- Rządowy plan legislacyjny ujawnia, jak transformacja cyfrowa wpłynie na optymalizację procesów komunikacyjnych w polskich firmach
- Zrównanie statusu e-maila z pismem urzędowym przyspiesza kluczowe decyzje i stanowi element efektywnego zarządzania ryzykiem w strategii biznesowej
- Analiza danych unijnych wskazuje, że cyfryzacja dialogu społecznego jest warunkiem koniecznym dla rozwoju firmy i utrzymania jej przewagi konkurencyjnej
- Powodzenie reformy i jej wpływ na model biznesowy zależy od przezwyciężenia barier w zaufaniu między pracodawcami a pracownikami
- Eksperci rynku ostrzegają, że opóźnienie we wdrożeniu dyrektywy zagraża płynności finansowej firm przez ryzyko zablokowania środków z KPO
E-mail z mocą pisma urzędowego? Nadchodzi cyfrowa rewolucja
Kończy się era papierowych dokumentów w komunikacji między firmami a związkami zawodowymi. Rząd przygotowuje przepisy, które zrównają status wiadomości e-mail, SMS czy skanu z tradycyjnym pismem. Obok nich wprowadzona zostanie również forma elektroniczna, zabezpieczona kwalifikowanym podpisem.
Ta zmiana jest częścią szerszego planu upraszczania przepisów pod hasłem „Polska – Rok Przełomu”, a jej celem jest ułatwienie życia przedsiębiorcom. Obecnie konieczność drukowania, fizycznego podpisywania i wysyłania każdego dokumentu znacząco spowalnia kluczowe procesy i generuje niepotrzebne koszty. Zgodnie z harmonogramem, rząd ma przyjąć projekt jeszcze w ostatnim kwartale tego roku.
Nowe przepisy mają klarownie rozróżnić dwie formy cyfrowej komunikacji, aby uniknąć przyszłych nieporozumień. Pierwsza z nich, forma dokumentowa, jest jak standardowy e-mail, w którym można zidentyfikować nadawcę, ale nie ma on mocy urzędowej. Druga, forma elektroniczna, przypomina dokument poświadczony notarialnie, ponieważ wymaga użycia kwalifikowanego podpisu elektronicznego, co daje pełną gwarancję autentyczności.
Ułatwienia te obejmą tak istotne kwestie jak informowanie o przejęciu firmy przez nowego właściciela, przekazywanie danych związkowcom czy konsultowanie zmian organizacyjnych. Przyspieszenie komunikacji będzie szczególnie cenne w dynamicznych sytuacjach, takich jak zwolnienia grupowe czy restrukturyzacja. Jednocześnie, dla zachowania bezpieczeństwa prawnego pracowników, w sprawach indywidualnych i spornych wciąż wymagana będzie tradycyjna, pisemna forma kontaktu.
Polska na szarym końcu UE. Czy e-mail uratuje dialog z pracownikami?
Cyfryzacja to jednak coś więcej niż tylko administracyjne ułatwienie. Ma być narzędziem, które ożywi zamierający w Polsce dialog społeczny, czyli proces negocjacji między pracodawcami a przedstawicielami załogi. Obecnie zaledwie 10-15 proc. polskich pracowników jest objętych układami zbiorowymi pracy, czyli umowami regulującymi warunki zatrudnienia dla całej firmy lub branży. Dla porównania, w wielu krajach Unii Europejskiej wskaźnik ten sięga 70 proc.
Dane pokazują, że problem się pogłębia, ponieważ liczba osób objętych takimi umowami spadła z 1,53 miliona pod koniec 2024 roku do 1,46 miliona w połowie 2025. Działania rządu są również odpowiedzią na unijną dyrektywę, która zobowiązuje Polskę do przygotowania do końca roku planu wspierania rokowań zbiorowych, gdyż nasz kraj nie osiąga wymaganego przez UE progu 80% pokrycia pracowników takimi układami.
Eksperci wierzą, że szybszy przepływ informacji między zarządem a związkami zawodowymi czy radami pracowników może usprawnić konsultacje i zbudować wzajemne zaufanie. Jak zauważa Iwona Szmitkowska z organizacji Pracodawcy RP, układy zbiorowe, wbrew obawom firm o utratę elastyczności, mogą stać się narzędziem stabilizacji. Porządkują one zasady w firmie i ograniczają ryzyko nieprzewidzianych konfliktów.
Wprowadzenie e-maila czy podpisu elektronicznego do oficjalnej komunikacji ma ułatwić zawieranie takich porozumień i odświeżyć skostniałą formułę dialogu. Jest to zgodne z europejską strategią, która postrzega dobrze działający dialog społeczny jako fundament konkurencyjnej i odpornej na zmiany gospodarki.
Brak zaufania, presja czasu i miliardy w tle. Co może zatopić tę reformę?
Pomimo obiecujących założeń, reforma zderza się z fundamentalną barierą, jaką jest niski poziom zaufania między pracodawcami a pracownikami. Związki zawodowe obawiają się, że cyfryzacja osłabi ich pozycję negocjacyjną i ułatwi firmom forsowanie niekorzystnych zmian.
Z drugiej strony przedsiębiorcy martwią się, że promowanie układów zbiorowych ograniczy ich elastyczność w zarządzaniu i zwiększy koszty działalności. Te wzajemne obawy mają solidne podstawy. Według badań CBOS z 2021 roku, w ponad połowie polskich firm nie było żadnych związków zawodowych, a tam, gdzie działały, ich skuteczność często oceniano jako niewielką.
Dodatkowym problemem jest presja czasu i ryzyko utraty pieniędzy. Polska nie wdrożyła unijnej dyrektywy w terminie, który upłynął 15 listopada 2024 roku. To opóźnienie może zablokować dostęp do środków z Krajowego Planu Odbudowy, powiązanych z realizacją tego konkretnego celu. Ostateczny sukces reformy zależy jednak od czynników praktycznych.
Obie strony, zarówno menedżerowie, jak i związkowcy, muszą zostać odpowiednio przeszkolone z korzystania z nowych narzędzi. Bez jasnych wytycznych i szkoleń, stosowanie formy dokumentowej czy elektronicznej może prowadzić do błędów i sporów prawnych, co zniweczyłoby główny cel projektu, czyli uproszczenie i usprawnienie komunikacji.
Podcasty
Playlisty tematyczne
