Staż pracy liczony na nowo. Kto zyska, a kto zapłaci za tę rewolucję?

• Analiza danych ZUS z początku 2026 roku ujawnia skalę wyzwania, wymuszając na firmach natychmiastową aktualizację ich strategii biznesowej
• Nowe przepisy dotyczące stażu pracy bezpośrednio zagrażają płynności finansowej przedsiębiorstw przez nieplanowane koszty nagród jubileuszowych i odsetek
• Eksperci prawa pracy wskazują, że ignorowanie obowiązku wypłaty zaległych świadczeń to prosta droga do wysokich kar finansowych i sporów sądowych
• Efektywna optymalizacja procesów weryfikacji dokumentacji pracowniczej jest kluczowa dla prawidłowego zarządzania ryzykiem prawnym w organizacji
• Badacze rynku odkryli, jak proaktywne dostosowanie modelu biznesowego do zmian w prawie buduje długoterminową przewagę konkurencyjną w walce o talenty
• Uwzględnienie nowych regulacji w kalkulacji zwrotu z inwestycji (ROI) w kapitał ludzki staje się niezbędne do utrzymania rentowności firmy

Zlecenie i samozatrudnienie wliczane do stażu. Sprawdź, jakie korzyści czekają na Ciebie już dziś

Początek 2026 roku przyniósł rewolucyjną zmianę w prawie pracy, która bezpośrednio wpływa na sytuację milionów Polaków. Od 1 stycznia, dzięki nowej ustawie, do stażu pracy można wliczać okresy, które do tej pory były pomijane. Chodzi tu przede wszystkim o czas prowadzenia własnej firmy, współpracę przy działalności gospodarczej czy pracę na umowę zlecenie, pod warunkiem, że odprowadzane były od nich składki na ubezpieczenia społeczne. Skala zainteresowania przerosła oczekiwania. W ciągu niecałego miesiąca do ZUS wpłynęło ponad 309 tysięcy wniosków o aktualizację stażu. Urząd, mający 7 dni na rozpatrzenie elektronicznego podania, przetworzył już większość z nich, odrzucając blisko 50 tysięcy, głównie z powodu braków w dokumentacji.

Dla pracowników nowe przepisy oznaczają konkretne i natychmiastowe korzyści, które pracodawcy muszą uwzględnić w swoich rozliczeniach. Po pierwsze, wiele osób, których staż pracy przekroczy próg 10 lat, zyska prawo do dłuższego urlopu wypoczynkowego, czyli 26 zamiast 20 dni. Po drugie, zaktualizowany staż bezpośrednio przekłada się na wysokość dodatku stażowego, istotnego składnika pensji zwłaszcza w sektorze publicznym. Największe emocje i finansowe konsekwencje wiążą się jednak z nagrodami jubileuszowymi. Wielu pracowników z dnia na dzień nabyło do nich prawo lub uzyskało uprawnienia do nagrody wyższego stopnia, co dla firm oznacza konieczność przygotowania się na nieplanowane wcześniej wydatki.

Zaległe nagrody, odsetki i grzywny. Ciemna strona rewolucji w stażu pracy

Nowe regulacje stawiają przed przedsiębiorcami poważne wyzwania, szczególnie w kwestii wspomnianych nagród jubileuszowych. Zgodnie z wytycznymi Ministerstwa Pracy, firmy muszą wypłacić pracownikom zaległe świadczenia, do których prawo nabyli oni jeszcze przed wejściem w życie ustawy, o ile ich roszczenie nie uległo trzyletniemu przedawnieniu. Co więcej, taka opóźniona wypłata wymaga naliczenia i zapłaty ustawowych odsetek. Pewnym zabezpieczeniem dla budżetów firm jest zasada, że jeśli pracownik w tym samym czasie zyskałby prawo do kilku nagród, pracodawca wypłaca mu tylko tę najwyższą. Warto też pamiętać, że jeśli w wyniku przeliczenia stażu nagrody będą wypłacane częściej niż co 5 lat, pojawi się obowiązek odprowadzenia od nich składek emerytalnych i rentowych.

Ignorowanie nowych obowiązków to nie tylko ryzyko finansowe, ale także poważne konsekwencje prawne. Za nieterminową wypłatę świadczeń pracodawcy grozi kara grzywny w wysokości od 1 000 zł do nawet 30 000 zł. Z kolei próba bezpodstawnego obniżenia wynagrodzenia, by zrekompensować sobie nowe koszty, może skończyć się nawet odpowiedzialnością karną. Problematyczna bywa również sama weryfikacja stażu. Jeśli pracownik nie posiada zaświadczenia z ZUS, może przedstawić inne dowody, takie jak stare umowy czy wydruki z Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Pracodawca, który bezzasadnie odmówi ich uznania, musi liczyć się z procesem w sądzie pracy. Jak potwierdza orzecznictwo Sądu Najwyższego (sygn. akt II PSKP 49/22), pracownicy mogą na drodze sądowej skutecznie dochodzić ustalenia swojego rzeczywistego stażu pracy.