Rewolucja w fakturowaniu odłożona. Kiedy KSeF wejdzie w życie?

Spis treści

1. Krajowy System e-Faktur (KseF)
2. Nowy termin obowiązkowego KSeF
3. Szkolenia dla przedsiębiorców
4. Co to jest faktura ustrukturyzowana?
5. Jak wystawisz fakturę w KSeF
6. Dla kogo KseF
7. KseF – liczne korzyści dla przedsiębiorców
8. System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie

Krajowy System e-Faktur (KseF)

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system teleinformatyczny, którym zarządza Krajowa Administracja Skarbowa. Platforma służy do:

• wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych,
• przechowywania faktur ustrukturyzowanych,
• dostępu do faktur ustrukturyzowanych (także dla organów egzekucyjnych).

Faktura ustrukturyzowana to nowy typ faktury, który funkcjonuje w obrocie gospodarczym od 1 stycznia 2022 roku. Od tego dnia obowiązuje też okres dobrowolnego korzystania z KseF. W tym czasie każdy przedsiębiorca może wystawiać faktury w KSeF. Może również wystawiać faktury w dotychczasowej formie (papierowej lub elektronicznej). To podatnik decyduje, które faktury chce wystawiać w jaki sposób.

Nowy termin obowiązkowego KSeF

Po otrzymaniu wyników zewnętrznego audytu systemu KSeF Ministerstwo Finansów zdecydowało, że KSeF będzie obowiązkowy od 1 lutego 2026 r. dla przedsiębiorców, których wartość sprzedaży (wraz z kwotą podatku) przekroczyła w 2025 r. 200 mln zł, a dla pozostałych przedsiębiorców od 1 kwietnia 2026 r.

Audyt wykazał szereg nieprawidłowości, w tym przede wszystkim, źle zaprojektowaną architekturę IT, która wpływała na wydajność, awaryjność, bezpieczeństwo, możliwość utrzymania, dalszy rozwój systemu oraz możliwość jego odtwarzania.

W związku z istotnym przesunięciem terminu wdrożenia KSeF, Ministerstwo Finansów zdecydowało, że proces legislacyjny będzie podzielony na 2 etapy. W pierwszym, który zakończy się w czerwcu 2024 r., zmiany ustawowe będą dotyczyć tylko określenia nowego terminu wdrożenia obowiązkowego KSeF. Odpowiednio zostaną też przesunięte terminy dodatkowych odroczeń dotyczących: kar za błędy w KSeF, wymogu płatności z podaniem numeru KSeF (bez MPP) oraz faktur wystawianych z kasy rejestrującej. W drugim etapie przedmiotem prac będą szczegółowe rozwiązania legislacyjne.

Szkolenia dla przedsiębiorców

Odroczenie terminu wdrożenia KSeF wpływa też na kalendarz planowanych działań informacyjno-edukacyjnych. Po wakacjach rozpoczną oni pierwsze szkolenia dla przedsiębiorców. W każdym urzędzie skarbowym będzie też możliwość indywidualnych konsultacji dla przedsiębiorców z korzystania z darmowego oprogramowania przygotowanego przez resort, czyli Aplikacji Podatnika, aplikacji mobilnej i e-mikrofirmy. W styczniu 2025 r. zostanie uruchomiona infolinia Krajowej Informacji Skarbowej specjalnie dla spraw związanych z KSeF.

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to faktura w formacie XML, którą przedsiębiorca wystawił przy użyciu wzorca udostępnionego w Krajowym Systemie e-Faktur. Każda e-faktura ustrukturyzowana jest wprowadzana do KSeF według jednego wzorca. Zawiera wszelkie elementy wymagane w stosunku do faktur, a także pola nieobowiązkowe, które są przydatne w obrocie między przedsiębiorcami. Datą wystawienia e-faktury ustrukturyzowanej jest dzień wprowadzenia jej do systemu. System sprawdza, czy faktura została wystawiona prawidłowo. Następnie nadaje jej numer identyfikacyjny. Wtedy wystawca faktury otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru.

Datą otrzymania faktury jest dzień przydzielenia jej numeru identyfikującego. Faktura, która uzyska numer identyfikacyjny, zostaje udostępniona nabywcy.

Jak wystawisz fakturę w KSeF

Faktury ustrukturyzowane wystawisz:

• z wykorzystaniem bezpłatnych narzędzi, które udostępni Ministerstwo Finansów,
• przy użyciu programów komercyjnych.

Dla kogo KseF

Obowiązek korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur będą mieli:

• Przedsiębiorcy zarejestrowani jako czynni podatnicy podatku VAT,
• Przedsiębiorcy zwolnieni z podatku VAT
• Podatnicy zidentyfikowani w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, posiadający polski identyfikator podatkowy NIP.

Przedsiębiorcy będą podlegać obowiązkowi bez względu na branżę firmy czy też wielkość jej obrotu. Obowiązku e-fakturowania nie będą mieli podatnicy, który nie posiadają siedziby działalności gospodarczej lub stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium Polski. Wystawienie e-faktury przez te podmioty będzie fakultatywne.

KseF – liczne korzyści dla przedsiębiorców

Wprowadzenie ujednoliconego standardu obrotu e-Fakturami ma na celu uszczelnienie systemu podatkowego, co powinno utrudnić działalność przestępstwom i nadużyciom. Dodatkowo przedsiębiorcy zyskają liczne korzyści takie jak:

• krótszy czas oczekiwania na zwrot podatku VAT z 60 do 45 dni;
• uproszczony obieg dokumentów i możliwość pobierania ich z bazy ministerstwa;
• koniec przymusu uiszczania opłat za archiwum dokumentacji papierowej;
• zwolnienie z obowiązku przechowywania faktur oraz ich późniejszej archiwizacji. Faktury w KSeF będą przechowywane przez 10 lat;
• mniej danych do wysyłania - podatnik nie musi już wysyłać struktury Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK_FA) dla Faktur na żądanie organów podatkowych;
• brak ryzyka zniszczenia lub zgubienia faktury;
• standaryzacja e-Faktur ułatwi i przyspieszy wzajemne rozliczenia i księgowanie;
• pewność, że faktura zawsze dotrze do odbiorcy;
• mniejsza podatność na błędy przy wystawianiu faktur.

System KSeF – logowanie i uwierzytelnianie

Dostęp do Krajowego Systemu e-Faktur jest możliwy po założeniu indywidualnego konta - można je obsłużyć z poziomu komputera oraz urządzeń mobilnych. System posiada mechanizm uwierzytelnienia, który weryfikuje tożsamość podmiotu w oparciu o kwalifikowane źródła w rodzaju kwalifikowanych certyfikatów (podpis elektroniczny, pieczęć elektroniczna lub podpis zaufany) i Profilu Zaufanego.