- Uwzględnienie umów cywilnoprawnych w stażu pracy od 2026 roku bezpośrednio wpływa na koszty pracownicze i wymaga aktualizacji strategii biznesowej firmy
- Analiza danych ZUS z początku 2026 roku ujawnia, że kwestionowanie cyfrowych zaświadczeń przez pracodawców stanowi poważne ryzyko w zarządzaniu zgodnością prawną
- Zwiększenie wymiaru urlopu i dodatków stażowych w wyniku nowelizacji jest kluczowym elementem w budowaniu przewagi konkurencyjnej na rynku pracy
- Eksperci rynku pracy wskazują, że prawidłowa optymalizacja procesów weryfikacji stażu pracy wymaga szczególnej uwagi w przypadku zatrudnienia sprzed 1999 roku
- Skuteczna transformacja cyfrowa działów HR jest niezbędna do sprawnego zarządzania nowymi uprawnieniami pracowniczymi i optymalizacji kosztów operacyjnych
Twoje zlecenia i firma wliczane do stażu pracy. Sprawdź, jakie korzyści czekają od 2026 roku
Od 1 stycznia 2026 roku pojęcie stażu pracy nabiera nowego, szerszego znaczenia. Dotychczas liczył się głównie okres zatrudnienia na etacie, teraz do stażu wliczane będą również lata przepracowane na umowach cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenia, a także okresy prowadzenia własnej firmy czy współpracy na zasadach B2B. Dla wielu osób oznacza to skokowy wzrost udokumentowanego doświadczenia, często o kilka, a nawet kilkanaście lat. Ta zmiana nie jest jedynie formalnością, ponieważ bezpośrednio przekłada się na konkretne uprawnienia pracownicze: dłuższy urlop wypoczynkowy, wyższy dodatek stażowy, dłuższy okres wypowiedzenia umowy, a także wyższą kwotę odprawy.
Jak to wygląda w praktyce? Nowe przepisy działają natychmiastowo. Przykładowo, pracownik z siedmioletnim doświadczeniem etatowym, który udowodni, że wcześniej przez cztery lata pracował na zleceniu, przekroczy magiczną barierę dziesięciu lat łącznego stażu. W efekcie jego wymiar urlopu wzrośnie z 20 do 26 dni w roku. Podobną korzyść odniesie osoba, która przez osiem lat prowadziła własną firmę, a od trzech lat pracuje na etacie. Zmiany wpływają także na bezpieczeństwo finansowe. Po przekroczeniu 15 lat łącznego stażu pracownikowi w razie zwolnienia przysługiwać będzie odprawa w wysokości trzymiesięcznego, a nie jak dotychczas dwumiesięcznego, wynagrodzenia.
Pracodawca kwestionuje Twój nowy staż pracy? ZUS wyjaśnia: cyfrowy dokument wystarczy
Zainteresowanie nowymi regulacjami przerosło oczekiwania, co potwierdza lawina ponad 196 tysięcy wniosków o zaświadczenia, które Polacy złożyli w ZUS w ciągu pierwszych ośmiu dni nowego roku. Cały proces został zaprojektowany nowocześnie i odbywa się w pełni elektronicznie przez platformę eZUS. Mimo to, na drodze do uzyskania należnych praw pojawiła się nieoczekiwana, biurokratyczna przeszkoda. Okazuje się, że wiele działów kadr odrzuca cyfrowe dokumenty, argumentując to brakiem fizycznej pieczątki i odręcznego podpisu. Takie działanie jest niezgodne z prawem i w praktyce blokuje pracownikom dostęp do korzyści, które gwarantuje im znowelizowana ustawa.
W odpowiedzi Zakład Ubezpieczeń Społecznych zareagował błyskawicznie na narastający problem. W komunikacie z 13 stycznia rzeczniczka prasowa ZUS jednoznacznie podkreśliła, że wydruki z systemu informatycznego mają pełną moc prawną i nie wymagają żadnych dodatkowych uwierzytelnień w postaci pieczęci czy podpisów. Ich autentyczność gwarantuje sam fakt, że są generowane automatycznie przez system państwowy. Skuteczność takich dokumentów potwierdzają już pierwsze historie pracowników. Jedna z nich, po przedstawieniu zaświadczenia o sześciu latach prowadzenia działalności gospodarczej, od ręki zyskała prawo do 26 dni urlopu i 15-procentowy dodatek stażowy do pensji. Warto pamiętać, że pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie dokumentów, licząc od 1 stycznia lub, w zależności od sektora, 1 maja 2026 roku.
Umowy studenckie i praca sprzed 1999 roku. Sprawdź, kiedy ZUS nie doliczy Ci stażu
Należy jednak pamiętać, że proces uzyskiwania zaświadczeń ma swoje ograniczenia. Kluczową zasadą jest, że ZUS zaliczy do stażu wyłącznie te okresy, za które faktycznie opłacane były składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. To automatycznie wyklucza na przykład umowy zlecenia zawierane przez studentów i uczniów do 26. roku życia, które są z tych składek zwolnione. Poważnym wyzwaniem jest również dokumentowanie pracy sprzed 1 stycznia 1999 roku, ponieważ dane z tamtego okresu nie istnieją w systemach cyfrowych ZUS. W takiej sytuacji konieczne jest złożenie tradycyjnego, papierowego wniosku US-7. Co więcej, jeśli czyjś okres ubezpieczenia obejmuje czas przed i po tej dacie granicznej, musi złożyć dwa oddzielne wnioski, co stanowi dodatkowe utrudnienie, zwłaszcza dla pracowników z najdłuższym stażem.
Problemy techniczne to nie jedyne trudności, na jakie mogą natrafić pracownicy. Jak ostrzega dr Marcin Wojewódka z Instytutu Emerytalnego, udowodnienie dawnych umów zlecenia może być karkołomne, zwłaszcza jeśli firma, dla której pracowaliśmy, dawno już nie istnieje. Pojawiają się także obawy, że część pracodawców może celowo opóźniać proces uznawania nowego, dłuższego stażu, aby odsunąć w czasie wzrost kosztów związanych z wyższymi świadczeniami. Dodatkową niepewność prawną budzą sytuacje, gdy pracownik był zatrudniony u jednego pracodawcy jednocześnie na umowie o pracę i umowie zlecenia. Powstają wtedy spory, jak prawidłowo wliczać te okresy do tak zwanego stażu zakładowego, od którego zależą na przykład nagrody jubileuszowe.
Podcasty
Playlisty tematyczne
