W Polsce jest zarejestrowanych około 3 mln zł firm, a polscy przedsiębiorcy wystawiają 1,5 mld faktur rocznie. Wyliczono, że urzędnicy każdego dnia zużywają w pracy blisko 43 tony papieru. Na szczęście papier powoli znika z naszego życia - dzięki rewolucji internetowej coraz więcej spraw możemy załatwić przez Internet. Jednak jak na razie - mimo pojawienia się wielu informatycznych narzędzi ułatwiających pracę w księgowości – w dokumentach księgowych ciągle króluje papier.
Potwierdzają to badania przeprowadzone przez Grupę Idea Bank, z których wynika, że aż 72 proc. polskich firm przechowuje faktury w wersji papierowej w biurze księgowym lub w siedzibie firmy. Dzieje się tak pomimo faktu, że 30 proc. faktur wystawianych jest online, a co czwarta jest przekazywana kontrahentowi drogą elektroniczną.
- Nawet jeśli taki dokument wystawiany jest elektronicznie i w tej postaci przekazywany kontrahentowi, finalnie i tak jest drukowany, po czym trafia do segregatora – zauważa Adam Głos, prezes Tax Care, największej firmy księgowej w Polsce, spółki należącej do Grupy Idea Banku.
Jednak wszystko wskazuje na to, że powoli trzeba będzie się żegnać z papierowymi dokumentami firmowymi. Od stycznia tego roku przedsiębiorcy rozliczający podatek VAT mają obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji tego podatku w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, a od lipca trzeba będzie przekazywać fiskusowi wszystkie faktury w wersji elektronicznej.
Chmura faktur zastąpi papier
Ostatnio pojawiła się recepta, która może pomóc w wyeliminowaniu w firmach papierowych dokumentów księgowych. To Chmura Faktur – darmowa platforma służąca do nielimitowanego wystawiania, przekazywania i przechowywania faktur.
Platforma jest dostępna dla wszystkich – mogą z niej korzystać przedsiębiorcy, biura księgowe, konsumenci oraz administracja publiczna.
- Chmura Faktur to niezwykle przyjazne środowisko, w którym całe życie faktury, od jej wystawienia, poprzez przekazanie kontrahentowi czy księgowej, aż po archiwizację, przyjmuje postać cyfrową. Nie ma żadnego powodu, aby przedsiębiorca na którymkolwiek z tych etapów wykorzystywał papier – przekonuje Adam Głos.
Każdy przedsiębiorca wie, że wystawianie, przechowywanie i przekazywanie dokumentów księgowych jest niezwykle żmudne i uciążliwe. Musi poświęcać średnio 4 godziny miesięcznie na ich gromadzenie. Teraz może pomóc w tym skorzystanie z nowego przedsięwzięcia firmy Tax Care, wspieranej poprzez Grupę Idea Bank, która proponuje przeniesienie faktur do chmury.
Jak działa
Jak zacząć? To proste. Wystarczy wejść na stronę www.chmurafaktur.pl, zarejestrować swoje konto, podać swój login i hasło i od razu mamy dostęp do pełnej funkcjonalności usługi. W razie wątpliwości w okienku natychmiast pojawia się pomocny asystent i prowadzi krok po kroku. Potem korzystanie – jak zakłada regulamin platformy (który przy rejestracji trzeba zaakceptować) – jest możliwe 24 godziny, przez 7 dni w tygodniu.
Bezpieczeństwo -priorytetem
Przedsiębiorcy w Polsce często nie korzystają z fakturowania online tłumacząc to obawami o bezpieczeństwo, boją się, że dane o klientach i fakturach mogą trafić w niepowołane ręce. Z pewnością bezpieczeństwo danych firmowych przetwarzanych w sieci to jeden z priorytetów firmy. Dobrym rozwiązaniem może być fakturowanie online zapisywane w chmurze. Chmura Faktur to nie tylko wygodne, ale i bezpieczne narzędzie. Dane przechowywane w Chmurze Faktur są całkowicie bezpieczne a jej użytkownik nie musi obawiać się utraty dokumentów nawet w razie kradzieży czy uszkodzenia komputera.
Według zapewnień jej twórców, Chmura Faktur spełnia najwyższe wymagania bezpieczeństwa elektronicznego. System powstał w oparciu o standardy informatyczne, na których bazują systemy transakcyjne wykorzystywane przez banki.
Bez załączników
Do Chmury Faktur nie trafią szpiegujące lub szkodliwe oprogramowania, ponieważ system wykorzystuje technikę bezzałącznikowego przesyłania danych. Dokumenty przekazywane są kontrahentom w formie linków chronionych hasłem, a nie załączników.
Zabezpieczeniem, zastosowanym przez Tax Care w Chmurze Faktur, jest więc sam sposób ich przesyłania. Dokumenty nie krążą po sieci i nie „wpadają” do skrzynki mailowej odbiorcy. Zostają dostarczone bezpośrednio do konta w Chmurze Faktur. Gdy odbiorca nie ma jeszcze konta w systemie, może pobrać dokument za pośrednictwem przesłanego linku chronionego hasłem bez konieczności wcześniejszej rejestracji.
Gdy przedsiębiorca wysyła jednak fakturę właśnie w załączniku maila, dokument trafi do Chmury, ale wyłącznie pod warunkiem, że adres mailowy nadawcy został wcześniej dodany do zdefiniowanych, zaufanych odbiorców użytkownika.
Platforma zintegrowana
Kolejną zaletą Chmury Faktur jest zintegrowanie platformy z systemami administracji publicznej – dzięki temu sam proces wystawiania faktur jest łatwiejszy i sprowadza się do kilku kliknięć myszką. Przedsiębiorca może za pomocą jednego kliknięcia pobrać dane kontrahenta z GUS, sprawdzić jego REGON lub dowiedzieć się, czy dana firma jest czynnym płatnikiem podatku VAT. To dodatkowo zwiększa bezpieczeństwo prowadzenia działalności gospodarczej.
Tax Care dba również o to, aby Chmura Faktur odpowiadała obowiązującym przepisom prawa oraz aby była w tym obszarze na bieżąco aktualizowana. W tym celu prowadzi stałe konsultacje z Ministerstwem Finansów dotyczące regulacji prawnych, jakie platforma musi uwzględniać.
Korzyści z Chmury Faktur
Wystawianie: nielimitowana liczba dokumentów, brak opłat i pobieranie danych z REGON i rejestru podatników VAT.
Wysyłanie: bezpieczny sposób przesyłania dokumentów bez załączników, potwierdzenie odbioru przez kontrahenta, weryfikacja statusu płatności za fakturę, przypomnienie o konieczności zapłaty
Odbieranie i zapisywanie: dodawanie faktur przez www i zaufane adresy e-mailem, przetwarzanie faktur papierowych na wersję elektroniczną i automatyczna weryfikacja płatnika VAT.
