Przedsiębiorco! Czy wiesz, co to jest KSeF?

Ponadto KSeF zapewnia (na podstawie art. 106nd ustawy o VAT):

•        dodawanie, zmianę lub odbieranie uprawnień do systemu;
•        powiadamianie podmiotów o nadanych lub odebranych uprawnieniach do korzystania z systemu;
•        uwierzytelnianie oraz weryfikację uprawnień do korzystania z systemu;
•        dostęp do faktur ustrukturyzowanych;
•        oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym;
•        analizę i kontrolę prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych;
•        powiadomienia podmiotów korzystających z systemu o: dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze ją identyfikującym, a także o dacie i czasie jego przydzielenia; dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem; braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej w przypadku niedostępności KSeF; powiadomienia podmiotów nieuprawnionych do korzystania z KSeF o braku uprawnień do systemu.

W październiku 2021 roku Ministerstwo Finansów udostępniło testową wersję KSeF. Od stycznia 2022 roku przedsiębiorcy będą mogli korzystać z platformy dobrowolnie. W nowelizacji ustawy nie została podana data, od której system stanie się obowiązkowy. Podczas listopadowego webinaru przedstawiciele Ministerstwa poinformowali, że stanie się to najprawdopodobniej w II kwartale 2023 roku.

Krajowe systemy dokumentowania sprzedaży istnieją obecnie w trzech krajach Unii Europejskiej. We Włoszech rozwiązanie zostało wprowadzone na zasadzie dobrowolności w 2017 roku, a w 2019 przekształcono go w system obowiązkowy. Oprócz tego, centralne systemy do wystawiania faktur funkcjonują w Hiszpanii i w Portugalii.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura wystawiona przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wraz z przydzielonym numerem identyfikującym tę fakturę w KSeF. Faktury ustrukturyzowane będą wystawiane w formacie xml wg ujednoliconego wzoru. Ta sama struktura (schema) stosowana będzie dla wszystkich rodzajów faktur: podstawowych, korygujących, uproszczonych, zaliczkowych i rozliczających zaliczki. W KSeF nie przewidziano możliwości wystawiania not korygujących. Na stronie Ministerstwa jest obecnie udostępniona robocza wersja struktury logicznej e-Faktury (FA_VAT). Schema zawiera wszystkie pozycje wymagane ustawą o VAT, a także elementy dodatkowe, które nie są obowiązkowe, ale występują w obrocie gospodarczym.  Obecnie na fakturze jest około 20 obowiązkowych pól. E-faktura w KSeF zawiera około 300 pól. Część z nich jest obecnie prezentowana w plikach JPK_FA czy JPK_V7 np. kody GTU czy oznaczenia procedur na poziomie pozycji.

Zakres danych na e-fakturze wykracza poza to, co dozwolone jest w ramach Dyrektywy UE w sprawie VAT. Ministerstwo Finansów pracuje nad tym, by Polska otrzymała w tym zakresie derogację, dzięki czemu mogłaby żądać od podatników informacji np. o: adresie mailowym i numerze telefonu sprzedawcy i nabywcy, nr EORI, numerze dokumentu WZ związanego z fakturą, rodzaju zastosowanego transportu w przypadku dokonanej dostawy towarów czy danych identyfikacyjnych przewoźnika.

Faktura ustrukturyzowana będzie uznana za wystawioną w dniu jej przesłania do KSeF. W momencie nadania jej unikatowego identyfikatora, e-Faktura zostanie automatycznie udostępniona nabywcy i uznana za otrzymaną.

Od stycznia 2022 roku, w okresie gdy korzystanie z KSeF będzie dobrowolne, faktury ustrukturyzowane będą funkcjonowały w obrocie gospodarczym, jako jedna z akceptowalnych form dokumentowania transakcji, obok faktur papierowych i faktur elektronicznych. Gdy KSeF stanie się rozwiązaniem obowiązkowym (prawdopodobnie w II kwartale 2023 roku) faktura ustrukturyzowana będzie jedyną dopuszczalną formą dokumentowania sprzedaży.

Korzyści ze stosowania e-faktur

Przystępując do KSeF można będzie liczyć na następujące korzyści:

·       skrócenie terminu zwrotu nadwyżki VAT z 60 do 40 dni;

·       brak konieczności archiwizowania faktur, gdyż w KSeF będą one przechowywane przez okres 10 lat;

·       brak potrzeby wystawiania duplikatów,  ponieważ e-faktury nie zaginą i będą dostępne w KSeF;

·       jeden wzór faktury, który ułatwi standaryzację procesów;

·       pewność dostarczenia do kontrahenta (w okresie dobrowolności dotyczy wyłącznie nabywców, którzy wyrazili zgodę na odbiór e-faktury z KSeF);

·       prostsze rozliczanie faktur korygujących (brak konieczności udokumentowania uzgodnień warunków obniżenia podstawy opodatkowania);

·       brak obowiązku wysyłki na żądanie Jednolitego Pliku Kontrolnego dla faktur (JPK_FA), gdyż dane te będą dostępne dla organów podatkowych na fakturze ustrukturyzowanej.

Wystawianie e-faktur w KSeF

Proces wystawiania e-faktur będzie różnić się w zależności od wielkości firmy. Duże przedsiębiorstwa będą mogły zautomatyzować fakturowanie poprzez dostosowanie dotychczasowych systemów, w których są wystawiane faktury, do obligatoryjnego wzoru e-faktury. Programy sprzedażowe będą łączyć się z KSeF za pomocą udostępnionego przez Ministerstwo interfejsu API. Jeżeli dane przenoszone do KSeF będą zgodne ze schemą, faktura zostanie zaakceptowana i uznana za wystawioną. Zgodność z wzorcem jest w tym przypadku kluczowa. System nie będzie ingerował w treść faktury, jak również nie sprawdzi czy pliki nie zawierają błędów rachunkowych. W przypadku niezgodności ze schemą, niezbędne będzie skorygowanie danych  i ponowne przesłanie ich do KSeF. Po przesłaniu pliku do KSeF, podatnik nie będzie miał możliwości modyfikowania faktury. By wprowadzić zmiany, konieczne będzie wystawienie faktury korygującej.

Dla mniejszych firm udostępniona zostanie aplikacja podatnika. Bezpośrednio z poziomu aplikacji podatnicy będą mogli wystawić faktury czy zweryfikować dokumenty, które wystawili wcześniej. Zgodnie z zapowiedziami Ministerstwa w II kwartale 2022 roku do wymagań KSeF dostosowana zostanie również aplikacja e-Mikrofirma. W trakcie warsztatów poświęconych integracji z systemem przedstawiciele Ministerstwa Finansów oszacowali, iż do KSeF będzie przesyłane do 100 milionów faktur dziennie, co stanowi około 2 miliardów dokumentów miesięcznie.

Odbieranie faktur z KSeF

W okresie dobrowolnego korzystania z KSeF nabywca będzie wyrażał oficjalną zgodę na odbiór faktur ustrukturyzowanych. Wystawiający powinni zebrać takie akceptacje ze strony odbiorców na zasadach, jakie obowiązują dla faktur elektronicznych.  Jeżeli nabywca nie wyrazi zgody na odbiór e-faktury z KSeF, sprzedawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej, ale będzie zobowiązany przekazać dokument odbiorcy w uzgodniony z nim sposób w postaci elektronicznej lub papierowej.

Odbiór faktury będzie analogiczny do wysyłki. Więksi przedsiębiorcy będą mogli skorzystać z API i pobrać fakturę w formacie xml. Po dokonaniu dostosowań w systemach obiegu dokumentów i systemach finansowo-księgowych, rejestracja, akceptacja i księgowanie dokumentów będą mogły zachodzić automatycznie. Wdrożenie takich rozwiązań wymaga nakładów pieniężnych i czasu, którego nie jest wiele. Mniejsi podatnicy do odbioru swoich faktur będą mogli skorzystać z ministerialnej aplikacji. Dla osób fizycznych przewidziano anonimowe linki do faktury.

Źródło: AZB-CUW.PL