Ta forma regulowania należności jest coraz chętniej akceptowana w biznesie. Warto dowiedzieć się, jakie korzyści wynikają z wystawiania faktur w postaci elektronicznej.
Od 2013 r. obowiązują przepisy, dzięki którym faktury elektroniczne są tak samo ważnym dokumentem jak ich papierowe odpowiedniki. Od tradycyjnych różni je tylko sposób dostarczania oraz możliwość przechowywania w wersji elektronicznej na e-Platformie.
Oszczędność czasu, miejsca i pieniędzy
Fakturowanie elektroniczne - jak wynika z badań przeprowadzonych w krajach Unii Europejskiej - jest o około 80 proc. tańsze od tradycyjnego. Wystawiając faktury w papierowej formie, ponosimy koszty ich wysyłania. Faktury elektroniczne to zdecydowanie oszczędniejsze rozwiązanie, bo nie trzeba ich drukować i wysyłać tradycyjną pocztą. Zamiast papieru, koperty i znaczka, tuszu do drukarek czy innych materiałów biurowych, wystarcza e-mail z odpowiednim załącznikiem. Łatwiejsze i tańsze jest też archiwizowanie e-faktur.
Koszty przechowywania na dysku są bowiem znacznie niższe niż magazynowania ich papierowych odpowiedników. Wiąże się to też z oszczędnością miejsca. Faktury powinniśmy przechowywać przez 5 lat, co oznacza, że nawet w przypadku małej firmy w ciągu kilku lat liczba faktur może sięgać kilku tysięcy dokumentów, które trzeba gdzieś umieścić. Papierowe faktury zabierają powierzchnię biurową, trzeba je wyszukiwać w stosach segregatorów i teczek, podczas gdy e-faktury zajmują jedynie miejsce na dysku. Co więcej, mamy do nich dostęp z każdego miejsca, w każdej chwili.
Czytaj koniecznie: Własny biznes w prywatnym mieszkaniu
Większa płynność finansowa
Wystawiając e-faktury, możemy nie tylko zaoszczędzić na opłatach pocztowych, papierze czy tuszu do drukarek, ale też zużywamy na to mniej czasu, a dokument szybciej dociera do odbiorcy (zamiast po kilku dniach, po kilku sekundach). W dodatku, korzystając z odpowiedniej aplikacji online, fakturę możemy wystawić jeszcze w trakcie spotkania z klientem czy kontrahentem, od razu ją przesłać, a on może ją odebrać w każdym miejscu, w którym jest dostęp do Internetu. Do tego dochodzi kwestia bezpieczeństwa - papierowe dokumenty łatwo można zgubić, zniszczyć lub mogą zaginąć po drodze, natomiast fakturom elektronicznym zapisanym np. w chmurze to nie grozi. Nie musimy się też obawiać, że dokument nie dotrze na czas do kontrahenta. A wszystko to ma wpływ na płynność finansową naszej firmy - wystawiając faktury elektroniczne zmniejszamy ryzyko przeterminowania i powstania zatorów płatniczych.
Rozwiązanie ekologiczne
Rezygnując z tradycyjnych faktur papierowych, dbamy o ochronę środowiska. Rocznie w Polsce wystawianych jest około 1,5 mld faktur, co wiąże się z wycięciem 255 tys. drzew, nie wspominając nawet o zużywanej przy okazji energii czy wodzie. To nie wszystkie zalety wynikające ze stosowania faktur elektronicznych. Dla przedsiębiorcy nie mniej ważne jest, że stosowanie rozwiązań przyjaznych środowisku, takich jak zamiana faktur papierowych na e-faktury, przyczynia się do poprawy wizerunku firmy, a przez to podnosi jej wartość w oczach kontrahentów.
Elektroniczna jak papierowa
E-faktura pod względem prawnym jest tak samo traktowana jak faktura tradycyjna. Za pomocą e-faktury tak samo rozliczymy się z fiskusem jak w przypadku faktury w formie papierowej, a w razie kontroli skarbowej wystarczy, że zapewnimy dostęp online do faktur. Pamiętajmy, że faktur elektronicznych nie trzeba drukować!
Nie musimy także uzyskiwać zgody klienta czy kontrahenta na przesyłanie e-faktur. Wystarczy tu bowiem tzw. zgoda domniemana. Nie oznacza to, że zgoda taka nie jest wymagana, ale dopóki kontrahent nie wyrazi sprzeciwu, możemy wysyłać mu faktury e-mailem.
Dlaczego wolą papier?
80 proc. polskich małych i średnich przedsiębiorstw wystawia jedynie papierowe faktury. Co ich powstrzymuje? Ponad 50 proc. badanych wskazuje urzędy skarbowe jako czynnik zniechęcający do wdrożenia e-faktur. Prawie połowa firm obawia się o bezpieczeństwo elektronicznych dokumentów, a 60 procent przyznaje, że przyzwyczajenie do faktur papierowych może być barierą upowszechnienia faktury elektronicznej.
Sprawdź również: Co może kontrola skarbowa?
