pracy (wywiad nie dotyczy przypadków niezdolności do pracy po ustaniu ubezpieczenia i przypadków osób prowadzących pozarolniczą działalność).

Jeśli niezdolność do pracy powstała wskutek wypadku przy pracy, składa się protokół ustalenia okoliczności i przyczyn wypadku przy pracy lub kartę wypadku.

W przypadku choroby zawodowej składa się decyzję o stwierdzeniu choroby zawodowej wydaną przez inspektora sanitarnego.

Zasiłek macierzyński, urlop macierzyński

W myśl nowych przepisów:

W przypadku urlopu macierzyńskiego za okres po porodzie dowodem do przyznania i wypłaty zasiłku może być (jak dotychczas) skrócony odpis aktu urodzenia dziecka, ale również kopia tego odpisu potwierdzona przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem.

W przypadku urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego dowodem do przyznania i wypłaty zasiłku macierzyńskiego może być (jak dotąd) prawomocne orzeczenie sądu opiekuńczego o umieszczeniu dziecka w rodzinie zastępczej, jak również umowa cywilnoprawna zawarta pomiędzy rodziną zastępczą a starostą.

W przypadku zasiłku macierzyńskiego przysługującego w razie rozwiązania z pracownicą stosunku pracy w okresie ciąży zamiast zaświadczenia powiatowego urzędu pracy o braku propozycji innego zatrudnienia wymagane jest oświadczenie ubezpieczonej, że nie zapewniono jej innego zatrudnienia.

Jeśli chodzi o zasiłek macierzyński z tytułu dodatkowego urlopu macierzyńskiego i dodatkowego urlopu na warunkach urlopu macierzyńskiego, podstawą do jego przyznania i wypłaty są w przypadku pracownika zaświadczenia pracodawcy o:

- okresie udzielonego urlopu,

- okresie i wymiarze czasu pracy wykonywanej w czasie urlopu.

Jeśli chodzi o zasiłek macierzyński przysługujący za okres urlopu ojcowskiego, podstawą do jego przyznania i wypłaty są:

- skrócony odpis aktu urodzenia dziecka lub prawomocne postanowienie sądu o przysposobieniu dziecka, ewentualnie kopie tych dokumentów potwierdzone przez płatnika zasiłku za zgodność z oryginałem,

- oświadczenie ubezpieczonego, że nie pobrał z innego tytułu zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego,

- wniosek ubezpieczonego o wypłatę zasiłku macierzyńskiego za okres urlopu ojcowskiego.

W przypadku zasiłku macierzyńskiego oraz opiekuńczego w sytuacji, kiedy rodzice dziecka dzielą się urlopem macierzyńskim (ponieważ pracownica wymaga opieki szpitalnej, jej stan zdrowia uniemożliwia sprawowanie osobistej opieki nad dzieckiem), podstawą przerwania wypłaty zasiłku macierzyńskiego ubezpieczonej matce dziecka są:

- zaświadczenie o terminie przyjęcia ubezpieczonej matki dziecka do szpitala wystawione przez szpital, ewentualnie kopia takiego zaświadczenia potwierdzona przez płatnika zasiłków za zgodność z oryginałem,

- oświadczenie ubezpieczonej, od kiedy z uprawnień do zasiłku macierzyńskiego będzie korzystał ubezpieczony ojciec dziecka,

- zaświadczenie pracodawcy o terminie zaprzestania korzystania z urlopu macierzyńskiego (w przypadku gdy zasiłek macierzyński jest wypłacany pracownicy przez ZUS).

Uwaga: Szczegóły dotyczące dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków znajdują się w rozporządzeniu ministra pracy i polityki społecznej z 2 kwietnia 2012 r. w sprawie określenia dowodów stanowiących podstawę przyznania i wypłaty zasiłków z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. z 2011 r. nr 87, poz. 494).