KSeF: Cyfrowa rewolucja czy kosztowna pułapka dla firm?

• KSeF zmienia fakturę z dokumentu handlowego w jednostronne zgłoszenie do urzędu skarbowego, ograniczając kontrolę nabywcy.
• Brak prostej procedury anulowania błędnych faktur w KSeF może prowadzić do konieczności zapłaty VAT od niezrealizowanych transakcji.
• Problem z anulowaniem faktur w KSeF stoi w sprzeczności z unijną dyrektywą gwarantującą prawo do korekty podatku.
• Pomimo darmowej platformy rządowej, firmy ponoszą koszty aktualizacji oprogramowania, szkoleń i integracji z systemami ERP.
• Polski system KSeF jest niekompatybilny ze standardami UE, co oznacza potencjalne podwójne koszty wdrożenia (raz dla KSeF, drugi raz dla ViDA).

Faktura przestaje być umową. Oto fundamentalny problem KSeF 

Zaplanowany na luty 2026 roku Krajowy System e-Faktur (KSeF) budzi poważne wątpliwości ekspertów, a źródłem problemu jest jego fundamentalne założenie: obowiązkowe kodowanie wszystkich faktur. Prof. Witold Modzelewski, uznany autorytet w dziedzinie podatków, zwraca uwagę, że przez ponad 30 lat faktury doskonale funkcjonowały bez tego wymogu. Według niego obecne regulacje to „swoista obsesja” ustawodawcy, która naprawia problem, jakiego wcześniej nie było. W praktyce KSeF zmienia samą naturę faktury. Do tej pory była ona dokumentem handlowym, czyli umową między sprzedawcą a nabywcą. Nowy system sprawia, że staje się ona jednostronnym zgłoszeniem do urzędu skarbowego. W tym modelu sprzedawca wysyła dokument do systemu fiskusa, a nie bezpośrednio do swojego klienta. Odbiorca faktury traci więc kontrolę nad procesem i może nawet nie wiedzieć, że w systemie czeka na niego dokument, z którego treścią się nie zgadza. Dlatego eksperci postulują, aby korzystanie z KSeF było dobrowolne, a nie narzucone wszystkim przedsiębiorcom.

Błędna faktura, realny podatek. Jak nie wpaść w pułapkę KSeF? 

Nowy system niesie ze sobą konkretne zagrożenia, a największym z nich jest brak prostej procedury anulowania błędnie wystawionej faktury. Wyobraźmy sobie sytuację, w której przez pomyłkę wystawiamy dokument na złą kwotę lub za usługę, której nie wykonaliśmy. Jeśli kontrahent słusznie jej nie zaakceptuje, faktura i tak pozostanie w systemie KSeF, a przedsiębiorca może być zmuszony do zapłaty podatku VAT od transakcji, która nigdy nie doszła do skutku. Taka sytuacja stoi w sprzeczności z unijną dyrektywą (art. 90 dyrektywy 2006/112/UE), która gwarantuje firmom prawo do korekty podatku w przypadku anulowania sprzedaży. Co więcej, faktura w KSeF traci swój tradycyjny, cywilnoprawny charakter. Przestaje być formalnym wezwaniem do zapłaty, a staje się jedynie zapisem w państwowej bazie danych. Świadome tego ryzyka firmy już teraz zabezpieczają się, wysyłając swoim partnerom biznesowym oświadczenia, że samo pojawienie się faktury w systemie nie będzie podstawą do żądania zapłaty.

Darmowy system, kosztowne wdrożenie. Kto naprawdę płaci za rewolucję? 

Chociaż dane wyglądają optymistycznie i 72% polskich firm deklaruje, że jest w trakcie przygotowań do KSeF, to wciąż co dziesiąte przedsiębiorstwo nie podjęło w tej sprawie żadnych działań. Największą przeszkodą, na którą wskazuje niemal połowa (48%) ankietowanych firm, jest brak wewnętrznych specjalistów, którzy rozumieją zawiłości nowego systemu. Mimo że rządowa platforma jest darmowa, wdrożenie KSeF generuje realne koszty. Małe i średnie firmy muszą liczyć się z wydatkami od kilkuset do nawet kilku tysięcy złotych na aktualizację oprogramowania księgowego, szkolenia czy zewnętrzne konsultacje. Dla ponad połowy organizacji (53%) największym wyzwaniem technicznym okazuje się integracja KSeF z ich rozbudowanymi systemami do zarządzania firmą (tzw. systemami ERP). To tłumaczy, dlaczego aż 69% przedsiębiorstw decyduje się na kosztowne wsparcie zewnętrznych firm informatycznych, aby poprawnie dostosować swoje procesy.

 

Polska idzie pod prąd. Dlaczego za cyfrową rewolucję zapłacimy dwa razy? 

Polska, tworząc swój system, postawiła na własny, unikalny format faktury (oparty na schemacie XML), który niestety jest niekompatybilny ze standardem europejskim. To pozornie techniczny detal, który za kilka lat stanie się poważnym problemem dla firm prowadzących handel międzynarodowy. Unia Europejska pracuje bowiem nad własnym pakietem regulacji „VAT w erze cyfrowej” (ViDA), który od lipca 2030 roku wprowadzi obowiązkowe e-fakturowanie w transakcjach między unijnymi firmami. Oznacza to, że polscy przedsiębiorcy będą musieli przejść przez cyfrową rewolucję i ponieść koszty wdrożenia dwukrotnie: raz, by dostosować się do polskiego KSeF, a drugi raz, by za kilka lat spełnić wymogi unijne. Warto spojrzeć na przykład Włoch, które jako pierwsze w Europie wprowadziły obowiązkowe e-faktury już w 2019 roku. Choć system ten pomógł ograniczyć oszustwa podatkowe o niemal 16%, nawet włoskie firmy będą musiały teraz modernizować swoje rozwiązania, by dostosować je do nadchodzących regulacji ViDA.