ZUS nie widzi Twojej pracy? Wyjaśniamy, jak odzyskać utracony staż

• Analiza danych ZUS z 26 stycznia ujawnia, że co piąty wniosek o potwierdzenie stażu pracy jest odrzucany, co komplikuje optymalizację procesów kadrowych
• Historyczny brak składek od umów studenckich to główna przyczyna problemów z potwierdzeniem stażu, co bezpośrednio wpływa na planowanie ścieżek kariery i rozwój firmy
• Eksperci rynku pracy wskazują, że postępowanie wyjaśniające w ZUS to kluczowy element strategii biznesowej minimalizującej ryzyko związane z niekompletną dokumentacją pracowniczą
• Transformacja cyfrowa ZUS nie zwalnia działów HR z ostatecznej odpowiedzialności za weryfikację dokumentacji, co czyni analitykę danych pracowniczych krytycznym elementem zarządzania ryzykiem
• Jak skutecznie wdrożyć procedury weryfikacji stażu pracy w twojej firmie, gdy oficjalne rejestry ZUS okazują się niewystarczające?

Pułapka studenckich umów. Dlaczego ZUS nie widzi Twojej pracy?

Dane z Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, aktualne na 26 stycznia, mogą być zaskoczeniem. Na ponad 228 tysięcy złożonych wniosków o potwierdzenie stażu pracy, aż co piąty, czyli blisko 50 tysięcy, spotkał się z odmową. Głównym powodem nie jest błąd systemu, a specyfika polskiego rynku pracy z przeszłości. Okazuje się, że najczęściej problem dotyczy umów zlecenia, które Polacy wykonywali jako studenci przed ukończeniem 26. roku życia. Zgodnie z obowiązującymi wówczas przepisami, od takich umów nie odprowadzano obowiązkowych składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Z perspektywy ZUS sprawa jest prosta: jeśli na koncie ubezpieczonego nie ma zapisu o składkach, Zakład nie może oficjalnie potwierdzić tego okresu jako etapu kariery zawodowej.

Problemy nie kończą się jednak na umowach studenckich. ZUS odmawia wydania zaświadczeń również wtedy, gdy w jego systemie brakuje danych lub są one niekompletne, co często wynika z błędów w dokumentacji przesyłanej przed laty przez pracodawców. Innym powodem jest tak zwany zbieg tytułów do ubezpieczeń. W praktyce oznacza to sytuację, gdy pracownik był już objęty obowiązkowymi składkami z innego źródła, na przykład umowy o pracę, co zwalniało z ich opłacania z tytułu dodatkowej umowy zlecenia. Mimo tych wyłączeń warto pamiętać, że ZUS bez problemu zaliczy do stażu pracy okresy prowadzenia własnej firmy, oskładkowane umowy zlecenia, a nawet czas korzystania z „ulgi na start”, o ile przedsiębiorca opłacał wtedy przynajmniej składkę zdrowotną.

ZUS mówi „nie”? Oto plan B dla pracownika i pracodawcy

Mimo potencjalnych trudności, samo złożenie wniosku jest proste i nowoczesne, ponieważ cały proces odbywa się online przez Platformę Usług Elektronicznych ZUS. Zakład ma ustawowo 7 dni na rozpatrzenie sprawy i udzielenie odpowiedzi na koncie wnioskującego. Ciekawostką jest fakt, że liczba wydanych zaświadczeń, przekraczająca pół miliona, jest znacznie wyższa niż liczba wniosków. Wynika to z tego, że jedna osoba może potrzebować i otrzymać kilka oddzielnych dokumentów za różne okresy zatrudnienia. Co najważniejsze, negatywna odpowiedź z ZUS nie zamyka drogi do udowodnienia swoich praw. Jeśli odmowa wynika z braku danych w systemie, pracownik może wszcząć postępowanie wyjaśniające i przedstawić własne dowody, na przykład świadectwa pracy czy umowy. Na takie działanie ma 24 miesiące od momentu, gdy nowe przepisy zaczną obowiązywać u jego pracodawcy, czyli od 1 stycznia 2026 roku dla sektora publicznego i od 1 maja 2026 roku dla firm prywatnych.

Nowe regulacje stały się źródłem wyzwań dla obu stron stosunku pracy. Pracownicy często stają przed zadaniem odnalezienia dokumentów sprzed wielu lat, co bywa niemal niemożliwe, gdy firma, która ich zatrudniała, dawno nie istnieje. Z drugiej strony, działy kadr i pracodawcy mierzą się z własnymi dylematami. Niektórzy podchodzą z rezerwą do zaświadczeń generowanych automatycznie przez ZUS, ponieważ brakuje na nich tradycyjnej pieczątki i podpisu, chociaż są to dokumenty w pełni prawomocne. To na działach HR spoczywa ostateczna odpowiedzialność za weryfikację dokumentacji i prawidłowe naliczenie stażu pracy. Szczególna presja ciąży na jednostkach sektora finansów publicznych, gdzie błędna decyzja może zostać potraktowana jako naruszenie dyscypliny finansowej.