- KSeF to rewolucja w fakturowaniu: koniec PDF-ów, a zamiast nich ustrukturyzowane faktury XML, których nie można anulować po wysłaniu.
- Błędy na fakturach wysłanych do KSeF można korygować jedynie poprzez wystawienie faktury korygującej, co wymaga zmian w dotychczasowych procedurach.
- Brak dostosowania do KSeF grozi dotkliwymi karami finansowymi, w tym do 100 proc. VAT lub 18,7 proc. wartości brutto faktury, co wymusza szybkie wdrożenie systemu.
- System oferuje elastyczne zarządzanie uprawnieniami i możliwość integracji z programami księgowymi (ERP), ale wymaga precyzyjnego uwierzytelniania i znajomości procedur awaryjnych.

Koniec ery PDF. Oto cyfrowe DNA nowej faktury
Krajowy System e-Faktur (KSeF) wprowadza rewolucyjną zmianę w postrzeganiu faktury. Zamiast znanego pliku PDF czy skanu dokumentu, przedsiębiorcy będą operować na fakturze ustrukturyzowanej. Jest to plik w formacie XML, którego budowa przypomina szczegółowy formularz z danymi, zrozumiały przede wszystkim dla systemów komputerowych. Gdy taka faktura zostanie poprawnie przesłana i zweryfikowana przez system, otrzymuje unikalny numer identyfikacyjny KSeF. Ten numer stanowi oficjalne potwierdzenie, że dokument został wprowadzony do obiegu prawnego. Istotną korzyścią dla firm jest fakt, że wszystkie zatwierdzone faktury są bezpiecznie przechowywane w centralnym archiwum przez 10 lat, licząc od końca roku ich wystawienia, co zdejmuje z przedsiębiorców obowiązek samodzielnego magazynowania dokumentacji.
Technicznym fundamentem nowej e-faktury jest jej schemat, czyli tak zwana struktura logiczna FA(3), która od 1 lutego 2026 roku zastąpi obecnie stosowany wzór FA(2). Definiuje ona precyzyjnie, jakie informacje muszą, a jakie mogą znaleźć się w dokumencie. Pola w strukturze dzielą się na trzy kategorie:
- Obligatoryjne, czyli te wymagane przez ustawę o VAT;
- Opcjonalne, które należy wypełnić tylko w określonych sytuacjach, na przykład przy nietypowych transakcjach;
- Fakultatywne, czyli dodatkowe, dobrowolne informacje.
Zrozumienie tego układu jest kluczowe dla działów księgowych i twórców oprogramowania, ponieważ system KSeF automatycznie odrzuci każdą fakturę, która nie będzie zgodna z tym schematem, co mogłoby skutkować opóźnieniami w płatnościach.
Polecany artykuł:
Klucze do systemu: Kto, jak i kiedy może zarządzać Twoimi fakturami?
Korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur wymaga jednoznacznego potwierdzenia tożsamości, czyli uwierzytelnienia. Przedsiębiorca może tego dokonać za pomocą Profilu Zaufanego, kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub, w przypadku firm, kwalifikowanej pieczęci elektronicznej. Aby uprościć codzienne operacje, zwłaszcza w programach księgowych, wprowadzono tak zwany token autoryzacyjny. Działa on jak bezpieczny, cyfrowy klucz, który po pierwszym, pełnym logowaniu pozwala na dalszy dostęp do systemu bez konieczności każdorazowego powtarzania całej procedury. Jeśli firma nie jest osobą fizyczną i nie posiada kwalifikowanej pieczęci, musi najpierw złożyć w urzędzie skarbowym papierowy wniosek ZAW-FA, aby uzyskać pierwsze, podstawowe uprawnienia do zarządzania kontem w KSeF.
System KSeF został zaprojektowany z myślą o elastycznym zarządzaniu dostępem. Właściciel firmy może w prosty sposób delegować uprawnienia do obsługi fakturowania wybranym pracownikom lub zewnętrznym podmiotom, na przykład biurom rachunkowym. Można to zrobić elektronicznie, bezpośrednio z poziomu oprogramowania, lub za pomocą wspomnianego formularza ZAW-FA. Co istotne, w przypadku współpracy z biurem rachunkowym, wszystkie osoby upoważnione do wystawiania faktur w jego imieniu automatycznie otrzymują dostęp do konta klienta, co eliminuje potrzebę autoryzowania każdego księgowego z osobna. System pozwala także na precyzyjne określenie zakresu uprawnień, na przykład ograniczając dostęp pracownika jedynie do wystawiania lub wyłącznie do odbierania faktur.
Integracja firmowych programów finansowo-księgowych (systemów ERP) z KSeF odbywa się za pośrednictwem specjalnego cyfrowego mostu, zwanego API. Umożliwia on automatyczną, dwukierunkową komunikację, dzięki której faktury mogą być wysyłane i odbierane bezpośrednio z oprogramowania, bez ręcznego logowania do rządowych aplikacji. Po wysłaniu faktury, system KSeF natychmiast informuje zwrotnie o wyniku jej weryfikacji. Jeśli wszystko jest w porządku, faktura otrzymuje numer KSeF, a firma dostaje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO), które jest formalnym dowodem skutecznego dostarczenia dokumentu. Taka automatyzacja znacząco przyspiesza proces fakturowania i minimalizuje ryzyko błędów ludzkich.
Polecany artykuł:
Gdy coś pójdzie nie tak: Awaria, błąd na fakturze i dotkliwe kary
KSeF wprowadza istotne zmiany w codziennych procedurach. Najważniejszą z nich jest brak możliwości anulowania faktury, która została już wysłana i przyjęta przez system. Od momentu nadania numeru KSeF dokument jest traktowany jako prawnie doręczony odbiorcy. Jedynym sposobem na skorygowanie błędu jest wystawienie faktury korygującej. Zmieniają się również zasady samofakturowania, czyli wystawiania faktur przez nabywcę w imieniu sprzedawcy. Oprócz umowy między stronami, nabywca będzie musiał otrzymać od sprzedawcy formalne uprawnienie w systemie KSeF, przypisane do konkretnej osoby fizycznej.
System jest przygotowany na ewentualne awarie techniczne. Jeśli Ministerstwo Finansów ogłosi oficjalną niedostępność KSeF, przedsiębiorcy będą mogli tymczasowo wystawiać faktury poza systemem. Będą jednak zobowiązani do ich wprowadzenia do KSeF w ciągu jednego do siedmiu dni roboczych od momentu przywrócenia jego działania, w zależności od charakteru awarii. Dla firm dostępny jest także dobrowolny tryb offline24, który pozwala zarejestrować fakturę z opóźnieniem do końca następnego dnia roboczego, zachowując przy tym pierwotną datę wystawienia. Kluczowe dla ciągłości działania firmy będzie opracowanie wewnętrznych procedur na wypadek takich zdarzeń.
Ignorowanie obowiązku korzystania z KSeF będzie skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi. Urząd skarbowy będzie mógł nałożyć karę w wysokości do 100 proc. kwoty podatku VAT wykazanego na fakturze wystawionej poza systemem. Jeśli faktura nie zawiera VAT, kara może wynieść do 18,7 proc. jej wartości brutto. Sankcje będą mogły być nakładane od momentu, gdy system stanie się obowiązkowy, czyli od lutego lub kwietnia 2026 roku. Aby ułatwić firmom adaptację, do końca 2026 roku nie będą stosowane kary za błędy popełnione w samych fakturach wysyłanych do KSeF. Jednocześnie Ministerstwo Finansów oferuje bezpłatne narzędzia, takie jak Aplikacja Podatnika i e-mikrofirma, aby wesprzeć wdrożenie systemu u najmniejszych przedsiębiorców.