PORADNIK PRZEDSIĘBIORCY. Jak nie dopuścić do zatorów płatniczych

Firmy coraz częściej traktują kredyt kupiecki jako sposób finansowania bieżącej działalności i zwlekają z regulowaniem płatności. Rozwój niemal 80 procent polskich firm hamowany jest niespłacaniem należności przez kontrahentów - wynika z raportu „Portfel Należności Polskich Przedsiębiorstw" ogłoszonego w tym roku przez Krajowy Rejestr Długów. Coraz mniej przedsiębiorców reguluje swoje płatności w terminie - w ciągu ostatnich trzech lat aż o 13 proc. zmniejszył się odsetek terminowo spłacanych zobowiązań ( według badania wywiadowni gospodarczej DunTrade D&B). Zatory płatnicze dotykają większości mikro, małych i średnich przedsiębiorców. Ich pojawienie się może prowadzić do poważnych zaburzeń płynności finansowej, a w konsekwencji nawet do upadłości firmy. Dlatego warto postępować zgodnie z powiedzeniem: „lepiej zapobiegać, niż leczyć". Oto sześć podstawowych zasad, których stosowanie może pomóc w zmniejszeniu skali przeterminowanych należności w naszej firmie.

Dowiedz się: Jak szukać pracowników

Zasada 1.
Ustanówmy procedury i metody weryfikowania kontrahenta
Już na etapie nawiązywania współpracy warto zweryfikować potencjalnego kontrahenta – potwierdzić w oficjalnych rejestrach, czy faktycznie istnieje i sprawdzić opinie na jego temat np. w internecie lub kontaktując się z innymi firmami, z którymi on współpracuje. Warto też sprawdzić czy nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Biura Informacji Gospodarczej. Pomocne mogą być również giełdy wierzytelności czy fora branżowe. Naszą czujność powinny wzbudzić informacje o niespłaconych zobowiązaniach lub znaczących opóźnieniach w ich regulowaniu. Jeśli jest to klient, z którym współpracowaliśmy już w przeszłości, zanim przystąpimy do realizacji kolejnego zlecenia, sprawdźmy czy rozliczał się w terminie. To wszystko może mieć wpływ na jakość przyszłej współpracy. Myśląc perspektywicznie o swoim biznesie, wybierajmy kontrahentów w sposób przemyślany na wszystkich polach, a to pozwoli obniżyć prawdopodobieństwo wystąpienia ewentualnych zatorów płatniczych.

Czytaj też: Polacy wyjeżdżają zagranicę. Sprawdź, gdzie zarabiają najwięcej

Zasada 2.
Prowadźmy dokumentację potwierdzającą sprzedaż lub świadczenie usług
Wiadomo, że właściwe udokumentowanie transakcji pomaga przy ewentualnym późniejszym dochodzeniu swoich należności. Przedsiębiorcom zdarza się jednak ciągle o tym zapominać. Brak podpisanych umów sprzedaży czy umowy ustne to sytuacje nadal często występujące we współpracy polskich firm. Zdarza się, że dłużnik nie płaci, ponieważ wie, że jego wierzyciel będzie miał problemy z udowodnieniem, że należność mu przysługuje. Pamiętajmy, że przestrzeganie procedur poświadczających realizację umów nie jest wyrazem braku zaufania, lecz oznaką dbałości o bezpieczeństwo transakcji. W przypadku ewentualnego sporu z kontrahentem, ułatwi nam to działanie i postawi na silnej pozycji.

Zobacz: Savoir vivre przedsiebiorcy

Zasada 3.
Ustanówmy procedury i metody postępowania z przeterminowanymi należnościami
Bardzo często wierzyciel liczy tylko na dobrą wolę swojego klienta, obawiając się jego utraty w przypadku upominania się o zaległą płatność. Z drugiej strony warto pamiętać, że dłużnik nie będzie spłacał zobowiązań „zapomnianych" przez wierzyciela. Warto więc ustanowić procedury postępowania w przypadku pojawienia się opóźnień w regulowaniu naszych należności przez kontrahentów. Zacznijmy od wyznaczenia terminów, po których przekroczeniu rozpoczęte zostaną działania upominające. Dobrze jest przygotować listę takich czynności i określić moment, w którym będą podejmowane – np. po przeterminowaniu spłaty o tydzień wykonany zostanie telefon do kontrahenta, po dwóch tygodniach – wysłane zostanie wezwanie do zapłaty. Dodatkowo, w przypadku zaburzeń w terminowości spłat, można zmodyfikować także politykę sprzedażową wobec nierzetelnych kontrahentów. Wprowadzenie sankcji, takich jak wstrzymanie dostaw, skrócenie terminów płatności do kilku dni czy przejście na rozliczenia gotówkowe, mogą pomóc w zmobilizowaniu dłużnika do szybszego uregulowania zaległości.

Ważne! 10 złotych zasad negocjacji

Zasada 4.
Reagujmy na niepokojące sygnały płynące ze strony kontrahentów
Fakt pojawienia się opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów powinien być dla nas sygnałem i motorem do działań zapewniających dalsze sprawne funkcjonowanie firmy. Im szybciej zareagujemy, tym większe prawdopodobieństwo odzyskania należnych nam pieniędzy. Tymczasem - jak pokazują wyniki badań przeprowadzonych na zlecenie EGB Finanse przez Interaktywny Instytut Badań Rynkowych - co trzeci mikro i mały przedsiębiorca akceptuje dłuższe niż 14 dni opóźnienia w opłacaniu faktur przez swoich kontrahentów,a 6 proc. firm z tego sektora nie podejmuje żadnych działań, czekając aż dłużnik sam zapłaci. Jeśli pieniądze nie wpłyną do nas na konto w wyznaczonym terminie, warto od razu wykonać telefon do dłużnika i przypomnieć o płatności. Przy okazji dowiemy się jaki jest powód zwłoki oraz czy i kiedy ma zamiar zapłacić. Utrzymywanie bieżącego kontaktu z nierzetelnymi kontrahentami jest ważne, bo – jak pokazuje doświadczenie – dłużnicy raczej w pierwszej kolejności zapłacą temu, kto się upomina, niż temu, kto biernie czeka na zapłatę.

Sprawdź! Te pytania padają na każdej rozmowie kwalifikacyjnej

Zasada 5.
Powierzmy windykację pracownikom przygotowanym do tego typu działań
W każdej firmie liczy się umiejętność generowania sprzedaży, ale ważna jest też umiejętność rozmowy z dłużnikami. Dochodzenie należności wymaga zarówno znajomości przepisów prawa, jak też zasad prowadzenia negocjacji. Nasza księgowa czy handlowcy mogą być doskonałymi specjalistami w swoich dziedzinach, niekoniecznie natomiast muszą poradzić sobie z procedurami windykacyjnymi. Dlatego warto zorganizować odpowiednie szkolenia, a jeśli tylko mamy taką możliwość, wyznaczyć pracownika, który zajmie się wyłącznie windykacją należności. Często tańszym rozwiązaniem może okazać się zlecenie obsługi przeterminowanych faktur firmie windykacyjnej, która dzięki odpowiedniemu know-how i doświadczeniu pomoże w obsłudze sprawy na drodze polubownej, jak też wesprze w skierowaniu jej na drogę postępowania sądowego.

Zasada 6. Korzystajmy z pomocy firm windykacyjnych
Przekazanie sprawy firmie windykacyjnej często wpływa korzystnie na relacje pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem, ze względu na pojawienie się w nich neutralnej strony trzeciej. Zwykle działa także mobilizująco na dłużnika, bowiem w imieniu wierzyciela zaczyna się kontaktować instytucja wyspecjalizowana w prowadzeniu działań windykacyjnych. Współpraca z agencją windykacyjną może przynieść realne korzyści (np. przyspieszenie przepływu gotówki pomiędzy nami a naszymi dłużnikami) i oszczędności (np. nie ponosimy kosztów szkolenia własnych pracowników czy kosztów związanych z kredytowaniem dłużnika). Pamiętajmy, że każda kolejna nieuregulowana przez kontrahenta faktura naraża nas na dodatkowe straty, co w efekcie może doprowadzić do poważnych zatorów płatniczych i – w skrajnym przypadku – do upadłości. Bez względu na to, czy decydujemy się na samodzielne prowadzenie działań windykacyjnych, czy zlecimy je zewnętrznej firmie – zasada obowiązuje taka sama. Im szybciej, tym lepiej.